Proceso De Recepcion Y Distribucion De Documentos

Actividad 3 comunicaciones oficiales como elemento esencial para la administración documental.

Inicialmente, identifique una empresa que tenga bien definida la unidad de correspondencia o una oficina en donde se evidencie la clasificación de las comunicaciones oficiales recibidas y despachadas.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca

Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

- Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta actividad.

En la empresa que actualmente laboro, su actividad es la venta de medicamentos genéricos y comerciales. El proceso de recepción hasta la distribución de un documento se realiza de la siguiente manera:

• En la oficina de archivo y documentos se recibe la correspondencia generada por las distintas áreas de la empresa y las comunicaciones externas

• Las comunicaciones se registran por orden de llegada y consecutivo de radicado en la base de datos

• Se relacionan todas las comunicaciones en los libros electrónicos, en el que se tiene en cuenta el código interno que se maneja para cada área y fecha de radicación

• Se digitaliza toda la correspondencia y se guardan en las respectivas carpetas de acuerdo al área correspondiente y asunto.

• Se organiza toda la documentación de acuerdo a la forma como va ser distribuida.

• Se distribuye cada correspondencia de acuerdo al área de destino por medio de mensajería interna

• Las comunicaciones internas para el área de operaciones se canalizan y se publican en el boletín semanal que se envía por correo electrónico y que queda disponible en la página oficial de internet de la empresa.

• Las comunicaciones que requieren de su inmediata aplicación se envían por correo electrónico a las áreas o regionales correspondientes.

• El área de gestión de conocimiento implementa estrategias para que dichas comunicaciones sean leídas y aplicadas como es la difusión de alertas internas recordando los temas a leer y un breve resumen de su contenido

• En la página de la empresa se puede consultar todas la comunicaciones de los dos últimos años en la sección “Boletín” y luego “buscador de artículos Boletín informativo”

• Para registrar y tener certeza de que la comunicación cumple con su función de informar

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