Proceso de Preparación y Evaluación de Proyectos

Proceso de Preparación y Evaluación de Proyectos

Tras la formulación de los objetivos de su proyecto, necesita determinar los pasos que son necesarios para alcanzar esos objetivos, y quien se encargará de ellos, teniendo en cuenta planificaciones personales. Además de determinar cuando comenzará, cuando finalizarán, cuanto podría costar. Por supuesto, una vez que el proyecto va encaminado, tiene que responder algunas preguntas acerca de cómo está yendo el proyecto. Y ajustar lo programado cuando algo inesperado ocurra. Y comunicarse con los demás de modo que todos trabajen conjuntamente en el mismo.

Como puede ver, la gestión de un proyecto conlleva el empleo de diferentes actividades de gestión y coordinación. Mientras hace malabarismos con estas tareas en un proyecto, mantener un seguimiento de todos los aspectos del proyecto y conseguir que todo continúe adelante puede convertirse en un reto.

QUE ES UN PROYECTO?

Un proyecto es una secuencia bien definida de eventos con un principio y un final, dirigidos a alcanzar un objetivo claro, y realizados por personas dentro de unos parámetros establecidos, tales como tiempo, costos, recursos y calidad. Un proyecto es algo diferente de lo que hacemos todos los días, por que el objetivo de un proyecto es un evento específico y no rutinario.

Al no ser rutinario, un proyecto requiere alguna planificación. La cantidad de planificación que se necesita depende de la complejidad del proyecto.

La planificación consiste un proceso mediador entre el futuro y el presente. El primer argumento que se hace necesario en la planificación reside en un criterio de decisión: “La acción de hoy realice será eficaz para mi mañana”

Alcance del Estudio de proyectos

Aunque no exista dos proyectos iguales, el estudio de viabilidad puede enmarcarse en una cierta rutina metodológica. Este estudio debe intentar simular con el máximo de precisión lo que sucedería al proyecto, si fuese implementado.

Cinco son los estudios particulares que deben realizarse para evaluar el proyecto:

1. Viabilidad comercial

2. Técnica

3. Gestión

4. Legal

5. Financiera

 FIJACIÓN DE LOS OBJETIVOS

Cuando se encuentre a punto de comenzar un proyecto, empiece sus preparaciones con la determinación del objetivo del proyecto. Sea tan específico como pueda

En este momento una pequeña planificación tradicional, le ayudará para cuando llegue el momento de usar Microsoft Project en su proyecto. Complete los siguientes pasos para cualquier proyecto que este gestionando:

1. Considere que su proyecto es complejo y requerirá bastante planificación.

a) ¿Requiere el proyecto mucha gente?

b) ¿Utilización de nuevos procedimientos o tecnologías?

c) ¿Costos muy controlados?

d) ¿Muchas variables?

e) ¿Pasos que dependen de otros pasos?

f) ¿Varias fases que necesitan coordinación?

¿O su proyecto requerirá menos planificación porque es relativamente pequeño?. ¿Requiere el proyecto únicamente una o dos personas, procedimientos familiares, presupuestos flexibles, o una simple secuencia de eventos?

2. Escriba los parámetros o restricciones dentro de los que deberá trabajar para llevar a cabo su proyecto (identifique costo, plazos, u otras restricciones de tiempo y las personas de las que necesita aprobación)

3. Defina el objetivo de su proyecto (incluya alcance, quien o cuantos serán afectados, y el marco de tiempo. Considere criterios de identificación que determinarán la finalización del proyecto)

Desarrollo de las partes del proyecto

Tras definir el objetivo del proyecto, su máximo trabajo es desarrollar los detalles de cómo y cuando alcanzará estos objetivos. Un proyecto típico se compone de las siguientes partes o bloques de elaboración:

• Tareas

• Hitos, y

• Recursos

Todo proyecto considerable puede ser definido en una serie de tareas bien definidas. Cada tarea conlleva un cierto tiempo para ser completada. Algunas tareas pueden realizarse simultáneamente, mientras que otras necesitan ser ejecutadas en una secuencia, una después de la otra.

También debe definir algunos objetivos intermedios, o hitos, que pueden ser utilizados para controlar el progreso del proyecto antes de que finalice.

Además cada tarea requiere de la disponibilidad de los recursos adecuados: gente, herramientas o instalaciones.

 DEFINICIÓN DE LAS TAREAS

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