Presupuesto

2. Integración de Control presupuestal

2. 1 Responsabilidad, Preparación, Manejo y Administración del Control Presupuestal

La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega a una persona que habrá de fungir como Director de Presupuestos, deberá ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesita estar compenetrado en los Sistemas Contables de la Entidad así como sus operaciones y problemas de administración.

Cabe aclarar, que toda la responsabilidad de la elaboración del mismo recae sobre el Director de Presupuestos, y poder lograr esto necesitara de la colaboración de todo el personal de la empresa, por lo cual es conveniente que los ejecutivos tengan bajo su cargo las principales funciones:

1. Director o Gerente General. Políticas Generales, proyección a futuro (cambio de diseño y productos mercados, tenencias administrativas)

2. Director de Finanzas o Contralor. Aspectos financieros y de control (presupuestos financieros, que incluye el de caja, cuentas por cobrar y por pagar, gastos generales, nominas)

Cuando el Contralor es igualmente El Director de Finanzas tiene funciones siguientes: obtención de capital, relaciones con inversionistas, captación de financiamiento, banca y custodia.

3. Gerente de Ventas y Mercadotecnia. Ventas, publicidad, propaganda, expansión o contracción del mercado

4. Gerentes de Producción o Superintendente. Control de almacén de materiales de producción, mantenimiento.

Los cuatro forman el Comité de Presupuestos, quien además puede incluir jefes de importancia como: el personal y el de compras, en forma esporádica o complementaria.

Una vez que se ha hecho notar los funcionarios, se podrá delegar la responsabilidad de la elaboración de los presupuestos parciales, en los diferentes jefes de departamento.

El Contralor tiene múltiples funciones; pero como diseñador del presupuesto, las principales son:

• Formular el presupuesto general, así como preparar estados proforma y presupuestados.

• Analizar y estudiar las variaciones o desviaciones, e investigar sus causas.

• Coordinar y supervisar los presupuestos parciales.

• Aprobar el diseño de las formas que se utilizaran.

• Elaborar manuales o instructivos claros, precisos, y suficientemente amplios.

• Pulsar continuamente lo presupuestado con lo realizado, hacer las correcciones pertenecientes, y a tiempo.

• Informar oportunamente a sus superiores y al comité de presupuestos.

• Centrar sobre él las aclaraciones o soluciones importantes presupuestales.

Las funciones sobresalientes del comité son:

• Examinar, aprobar, y ajustar las estimaciones de gastos departamentales.

• Aprobar o ajustar los presupuestos generales y parciales.

• Presentar los presupuestos a autorización al gerente general y este al consejo de administración.

Los presupuestos se dividen en las siguientes etapas:

1. Duración: Regularmente los presupuestos abarcan más de uno o dos ejercicios sociales (12 o 24 meses)

2. Mecánica: Sincronización y coordinación de actividades.

3. Fases:

a) De Previsión.- Apreciar y tener anticipadamente todo lo necesario para el cumplimiento expedito de las fases del Control Presupuestal.

b) De planeación. Todo acto debe ser planeado, y en el caso de los presupuestos, con mayor razón, toda vez que resulta ser inherente; uno de los primeros pasos a dar, es elegir la personas (Director o Comité, generalmente existen ambos) que se harán cargo de todo el sistema presupuestario, desde su planeación.

c) De Formulación. Esta fase integra la elaboración de los presupuestos parciales, que se hacen en forma analítica de cada departamento del organismo del organismo, y la realización de los presupuestos globales o sumarios previos, puesto que están sujetos a ajustes; pero con la visión completa, general del presupuesto.

d) De Aprobación. Es la Dirección General o Gerencia de la entidad, después del comité, quien sanciona los presupuestos hasta el resultante del paso anterior; simultáneamente son verificados por los jefes de departamento, y otros funcionarios que se hagan responsables de llevarlos a cabo.

e) De Ejecución y Coordinación.-El trabajo de llevar a efecto los presupuestos , es de todo el personal , desde los obreros , bajo las ordenes de su jefe, hasta los funcionarios de lamas alta jerarquía; por lo que es necesario formular manuales específicos de labores coordinadas de procedimientos y de métodos.

f) De control.-Corresponde a la serie de funciones encaminadas a la observancia y la vigilancia del ejercicio del presupuesto.

El control del presupuesto se hace, básicamente, partiendo del sistema presupuestado, registrado lo realizado, y por comparación, determinar las variaciones o desviaciones, mismas que se estudian y se analizan, para dar lugar a acciones correctivas y superaciones.

Analizar y estudiar de las variaciones o desviaciones, de tal forma, que den a lo siguiente:

• Localizar el área del problema

• Celebrar pláticas con el concurso de los supervisores y los funcionarios de dicha área.

• Analizar la situación del trabajo, la secuencia, la coordinación de actividades, y la efectividad de la supervisión.

• Observar directamente el trabajo del departamento afectado.

• Entablar pláticas con el funcionario en línea.

• Nombrar personal para el estudio del problema específico, y llevar acabo practicas especiales de auditoría interna.

• Formular reportes en los que colaboren tanto el personal involucrado como quienes estudian directamente el problema

• Investigado y delimitar el problema y sus causas, emitir un informe en el que se mencionen estas, y la forma en que se obtuvieron

g) De Evaluación Con base en los resultados obtenidos y sus costos, se hace la evaluación mediante la comparación, el análisis, la revisión y la interpretación de ellos, para formular un juicio y determinar si se está procediendo correctamente, o de lo contrario, tomar las decisiones necesarias.

4. Manual. Su finalidad es presentar en forma escrita las políticas, las operaciones, etc., de la empresa, así como definir responsabilidades y límites de autoridad de las personas que intervendrán en el control presupuestal.

Dicho manual debe contener en forma detallada:

a) Las bases, los propósitos y los funcionamientos del sistema de presupuestos, así como la responsabilidad asignada a cada jefe de departamento.

b) El periodo que abarcara el presupuesto.

c) La organización

...