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FUNCIONES ARCHIVISTICAS

Son el conjunto de procesos y procedimientos necesarios para mejorar la gestión de los documentos, su archivo y el manejo de la correspondencia, en cada una de las entidades y sus dependencias, comprende desde la elaboración del documento hasta su disposición final.

No se limitan a la calidad del almacenamiento, exigen un control de la producción documental, su conservación física y su perdurabilidad y el servicio que con llevara a la difusión, orientación, ofrecimiento de datos concretos, facilidad de acceso y consulta.

Los procesos que abarcan estas funciones archivísticas son las siguientes:

Producción: Duplicado de los documentos con base a las funciones asignadas.

Es una de las fases más significativas en un sistema de gestión documental, define en gran medida el tratamiento y utilización que se le debe dar al documento.

Puesto que de acuerdo con sus características se puede definir cuando manipularlos y el tipo de documento a elaborar según la actividad administrativas que debe registrar. En esta fase se deben establecer lineamiento conforme a las normas técnicas sobre documentación comercial.

Producción Documental: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de sus funciones

La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia. Se orientan los formatos que son de uso común a la administración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio de aquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funciones específicas.

Creación y diseño de documentos.

Medios y técnicas de producción y de impresión (procesadores de texto).

Valor y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM, discos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).

Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.

Instructivos para el diligenciamiento de formularios.

Cuantía de uso y finalidad de los documentos.

Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad, características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.

Adecuado uso de la reprografía.

Normalización de la producción documental:

*Identificación de dependencias productoras.

* Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de procesos y procedimientos e identificados en la TRD.

* Directrices relacionadas con el número de copias.

* Control de la producción de nuevos documentos.

* Determinación de la periodicidad de la producción documental

Recepción: se debe verificar que estén completos, que correspondan

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