Procedimientos De Conservación

PROCEDIMIENTO DE CONSEVACION

Objetivo: Conservar los documentos de acuerdo a las especificaciones del archivo general de la nación y regidas por la normatividad legal.

Alcance: Inicia desde que le documento ingresa al archivo hasta la entidad adecua las instalaciones conformes a la normatividad vigente.

Normatividad: Acuerdo 49 2000, Acuerdo 11 1996, Ley 594 200

NUMERO PROCEDIMIENTO DIAGRAMA DE FLUJO RESPONSABLE DOCUMENTO GENERADO

Auxiliar de

Archivo

1 Se realiza un análisis de las necesidades del archivo de gestión

Auxiliar administrativo

2 Se cuenta con espacios suficientes para el almacenamiento de expedientes?

Auxiliar de Archivo

3 El archivo de gestión ubica un espacio específico para la instalación del archivo; de acuerdo con las especificaciones técnicas necesarias

Auxiliar administrativo

4 Se cuenta con el equipo inmobiliario necesario para realizar el trabajo en el archivo de gestión?

Auxiliar de Archivo

5 El archivo de gestión solicita la adquisición del mobiliario y equipo, para su utilización.

Auxiliar administrativo

6 El documento se encuentra disponible para la consulta y préstamo

Auxiliar de archivo Documento FUID

7

El archivo de gestión solicita la adquisición de unidades de conservación

Auxiliar administrativo

8 El auxiliar de archivo ubica los expedientes en las unidades de conservación adecuadas

Auxiliar de archivo

9

...