Que es la carta circular

DESARROLLO

MODELO ORIGINAL

CIRCULAR N.º 010-2018

Asunción, 08 de mayo de 2018.

ASUNTO: Restricción uso teléfono.[pic 1]

En cumplimiento de las medidas internas de austeridad, se comunica a los jefes de unidad que, desde el día de mañana, el uso del teléfono de la Dirección Departamental se limitará únicamente para el servicio oficial, para lo que será necesario contar con la autorización escrita del director.

Atentamente.

 [pic 2]

Ing. Fernando Gallego Álvarez

JEFE UNIDAD DE ADMINISTRACIÓN

DISTRIBUCIÓN:

Jefes de Unidad (05)

Archivo.

CARTA CIRCULAR

Concepto

Las circulares son documentos de carácter interno y general dirigido por los órganos superiores hacia los inferiores, para dar a conocer instrucciones, recomendaciones o para especificar la interpretación de normas, acuerdos, decisiones o procedimientos, con objeto de que sean conocidas y acatadas dichas disposiciones.

Características

• Las cartas circulares normalmente no se contestan, aunque algunas personas sí lo hacen, por cortesía o con deseos de iniciar alguna actividad comercial.
• Suelen escribirse en gran cantidad, en forma manuscrita o en algunas empresas, son de preferencia los impresos.
• En el papel donde se escribe la carta circular, debe figurar el membrete de la empresa que la emite.
• Debe evitar dirigirse a la masa para la que ha sido preparada, y las ideas deben ser claras, concisas y ordenadas. La presentación debe ser agradable.
• Cada comunicado solo puede contener un solo tema para evitar confusiones, y debe concluir con saludos cordiales. Sin embargo, la carta circular interna o general, no debe llevar saludo.
• La carta circular tiene la misma estructura y estilo que la carta comercial.

Objeto de la carta circular

Las cartas circulares tienen por objeto la difusión de noticias o la propaganda. Se trata de cartas múltiples con un solo original y reproducidas para ser enviadas a muchos destinatarios.

Sistemas de reproducción

Los sistemas de reproducción quedan a cargo del criterio de cada empresa: fotocopia, impresión de texto, foto duplicación, etc.

El original será dactilografiado con membrete de la empresa, lugar y fecha, cuerpo de la carta y pie de firma. El bloque del destinatario se incluirá en el momento de pasar a la firma del responsable cada una de las copias.

Casos en los que se utiliza la carta circular

 Este tipo de carta se utiliza en los siguientes casos a modo de ejemplo.

1. Comunicar cambio de firma o de domicilio comercial
2. Anunciar la constitución de una sociedad
3. Informar sobre la apertura de una nueva sucursal
4. Dar a conocer nuevas actividades o productos
5. Hacer la propaganda de un producto
6. Informar sobre nuevos precios

Estos son algunos de los temas de la carta circular y se elaborarán siempre que en la empresa de va a comunicar cualquier dato o hecho de interés comercial en general.

Partes de la Carta Circular:

• Numeración: se escribe la palabra circular con mayúscula seguirá del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.
• Fecha: se escribe el día, mes y año.
• Destinatario: Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.
• Asuntos: se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.
• Cuerpo o texto: es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo. El cuerpo texto se redacta en el estilo bloqueo semibloque.
• Despedida: Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
• Firma y cargo: la firma es la rúbrica a mano como se acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, Ícaro que ostenta la autoridad.

Tipos de Carta Circular:

• Las voluntarias:

La circular Voluntaria, es aquella que tiene la función principal de promover productos, empresas o personas y como ejemplo de ello son:

• Ofrecer los servicios de algún negocio
• Dar a conocer un nuevo producto
• Enviar lista de productos y precios
• Remisión de catálogos
• Avisos al personal (internos)
• Invitaciones, etc.

• Las obligatorias:

La circular Obligatoria, es aquella que la ley establece que debemos dar los avisos necesarios para evitarnos problemas en cuanto a la relación comercial con nuestros clientes, por ejemplo:

• Apertura de negocio
• Cambio de domicilio
• Establecimiento de una sucursal
• Nombramiento de apoderado
• Designación, ratificación o remoción de apoderado
• Nombramiento de distribuidores
• Traspaso de negocio
• Clausura
• Liquidación o quiebra de empresa
• Constitución de una sociedad
• Dar a conocer el nombre de los administradores
• Convocatoria de asamblea de accionistas, ordinaria o extraordinaria
• Aumento o disminución de capital

Estructura de la Carta Circular:

Para escribir una circular, es de rigor un papel con membrete. Si falta este elemento, reproducirlo en un papel blanco ubicarlo en extremo superior derecho.

...