Prescripción obligación de conservar documentos de sociedad mercantil

México, D.F., a 8 de octubre de 2014.

1. ANTECEDENTES

Las instituciones de banca múltiple además de dar cumplimiento a las disposiciones generales aplicables a la totalidad de las empresas, deben observar las normas específicas que en materia de guarda y destrucción de archivos ha emitido la Comisión Nacional Bancaria y de Valores (CNBV), órgano que tiene a su cargo la inspección y vigilancia de éstas instituciones.

Banco Unión, S.A., quedó impedido para operar como Institución de Banca Múltiple, con motivo de la revocación disolución y liquidación de la Sociedad, que ordenó la Secretaría de Hacienda y Crédito Público mediante oficio emitido el 28 de septiembre de 2001, documento que fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 1 de octubre de 2001.

1. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA CONSERVACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

La Ley de Instituciones de Crédito prevé en los artículos 99 y 100 lo relativo a la conservación y microfilmación de información y documentos, estableciendo que las disposiciones generales por las cuales se regirá serán emitidas por la CNBV.

En cumplimiento de la obligación señalada, la CNBV emitió el 10 de agosto de 1988 la Circular 1029, respecto de la conservación, destrucción y microfilmación de documentos. Las disposiciones contenidas en dicha circular, han sido materia de adecuaciones y modificaciones, estando vigentes en el documento denominado Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito (las disposiciones).

Al respecto, en el Título Quinto, Capítulo IX Sección Segunda de la Conservación de Documentos de las Disposiciones de Carácter General Aplicables a las Instituciones de Crédito se establece lo siguiente:

“Sección Segunda

De la Conservación de Documentos

Artículo 301.- Las Instituciones sólo estarán obligadas a conservar el original de los libros, registros y documentación, relativos a sus operaciones activas, pasivas y de servicios, así como aquélla relacionada con su contabilidad, no obstante haber utilizado la Microfilmación, Grabación o cualquier otro medio autorizado para tal efecto por la Comisión, en los casos de excepción expresa a lo previsto por el Artículo 100 de la Ley, que la legislación federal o la propia Comisión mediante disposiciones de carácter general determinen, y por el plazo que, en su caso, las mismas señalen.

Las Instituciones no podrán destruir, aun cuando se hubieren Microfilmado o Grabado, los originales de los documentos públicos relativos a su contabilidad, la escritura constitutiva y sus modificaciones, las actas de asambleas generales de accionistas, sesiones de Consejo, y sus comités, las actas de emisión de valores, los estados financieros, la documentación de apoyo a dichos estados financieros, el dictamen del auditor externo, así como la que ampare la propiedad de bienes propios o de terceros cuyo original se encuentre bajo su custodia. En todo caso, dicha información deberá conservarse durante los plazos que establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables.

Asimismo, tampoco podrán destruirse los documentos de valor histórico que, en su caso, correspondan a la Institución o que aquélla mantenga en custodia.

Artículo 302.- Las Instituciones estarán obligadas a conservar los negativos originales de cámara obtenidos por el sistema de Microfilmación, así como la primera copia que se obtenga de los discos ópticos o magnéticos con imágenes digitalizadas, de todos aquellos libros, registros y documentos que consten en dichos sistemas, durante los plazos que, para la conservación de la contabilidad y correspondencia, establecen las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables”.

A su vez, en la propia circular se señalan los anexos 50 y 51 denominados como sigue:

ANEXO 50

“INSTRUCTIVO PARA MICROFILMACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.”

ANEXO 51

“INSTRUCTIVO PARA GRABACIÓN Y DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS.”

En ambos se señala en el inciso f) que los documentos microfilmados o gravados se conservarán cuando menos durante los plazos que el propio Capítulo IX del Título Quinto de las Disposiciones, establece.

Esto remite a los artículos transcritos en los que se establece que la  conservación estará sujeta a las disposiciones legales en materia mercantil y fiscal aplicables”.

Adicionalmente,  en el artículo 304 de las disposiciones, se indica que las instituciones deben contar con políticas internas que tengan por objeto establecer lineamientos y procedimientos relativos al manejo y, en su caso, destrucción de libros, registros, documentos y demás información relativa a su contabilidad, que hayan sido o vayan a ser objeto de Microfilmación o Grabación. Dichas políticas deberán ser elaboradas por el Comité de Auditoría y cumplir con lo previsto por el Capítulo VI del Título Segundo de las presentes disposiciones.

En cumplimiento a los dispositivos anteriores, en las instituciones en liquidación, y a la circular 1029, emitida por la CNBV en 1988, se expidieron los documentos siguientes:

En el año 2000 se emitió el “Manual de Políticas y procedimientos para el Archivo General Memoria Documental” y,

En el año 2004, el “Manual de Políticas y Procedimientos para la Depuración de los Archivos Institucionales.”

Finalmente es del mayor significado, por el estado de liquidación en que se encuentran CREMI y UNION, lo que se establece en el Artículo 245 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, respecto de mantener en depósito los documentos inherentes a los procesos de liquidación, estableciendo que,

 “Los liquidadores mantendrán en depósito, durante diez años después de la fecha en que se concluya la liquidación, los libros y papeles de la sociedad.”

Adicionalmente, es prudente considerar que tanto la circular como las disposiciones de archivo gubernamental establecen para ciertos documentos la conservación por 12 años,  no obstante que las instituciones en liquidación no son entidades de la administración pública.

1. DISPOSICIONES EN MATERIA MERCANTIL Y FISCAL  APLICABLES.

CÓDIGO DE COMERCIO

El artículo 1047 del Código de Comercio, establece la prescripción ordinaria en materia comercial a los 10 años, plazo que coincide con los términos de la prescripción de las acciones civiles, con arreglo a lo dispuesto por el artículo 1159 del Código Civil para el Distrito Federal, en concordancia con el mismo numeral del Código Civil en Materia Federal.

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