Procedimiento Compra De Materia Prima

1- OBJETIVO: obtener la materia prima necesaria para el normal funcionamiento de la planta de producción.

2- ALCANCE: Este procedimiento se aplicara a todas las importaciones de materia prima, tales como: Cajas para baterías (polipropileno y caucho), separadores de hoja y rollo, cinta de aluminio, químicos y metales. Los cuales son utilizados por la fábrica en la producción de baterías y plomo.

3- DEFINICIONES:

Acta: Documento en el cual se establecen los acuerdos tomados en reunión para el análisis de inventario y pedidos. En esta se debe indicar la fecha de la reunión y asistentes a la misma.

FORMATO DE ACTA DE REUNION.

ACTA DE REUNION No.

FECHA:

ASISTENTES:

ACUERDOS:

CAJAS Y TAPAS (POR PROVEEDOR)

SEPARADORES

QUIMICOS

FIRMA DE ASISTENTES.

Cuadro de generación de pedidos: Son cuadros elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se elaboran los pedidos del mes, considerando existencias, consumos, cobertura y producción del mes.

Libro de pedidos: es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la proforma, producto solicitado, y proveedor.

4- REFERENCIAS:

NORMA (Codificación de la Norma Utilizada) Sistema de calidad, Modelo para el aseguramiento de la calidad en la producción, instalación y servicio asociado.

MC (Codificación según la empresa) Manual de Calidad.

PR (Codificación según la empresa) Elaboración y control de documentos.

5- RESPONSABILIDADES:

Jefe de Compras:

a) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre oportunamente.

b) Actualizar cuadros de generación de pedidos y enviarlos al jefe de Planificación de la planta de producción.

c) Es obligación del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no demore más de un día hábil para ser recibida.

d) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crédito y asegurarse de que este sea enviado oportunamente.

e) Archivar toda la documentación que respalde la comunicación con el proveedor y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado. Así como de toda la comunicación hasta que este sea despachado.

Secretaria del departamento:

a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.

b) En caso de no contar con crédito, elaborar la solicitud del cheque conforme requisición del supervisor de compras.

c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la fecha solicitada por el supervisor de compras.

d) Enviar pago al proveedor.

e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envió del pago.

f) Archivar documentación que respalde el pago del pedido.

6- DESARROLLO.

6.1. Confirmación cada inicio de mes la digitación del inventario de cierre del mes anterior.

Se consulta vía telefónica a informática si producción ha enviado los inventarios de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificación de producción para que los envié.

6.2 Impresión de inventarios.

Una vez confirmado el envió del inventario por la planta de producción se imprime este a través del (Software en uso de la empresa) a un impresor en informática, de lo contrario ir al numeral 6.1.

6.3 Obtención del inventario impreso.

Traslado a informática para ordenar el inventario que se imprimió. En caso de tener problemas técnicos ir al numeral 6.2 o se soluciona con el personal de informática.

6.4 Traslado de datos de inventario a cuadros de generación de pedidos en Excel.

Digitación del inventario en los cuadros de Generación en la columna correspondiente al inventario, considerando la fecha de digitación del inventario de cierre.

6.5 Actualización de información de pedidos en camino en cuadros de generación de pedidos. Se pueden dar dos situaciones:

1- Se digita la siguiente información en los cuadros de generación:

Fecha de llegada del pedido a la planta de producción, cantidades en caso de haber sufrido modificaciones. Aquí se genera un nuevo pedido para ser discutido con el departamento de planificación de la fábrica, ir al numeral 6.6.

2- Se digita

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