Proceso De La Auditoría Administrativa

PROCESO DE LA AUDITORÍA ADMINISTRATIVA

1) Investigación preliminar, 2) Diagnóstico preliminar, 3) Definición de criterios de valoración, 4) Definición y diseño de instrumentos, 5) Programación, 6)Recopilación y revisión de información, 7) Evaluación y 8) Elaboración del reporte de auditoría.

1. Investigación preliminar:

Un primer acercamiento con la organización es necesario a través de entrevistas con el solicitante del estudio o con el responsable del área a auditar. El objetivo de dichas entrevistas es obtener información básica que permita conocer la organización y la problemática general de la misma, a fin de contar con información que encauce la elaboración del programa de trabajo a desarrollar en la auditoría.

De la entrevista inicial al director o responsable del área a auditar, se pretende obtener información sobre tres cuestiones prioritarias: a) el objetivo del estudio, b) la definición del área a auditar y c) el alcance y la profundidad de la auditoría.

También en esta fase, se hace acopio de información, como: manuales de organización, procedimientos y políticas; manuales de calidad, catálogos de formas; fundamento legal; proyectos; planes; programas; informes; registros y controles operativos; sistemas y procedimientos administrativos; manuales de operación; etcétera.

2. Diagnóstico preliminar

Concluida la investigación preliminar, debe realizarse el análisis de la documentación recabada y proceder a detectar el o las áreas que puedan representar alguna problemática y, en consecuencia, decidir si se tiene la necesidad de realizar una revisión más detallada o a una mayor profundidad. Cuidando ser lo más objetivo y concreto posible en las apreciaciones y plasmando estos resultados en un acuerdo inicial entre el solicitante y el auditor administrativo.

3. Definición de criterios de valoración

La definición de criterios de valoración es una de las fases más importantes del proceso de la Auditoría Administrativa. Constituye también la base o fundamento de la guía de análisis y evaluación, la cual comprende al menos: la descripción de los elementos, subelementos y niveles; así como los parámetros de medición y evaluación.

4. Definición y diseño de instrumentos

Los instrumentos aluden a “materiales o a modos de presentación de los mismos, que pueden ser convenientemente utilizados para la recogida, contraste y acopio de la información precisa que conduzca a la valoración.

Es importante destacar, que en todo instrumento de recolección de los datos se deben observar dos requisitos esenciales: la validez y la confiabilidad.

En la Auditoría Administrativa los instrumentos a utilizar pueden ser de una naturaleza muy variada tales como: cuestionarios, entrevistas, guías de evaluación, fichas anecdóticas, listas de control, inventarios, diarios, rejillas, análisis de contenido, escalas de evaluación, análisis de tareas, pruebas objetivas, pruebas sociométricas, autobiografías profesionales, entre otros.

La selección de los instrumentos estará en función de los factores a evaluar en la Auditoría, tomando en consideración a quien se dirigen cada uno de ellos así como el objetivo que persiguen.

5. Programación

La programación puede considerarse como la fase de planeación del trabajo a realizar es decir, decidir en forma anticipada qué hacer, cómo hacerlo y quién lo va a hacer, por tanto, pretende llenar el vacío que existe entre dónde estamos y a dónde queremos ir.

En esta fase, se define el desarrollo y secuencia de las actividades, así como el tiempo estimado para llevarlas a cabo. Se consideran los siguientes aspectos:

a) Características de la organización; b) finalidad de los trabajos; c) secuencia;

d) estimación de tiempos, e) determinación del personal que intervenga; e) selección de las técnicas que se utilizarán; f) medios materiales requeridos; y g) determinación del apoyo que el organismo proporcionará.

En este documento, a fin de resumir, proponemos que en la fase de programación se requiere obtener como resultado:

...