Reportar Las Incidencias Del Personal

VERIFICACION Y CAPTURA

DE INCIDENCIAS

1. Objetivo: Verificar y capturar las incidencias del personal de confianza.

2. Alcance: Aplica para el personal de confianza de la Universidad Autónoma de San Luis Potosí.

3. Responsables

*Directora de Recursos Humanos

*Sub-coordinador Administrativo Contabilidad de Tiempos

*Programador de Software Prestaciones

4. Definiciones

Lectora: Un aparato electrónico que contiene un sistema de registro de asistencia.

Validación: Proceso para incorporar un archivo periférico a la nómina.

5. Desarrollo:

Incorporación de datos de la lectora a la PC.

1. Generación de reportes para verificación de incidencias del personal de confianza en programa de contabilidad de tiempos

Verificación de tarjetas: Se verifica visualmente las incidencias para efectos de descuento tomando como base el reglamento interno de trabajo y Contrato colectivo de trabajo que rige las condiciones gremiales del personal administrativo, técnico y servicio.

Verificación de incidencias en reportes generados en lectora:

2. La verificación de las incidencias se hacen automáticamente en los reportes de asistencia, los reportes generados del personal que no tiene hoja de actividad se verifican en forma manual como se realiza en las tarjetas.

Investigación de inconsistencias:

3. Investigar con los responsables de cualquier anomalía en los registros.

Captura en HP3000: 4. Las incidencias del personal de confianza son capturadas en programa HP3000

Verificación de incidencias:

5. Se generan y se imprimen reportes para verificación al azar a partir de los datos capturados en la quincena, si hay alguna corrección se modifica y se imprime el reporte para validación, se envía con firma de responsable de captura de incidencias al Departamento de Nómina, para recabar firma de autorización, finalmente se entrega al área de coordinación de captura de nomina para incorporación a la misma.

Correcciones de datos en pantalla:

Posterior a la generación a la nomina, existe oportunidad de hacer correcciones a los datos capturados. Se emite nuevamente reporte para validación de correcciones.

Generación y Verificación de reportes de Incentivos trimestrales y semestrales para pago: Se generan reportes para pago de incentivos trimestrales y semestrales para efecto de pago.

6. Registros:

Nombre Código Tiempo de Retención

Tarjetas de control de asistencias NA 1 año

Tarjetas de control de asistencias NA 1 año

Formato reporte de incidencias DDH-DRH-FRM-35 1 año

Reporte asistencia NA 1 año

Reporte de verificación NA 1 año

Reporte de incentivos trimestrales y reporte de incentivos semestrales NA 1 año

Reporte de incidencias procesadas NA 1 año

Reporte de inconsistencias en incidencias capturadas NA 1 año

Reporte de incidencias costeadas NA 1 año

Relación de suspensiones y amonestaciones NA 1 año

7. Referencias

Contrato de las Condiciones Gremiales del Personal Administrativo Técnico y servicio.

Reglamento interno de trabajo.

8. Instructivos Relacionados

Instructivo para el manejo de archivos de la lectora

Instructivo de generación e impresión de reportes de verificación de Asistencia

Instructivo de generación y pago de incentivos de personal de confianza

Instructivo de verificación y captura de incidencias

NOMBRE DEL INSTRUCTIVO: Verificación y captura de incidencias empleados de confianza

RESPONSABLE: C.P. Esmeralda Varela Sánchez

REVISION 0 REGISTROS

*Reporte de asistencias

*Tarjetas de control de asistencias

*Reporte de incidencias procesadas

*Reporte de inconsistencias en incidencias capturadas

*Reporte de incidencias costeadas

*Relación de suspensiones y amonestaciones

ACTIVIDADES A REALIZAR:

• Recibe tarjetas de registro de asistencia

• Recibe oficios, memoranda, reporte de incidencias, constancias medicas, constancias de asistencia a

análisis clínicos, copia de incapacidades, copias de permisos, formatos de pases de salida etc.

• Genera archivos electrónicos de la lectora (ver instructivo)

• Imprime reportes para verificación de datos (ver instructivo)

• Verifica en tarjetas

VERIFICACION DE INCIDENCIAS

Retardos:

Se descuentan en clave 56, y se tiene una tolerancia de 10 minutos diarios sin descuento a partir del minuto 11 se descuenta solo lo que se excede. Del minuto 1 en adelante se le llama Retardos Reales y después del minuto 10 se llama Retardos de incidencia y se capturan para su descuento en nómina.

Tabla de Retardos Reales: Los retardos del minuto uno en adelante se suman, si pasa de 121 a 150 minutos a la quincena se genera una amonestación por escrito.

De 151 a 180 suspensión por 1 día

De 181 a 240 suspensión por 2 días

De 241 a 300 suspensión por 3 días

De 301 a 360 suspensión por 4 días

Suspensión: descuento en nómina en clave 17 (7) de los días señalados de la tabla anterior según proceda. En referencia al excedente de minutos permitidos. Los retardos después del minuto 10 se suman, los que excedan se contabilizan y se capturan en el sistema de incidencias del personal de confianza de la HP 3000. En tarjetas y en los reportes de checadas y checa sin hojas generados por el Sistema de Contabilidad de Tiempos, se verifican los días trabajados, la hora de entrada y salida de acuerdo con el horario de cada persona.

En reportes de asistencia generados por el Sistema de Contabilidad de Tiempos y solo personal del Edificio Central el programa ya establece los minutos de retardo y de incidencia para captura y solo se verifica otras incidencias (ejem. Faltas, permisos, omisiones de entrada y salida).

Faltas

Detecta día(s) no registrados en tarjeta usualmente se nos informa de la o las justificaciones en caso de que no exista justificante investigar.

• Justificadas:

Aviso telefónico (Se informa en memo, oficio o el reporte de incidencias), de la justificación que presente el trabajador).

En caso que exista

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