¿Por qué es importante el sistema contable como Licenciados en Contaduría Pública?

¿Por qué es importante el sistema contable como Licenciados en Contaduría Pública?

      Los sistemas de información contable, son sistemas de administración para la información de la misma. En el pasado, los sistemas de contabilidad se habían diseñado principalmente para procesar los datos de los estados financieros e informes a organismos externos, tales como la Comisión de Bolsa y Valores y el Servicio de Impuestos Internos. En la medida en que los datos también podían servir a los gerentes de interés, el sistema de contabilidad desempeñó un papel secundario de apoyo a las decisiones. Ahora, el énfasis se invierte, los Sistemas de información Contable,  necesariamente siguen proporcionando información externa, pero la mayoría de estos son más fuertemente orientados hacia el apoyo de toma de decisiones administrativas y de operaciones.

     El mayor volumen de la información contable se prepara para los gerentes en todos los niveles de una organización. Algunos directivos de primer nivel requieren datos contables detallados sobre las operaciones del día a día, los mandos medios requieren datos algo más amplios para el control y la evaluación del desempeño y los administradores superiores requieren datos de contabilidad con una perspectiva más amplia de la gestión estratégica. Entre los datos contables se incluyen datos históricos y estimaciones, presupuestos y proyecciones. A través de estos sistemas, se proporciona información  rutinaria y no rutinaria y apoya una base de datos de contabilidad de la cual la información puede ser extraída cuando sea necesario para la toma de decisiones. La mayoría de los datos contables se expresan en términos monetarios, sin embargo existen otros datos contables significativos que incluyen medición de razones, porcentajes, unidades de producto, otros.  

     En tiempos atrás, los datos de contabilidad eran capturados y almacenados en documentos de papel y procesados e informados manualmente. Los datos de las transacciones eran registrados en libros de papel. Los cheques, facturas y otros documentos de salida se preparaban a mano y los estados financieros eran escritos a partir de borradores escritos a mano. Las desventajas de estos sistemas consistían en que eran lentos, propensos al error y muy limitados en el volumen de datos que podían procesarse en ellos. Con el rápido desarrollo de las computadoras, el procesamiento manual de los datos contables se convirtió en algo extraño. Hoy en día, la mayoría de los sistemas de contabilidad incluso en las pequeñas organizaciones, están computarizados, permitiendo que los sistemas de contabilidad sean más rápidos, precisos, menos costosos y confiables, además de permitir manejar fácilmente grandes volúmenes de datos. 

     Los sistemas computarizados de contabilidad incluyen unos componentes claves a saber: el hardware el cual realiza las funciones esenciales de la entrada, procesamiento, almacenamiento, transmisión y salida de datos. Un segundo componente es el software que es el conjunto de instrucciones que le indican al hardware qué hacer; se espera que este dure lo suficiente como para permitir a una organización recuperar su inversión. Y el tercer elemento corresponde al talento humano; las personas tienen la obligación de supervisar y controlar la contabilidad para asegurar que cumple su función correctamente. No es una exageración decir que la gente sigue siendo el elemento más importante del sistema de contabilidad.

     Entre los objetivos principales de los sistemas de información contable se pueden nombrar:

• Cumplir con los requisitos legales de información de una organización.
• Proporcionar la información contable pertinente y precisa a aquellos que lo necesitan y cuando lo necesitan.
• Llevar a cabo o al menos permitir que la mayoría de los procesos de negocio que van desde el registro de órdenes de ventas con la conciliación de cuentas bancarias después del cese han sido pagados.
• Para proteger a la organización de los posibles riesgos derivados del uso indebido de los datos contables o del propio sistema.

     Es por ello que se reflejan las transacciones que se pueden dividir en dos tipos principales: Operaciones exteriores y las transacciones internas. Las  transacciones externas surgen de los intercambios con el exterior, como la compra o venta de bienes y servicios, las transacciones internas surgen en gran medida de la acumulación de datos sobre los costos y la asignación de costos a los productos, unidades de negocios, o actividades.  

     Los sistemas de contabilidad tocan las actividades externas de la organización a través de los documentos de la transacción enviados a los clientes, proveedores y empleados, a través de los estados financieros preparados por los accionistas, los acreedores y para los organismos gubernamentales. El sistema de contabilidad toca las actividades internas a través del costeo de productos, lo que refleja la transformación de materias primas en productos terminados. También toca actividades internas a través de los presupuestos y el seguimiento del presupuesto. Los presupuestos se crearon para proporcionar objetivos de rendimiento y establecer límites a los gastos autorizados.

     Debido a la influencia dominante de un sistema de contabilidad, la calidad de la información contable y el rendimiento del sistema de contabilidad son de gran preocupación para la gestión. Mientras que un buen sistema de contabilidad no puede garantizar el éxito de una organización, uno malo puede destruir una organización.

     Dentro del ámbito de la contabilidad, los sistemas están íntegramente ligados a esta ciencia. La contabilidad por sí misma es un sistema adaptado a los eventos patrimoniales que se procesan y traduce los datos en información objetiva y pertinente que asertivamente los organiza, los clasifica, los registra y convierte en pautas útiles para la toma de decisiones. Así el sistema contable es un modelo básico de información que para existir identifica control, compatibilidad, flexibilidad y diversas relaciones de vínculo que interpretadas en su conjunto facilitan la toma de decisiones financieras.

     Dentro de una organización empresarial el sistema de contabilidad se constituye como una estructura ordenada y coherente mediante la cual se recoge toda la información necesaria de una entidad como resultado de sus actividades operacionales, valiéndose de todos los recursos que la actividad contable le provee y que al ser presentada a los directivos y accionistas le permitirán tomar las decisiones operativas y financieras que le ayuden a la gestión del negocio.

     Estos sistemas se basan en los principios, normas, reglamentaciones y procedimientos establecidos por la profesión para controlar las operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización, clasificación, cuantificación y análisis de los eventos económicos, administrativos y financieros de la misma

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