Relaciones Publicas Con Proveedores, Gobierno Y Comunidad

RELACIONES PÚBLICAS CON LOS PROVEEDORES

PROVEEDOR: Cualquier persona física o moral que suministre algún material, producto y/o servicio a la empresa.

IMPORTANCIA.

Ninguna organización podrá subsistir y mucho menos desarrollarse si no mantiene relaciones armónicas con aquellas otras organizaciones que le suministren materiales, productos o servicios para el desarrollo normal de sus actividades. Habrá ocasiones en que los proveedores se encuentren imposibilitados para cumplirlos pedidos de todos sus clientes. Esto se podrá dar por varias razones:

• Escasez de materias primas

• Deficiente programación de la producción (proveedor)

• Problemas laborales del proveedor.

• Algún desastre natural no contemplado por el proveedor.

• Fallas mecánicas de su maquinaria o equipo.

Cuando un proveedor se encuentre en cualquiera de estas u otras situaciones, lo más seguro es que dará preferencia para atender no sólo al cliente que le hizo el mayor pedido, sino que tomará muy en cuenta las relaciones que guarde con cada cliente y por la imagen que se haya formado de cada uno de estos. Otro aspecto importante de las relaciones públicas con los proveedores radica en que éstos no sólo suministran productos y/o servicios, sino que además pueden ser fuente de valiosa información que en ocasiones no podremos conseguir por otros medios, por ejemplo:

 Sugerencias en precios

 Críticas constructivas sobre los productos o servicios de nuestra empresa.

 Tendencias de la moda

 Estadísticas y estudios de mercado.

 Asesoría técnica

El hecho de mantener buenas relaciones públicas con los proveedores es de mucha utilidad para lograr que esta información tan importante esté siempre disponible para la organización.

PRECEPTOS BASICOS.

Las relaciones públicas con los proveedores deben basarse en los siguientes preceptos:

1. Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organización desearía ser tratada por sus propios clientes, teniendo en cuenta que las negociaciones con ellos no sólo son necesarias y benéficas para los mismos, sino también para la organización.

2. Es práctica recomendable en la función de compras, el promover la concurrencia de diversos proveedores para un mismo producto o servicio, a fin de poder seleccionar al mejor de ellos.

3. Nunca se debe pedir a un proveedor una cotización o presupuesto, a menos que en realidad se piense considerar seriamente su oferta.

4. Se debe comprar al precio justo del mercado, considerando las características del producto o servicio y las condiciones ofrecidas por el proveedor; evitar la práctica de presionar al proveedor para conseguir de él un precio mucho menor a la cotización normal y justa del mercado.

5. Sólo excepcionalmente se debe permitir al encargado de compras hacer contraofertas a los precios cotizados por los vendedores.

6. Se debe procurar la concentración de compras de un mismo producto o servicio en un solo proveedor. Así podemos lograr un mejor precio por volumen de compra.

7. Los términos de los pedidos o contratos convenidos deben ser claros y concisos, de manera que no haya lugar a la menor duda respecto a las condiciones aceptadas por ambas partes.

8. Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y esté dentro de las posibilidades de la organización ayudarlo, se debe hacer.

9. Se debe evitar cancelar pedidos o devolver las mercancías sin razones bien fundadas.

10. Todos los compradores deben conocer bien tanto las políticas de su departamento como las generales de la empresa, y normar su actuación con apego a ellas.

11. Se debe poner especial atención en evitar el soborno a los encargados de compras de la empresa, bajo cualquiera de sus formas. La empresa debe tener en consideración que los encargados de compras bien remunerados muy difícilmente aceptan las situaciones de soborno.

12. Es recomendable que los encargados de las compras visiten a los proveedores de vez en cuando. Estas visitas constituyen un excelente medio de comunicación para mejorar las relaciones con este público.

13. Hay que evitar la práctica de comprar a una organización únicamente por el hecho de que también es nuestro cliente.

RELACIONES PÚBLICAS CON LA COMUNIDAD

En primer lugar, debemos definir que entendemos por Comunidad, lo cual se refiere al grupo de personas que viven en la misma zona o localidad en la que está establecida la empresa. En segundo lugar podemos darle otro significado: el que se refiere a un grupo de personas que tienen intereses similares, aun cuando no se encuentren en la misma zona que la empresa, por ejemplo: La comunidad empresarial, la comunidad estudiantil, la comunidad juvenil, etc. Y este significado no debe estar lejos de los vínculos que una empresa guarda con sus diferentes públicos. Para entender la importancia de este tipo de relaciones públicas, nos referiremos al primer significado; entonces podemos decir que cada empresa, de acuerdo a sus características, delimita la amplitud de su comunidad. Por lo tanto, podemos encontrar que la comunidad de una empresa puede ser desde la colonia que la circunda o un pequeño poblado, hasta toda una ciudad, estado o aún el país entero.

Sin duda alguna las empresas dependen cada vez más de la aceptación, cooperación y aprecio del público del cual son vecinas, y viceversa. Las relaciones armoniosas entre la empresa y su comunidad traerán beneficios a ambas partes. Es bien sabido que cualquier organización debe alcanzar tres tipos de objetivos: Económicos, de Servicios y Sociales, siendo importante y necesaria la satisfacción de cada uno de ellos, tratando siempre de mantener un equilibrio.

Preceptos básicos.

Para llevar a cabo relaciones públicas exitosas con la comunidad es necesario tomaren cuenta los siguientes cinco aspectos.

1. La planeación de las relaciones con la comunidad debe iniciarse por conocer a ésta.

Las comunidades, al igual que los individuos, presentan diferentes características, a raíz de que difieren en sus necesidades y gustos. Por ejemplo, podríamos mencionar a Querétaro, como una ciudad que gusta del arte y la cultura en general y presta atención a este rubro, mientras que en otras comunidades, en Zacatecas, por ejemplo, su principal preocupación es la escasez de agua. Entonces, para aspirar a obtener el éxito en las relaciones con la comunidad, la planeación de todas las actividades a realizar deberán ser planeadas teniendo siempre en cuenta las características particulares de la misma. El paso inicial deberá ser la investigación de las

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