Política de crédito y cobranza

Hoy en día una de las tareas fundamentales de cualquier empresa que genera fletes extendiendo crédito a sus clientes, estriba en darle el correcto seguimiento a sus cuentas por cobrar para poder minimizar riesgos y, sobre todo, cobrar sus facturas dentro del período de crédito pactado. Sería maravilloso que sus clientes pagaran sus facturas inmediatamente; sin embargo, sabemos que en la gran mayoría de los casos no es así. A continuación le menciono algunos de los errores más comunes dentro del área de crédito y cobranza.

1.- No tener una política de crédito y cobranza.

Desde un inicio su empresa debe de contar con una política de crédito y cobranza por escrito. El cliente así sabrá cuándo debe de realizar el pago, cuándo se considera su saldo vencido, y el proceso de seguimiento y consecuencias cuando su crédito se considera en mora. Deberá de informar a su cliente que habrá gastos e intereses moratorios en caso de que su cuenta sea asignada a un externo para su recuperación. Dicha política deberá de ser muy precisa pero, sobre todo, respetada por su propia empresa al llevarla a cabo sin excepciones.

2.- No dar seguimientos meticulosos.

Cuando un cliente tiene un retraso en sus pagos, es de suma importancia que se asigne a alguien que le dé seguimiento hasta que se ponga al corriente. Se debe de tener toda la información a la mano (solicitudes de fletes, cartas porte, facturas, correos electrónicos claves). Los contactos con el cliente deben de ser constantes, sin bajar la guardia.

3. No actualizar sus bases de datos.

Hay muchas facturas que no se cobran porque que fueron enviadas a otra dirección o fueron dirigidas a una persona que ya no trabaja en la empresa y la factura se pierde. Los errores generados por su empresa deberán de ser fáciles de corregir al establecer un proceso de actualización de información de sus clientes.

4. No enviar sus facturas de inmediato.

Las facturas deben de ser enviadas al momento en que su empresa tenga el comprobante de que el flete se llevó a cabo. Si es una factura recurrente, como es el caso de la renta de cajas o servicio dedicado, la factura deberá de ser enviada el mismo día mes por mes. El hecho de no enviar las facturas de inmediato genera un retraso en los pagos y genera que el cliente se quede con la percepción de que tiene más días para pagar sus facturas. Su cliente, sin duda alguna, le dará prioridad de pago a aquellas empresas que envían puntualmente sus facturas.

5. No considerar la implicación de impuestos.

Su empresa podría deducir de impuestos aquellas cuentas incobrables. Es muy importante que vea este tema con su contador y genere así el beneficio fiscal.

6. Fallar en resolver disputas en etapas tempranas.

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