Redacción del evento

Redacción del evento

Al momento de planificar y comenzar a estructurar nuestro evento, lo primero que se hizo fue establecer los objetivos generales y específicos, entre los que destacaron:

Generales

• Dar a conocer un tema de interés (educación especial)
• Lograr un ambiente de sana convivencia y participación
• Lograr un aprendizaje en los invitados y espectadores.

Específicos[pic 1]

• Crear conciencia en la gente sobre las diferentes discapacidades
• Lograr que los espectadores comprendan la importancia de la implementación de diferentes escuelas para personas con capacidades diferentes
• Conseguir que el bullying hacia las personas con discapacidades disminuya tanto en la sociedad como en ambientes escolares
• Lograr que todos entiendan la importancia del respeto y de la tolerancia.
• Explicar los programas que siguen las escuelas para niños especiales con el fin de que exploten sus capacidades y se desarrollen al máximo.

Con el fin de conseguir un evento exitoso, se implementaron políticas generales, cuyo fin fue mantener el control de la conferencia en todo momento. Las políticas que se establecieron fueron:

• Guardar silencio en todo momento durante la conferencia
• No introducir ninguna clase de alimentos durante el evento.
• Mostrar respeto en todo momento: tanto para el personal  y equipo de trabajo como para la audiencia.
• Prestar la debida atención en todo momento durante la realización de la conferencia.
• De preferencia evitar llevar niños
• Durante la conferencia, no utilizar el celular a menos que sea estrictamente necesario.
• En caso de tener alguna duda, esperar por nuestro turno hasta que el propio conferencista nos de la palabra
• Seguir en todo momento las instrucciones que el personal encargado del evento nos señale.
• Entrar ordenadamente, y salir de la misma manera del lugar sede del evento

La temática del evento realizado fue informativa. Es decir, se realizó una conferencia con fines informativos. Al ser una conferencia, tratamos que elegir un tema de interés general y al mismo tiempo que diera posibilidades dinámicas para su desarrollo y presentación ante el público.[pic 2]

Después de tener establecido lo ya mencionado, procedimos a establecer el perfil de los organizadores del evento, del conferencista y del mismo público (participantes) para que fuera más fácil asignar cada puesto acorde a las habilidades que los participantes  del equipo teníamos.

El perfil del organizador:

• Innovar en todo momento.[pic 3]
• Tener capacidad de mando
• Perseguir un objetivo y no desviarse del mismo
• Elaborar un plan y organigrama de trabajo, con objetivos y plazos
• Motivar al equipo en todo momento para un mejor rendimiento
• Ser capaz de crear ambientes comunicativos
• Mantener el orden a pesar del caos
• Establecer objetivos primarios, secundarios y plazos
• Mantener el control ante posibles adversidades
• Soportar situaciones de estrés, así como trabajar contra reloj

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Perfil del conferencista

• Dominio del tema
• Llevar buen ritmo y coherencia durante la exposición. Esta misma debe ser lógica y secuencial
• Siempre contar con material de apoyo. Esto hará la conferencia más dinámica y entretenida para el público
• A la hora de hablar, el conferencista deberá tener la capacidad de emplear varios tonos de voz y también deberá contar con un buen volumen. Esto hará que el público se mantenga interesado
• El conferencista debe de tener siempre un buen manejo y control del tiempo, a fin de no extenderse demasiado y aburrir al publico
• El conferencista debe conocer a su público, de manera que así pueda decidir qué tipo de lenguaje utilizar con él para lograr una mejor comunicación
• Mostrarse seguro de sí mismo y de lo que se sabe del tema en todo momento.

Perfil de participantes

• Personas capacitadas y conocedoras del tema
• Con sentido de responsabilidad y comprometidas
• Con amplios conocimientos y capacidad de transmitirlos al publico

A fin de contar con una debida organización y un debido orden de las diferentes funciones acorde a los cargos asignados, realizamos un organigrama para hacer más fácil la distribución.

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Conferencista

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                                                        Organizadores [pic 8]

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Presentador        Manejo de material                             Acomodadores

                                                    De apoyo[pic 17]

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        Fotógrafo

Presentador: Funciones.

• Dar la bienvenida al público
• Dar una breve introducción al tema que la conferencia abordara
• Presentar de manera breve al conferencista
• Al finalizar la conferencia, despedir al público y dar las gracias tanto al conferencista como a los espectadores

Acomodadores: funciones[pic 19]

• Mantener el orden del público en todo  momento: tanto al entrar como al salir
• Señalar a cada participante el lugar (asiento) que ocupara durante la conferencia
• Entregar papeles o algún tipo de material donde indique la fila o el número de asiento asignado a cada espectador
• Asegurarse de que el público cumpla en todo momento con lo estipulado en cuanto a las políticas generales

Manejo de material de apoyo: funciones

• Persona encargada de todo lo relacionado con el manejo de la computadora
• Estará atento al expositor en todo momento
• Cambiará la diapositiva a la señal del expositor
• Proyectará videos y todo el material de apoyo que el expositor requiera

Fotógrafo: Funciones

• Encargado de buscar los mejores ángulos para capturar fotos y videos
• Recolectara evidencias digitales a lo largo de todo el evento
• Responsable de capturar la esencia de la conferencia en fotos

Una vez establecido el organigrama y las funciones acorde a cada puesto, establecimos la formación y el programa que se seguiría acorde a nuestro grupo de trabajo.

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