Resumen De Presupuestos

La planificación control integral de utilidades, según se emplea el término en este libro, se percibe como un proceso cuyo fin es ayudar a la administración a realizar eficazmente las importantes fases de las funciones de planificar y controlar. El modelo de PCU comprende: el desarrollo de la aplicación de objetivos generales y de largo alcance de la empresa; La especificación de las metas de la compañia; El desarrollo, en términos generales, de un plan estratégico de utilidades, de largo alcance; La especificación de un plan táctico de utilidades, de corto plazo, detallado por responsabilidades asignadas (divisiones, departamentos, proyectos);

El establecimiento de un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por responsabilidades asignadas; y El desarrollo de procedimientos de seguimiento.

En el presente capitulo se hace una clara insinuación de que deben formalizarse ciertas fases de las funciones de planificación y control. Un programa de planificación y control integral de utilidades provee dicha formalización. Las razones principales para la formalización son:

El proceso administrativo no puede realizarse con efectividad si se hace completamente al azar, la planificación y el control deben ser lógicos, congruentes y sistemáticos, causa de que interviene un gran número de personas en el proceso administrativo (tanto supervisores como supervisados), el medio ambiente debe caracterizarse por un grado razonable de estabilidad y consistencia en el que la gente pueda confiar día con día, los objetivos, los planes y las metas, si no se consignan por escrito y en términos de los futuros probables impactos financieros sobre la empresa, a menudo resultan ser "ideas a medias" y rumores de una o más personas sin ninguna comunicación. La observación casual, por si sola, nos dice que los objetivos, las metas, las políticas y los procedimientos carecen de la necesaria precisión, consistencia, comprensión y estabilidad cuando "se llevan sólo en la cabeza" de una persona o de diversos grupos de gerentes y no gerentes, para lograr una efectiva comunicación y un mutuo entendimiento, es esencial la formalización de ciertos objetivos, metas, políticas y procedimientos.

La formalización exige el establecimiento y la observancia de fechas límite para los actos de toma de decisiones, de planificación y de control, la formalización constituye una base lógica para una flexibilidad racional, importante y congruente en la implantación de los procesos de planificación y control.

Por otra parte, la exageración en la formalización y una administración flexible implican serios peligros quizá aun de mayor trascendencia que la falta de formalización. Un aspecto desfavorable que frecuentemente se deriva de los enfoques formales es que a las "palabras y cifras escritas" se las mira inflexiblemente. Por lo tanto, pueden coartar la dinámica que es esencial a todas las empresas humanas. No es posible la administración a través de reglas únicamente. Numerosos aspectos del proceso administrativo no pueden implantarse de un modo formal. La informalidad tiene un valor en todos los niveles de la administración, y el ejecutivo debe procurar alcanzar un grado apropiado de equilibrio entre ambos extremos. La esencia del concepto de la planificación y control integral de utilidades es que pueden formalizarse ventajosamente fases especificadas del proceso administrativo. Sin embargo, la aplicación y la implantación de planes, políticas y procedimientos escritos deben tomar en cuenta los aspectos sobresalientes y los sucesos inesperados para cada situación. No debe permitirse que un simple juego de planes "maneje" la operación; más bien, los planes formales proveen las directrices básicas conforme a las cuales se toman las decisiones. Más todavía, a medida que se toman las decisiones, con frecuencia deben modificarse los planes.

En la planificación y control de utilidades, la administración debe mostrarse realista y evitar ser o indebidamente conservadora o irracionalmente optimista. El cuidado con el que se fijen las metas del presupuesto para partidas tales como ventas, niveles de producción, costos, desembolsos de capital, flujo de efectivo y productividad determina qué tan beneficioso es un programa de planificación y control de utilidades. Para los fines de la planificación y control de utilidades, los objetivos empresariales y las metas específicas del presupuesto deben representar expectativas realistas. Y, para que sean realistas, las expectativas deben relacionarse 1) con sus dimensiones específicas de tiempo y 2) con un medio ambiente externo e interno supuesto (o proyectado) que prevalecerá durante ese periodo de tiempo. Dentro de estas dos limitaciones, las expectativas realistas deben suponer un elevado nivel de eficiencia general, sin embargo, los objetivos y las metas deben ser realizables. Las metas que se fijan demasiadas altas, que prácticamente sean imposibles de alcanzar, desalientan a los serios esfuerzos para cumplirlas. Por lo contrario, las metas que se fijan demasiado bajas, que no exijan ningún esfuerzo especial, no representarán ninguna motivación. Por consiguiente, los objetivos de la empresa y las metas específicas del presupuesto, para que sean expectativas realistas, deben representar un verdadero reto para los gerentes y las unidades operacionales.

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