RECOPILACION DE DATOS

RECOPILACION DE DATOS

“Luego de concluir la parte de preparación del estudio inicia la fase de recopilación de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permite conocer y analizar lo que realmente sucede en la organización; de lo contrario, se obtendrá una impresión deformada de la realidad, pues se incurrirá en interpretaciones erróneas y se aplicaran medidas de mejora inoperantes.

Requisitos Básicos Que Deben Reunir Los Datos

Para que los datos aporten elementos de decisión acordes con la realidad y se eviten dilaciones y un uso irracional de recursos, tienen que ser:

1. Específicos

2. Completos

3. Correctos

4. Pertinentes

5. Congruentes

6. Susceptibles de Validarse

Asimismo, debe aplicarse un criterio de discriminación, que tenga presente siempre el objetivo del estudio, y proceder continuamente a su revisión y evaluación para mantener una línea de acción uniforme.

Actitud Del Equipo Responsable De La Recopilación

El personal designado al estudio de investigación debe carecer de prejuicios u opciones preconcebidas.

En especial, en la etapa de recopilación de datos es recomendable que los asistentes o analistas adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva en las unidades o áreas de estudio, lo que facilitara su tarea y estimulara la participación activa de la fuerza de trabajo.

Para evitar falsas expectativas, es de vital importancia que el equipo responsable de esta función, se abstenga de externar comentarios sin sustento o de hacer promesas que no pueda cumplir, apegándose en todo momento y en forma objetiva a las directrices del estudio.

Técnicas De Recopilación De Datos

La elección de técnicas e instrumentos para la recopilación de los datos debe adecuarse a las características del estudio que se pretenda realizar.

Para recabar la información en forma ágil y ordenada puede utilizarse una o la combinación de las siguientes técnicas: investigación documental, observación directa, consulta a sistemas de información, cuestionario, cedula y entrevista.

Investigación Documental

Se deben seleccionar y analizar los criterios que contengan datos de interés relacionados con el estudio, para lo cual es necesario revisar estudios previos, información técnica, normas nacionales e internacionales, bases jurídico-administrativas, diarios oficiales, circulares, oficios, actas de reuniones y todo documento que aporte información relevante a la investigación.

Observación Directa

Este recurso es de gran utilidad para el equipo técnico responsable del estudio, pues le permite conocer no solo la manera en que operan las unidades administrativas, sino la cultura organizacional predominante en las áreas donde se desarrolla el trabajo diario. A partir del análisis de los datos recabados es aconsejable conservar con algunas de las personas que prestan sus servicios en estas áreas para complementarlos o afinarlos.

Otro procedimiento consiste en que el jefe de la unidad de trabajo realice la observación directa con el equipo y analice algunos de los puntos con sus subordinados. Su ventaja es que, debido a la familiaridad entre jefe y subordinados, los datos pueden ser más complejos, aunque habrá ocasiones en los que los resultados no serán los deseados debido a inhibiciones, problemas internos o porque se plantee una situación que no corresponde a la realidad operativa; no obstante, es posible avanzar en otros aspectos del estudio para después retomar los puntos cuya validez se desee confirmar.

Consulta A Sistemas De Información

Es el acceso a redes de comunicación, intranet y extranet, que sirven de soporte a la organización y por medio de las cuales se manejan datos e información relevantes para el estudio de una organización.

Cuestionario

Este recurso para obtener los datos deseados en forma homogénea. Está constituido por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y separadas por capítulos o temáticas específicas. Por ello, permite ahorrar recursos y tiempo; no obstante, la calidad de los datos que se obtengan depende tanto de su estructura y forma de presentación como de la forma en que se aplique.

Para preparar los proyectos de cuestionario es necesario llevar a cabo los pasos siguientes:

1. Realizar un recuento de documentación descriptiva, archivos, estudios y datos estadísticos existentes para determinar el número y alcance de las preguntas.

2. Establecer un objetivo por pregunta

3. Validar el orden y la secuencia que se seguirá

4. Someter las propuestas del cuestionario a un proceso de control y evaluación conocido como prueba previa o pretest.

Para definir la estructura del cuestionario, es necesario establecer los campos de distribución básicos:

1. Espacio correspondiente para los datos de registro, tales como la ubicación o adscripción de las personas que los llenaran, información del área, del responsable

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