SISTEMA DE ORGANIZACION POR COMITES

POR COMITES

Comité “es un grupo de personas al que, como un grupo, se le entrega un asunto para estudiar. Es esta característica de acción en gru¬po la que distingue el comité de otros instrumentos administrativos”

Desde el punto de vista administrativo las razones principales para establecer comités son: permitir a los miembros de la organización intercambiar ideas, generar sugerencias y recomendaciones que puedan ser útiles para las unidades organizacionales, desarrollar nuevas ideas para resolver los problemas organizaciones existentes y ayudar en el desarrollo de políticas organizacionales

Características de los comités

COMITÉ

El comité es generalmente creado para analizar ciertos problemas que sobrepasan los límites o la competencia de uno o más órganos de la empresa

el comité tiene participantes que en la realidad pertenecen a diferentes órganos y a diferentes niveles jerárquicos de la organización, y que son cedidos provisionalmente

el comité generalmente es colocado en términos de asesoría de algún órgano, en situación de dependencia de la posición de ese órgano

el comité funciona esporádica o intermiten¬temente durante ciertos días o a determinadas horas

El comité dura mientras alcanza su objeti¬vo o finaliza la tarea para la cual fue creado

Los tipos de comités son:

• Directivo: representa a los accionistas de una empresa que se encarga de liberar y resolver asuntos que en ella surgen.

• Ejecutivo: un comité directivo lo nombra para que ejecute los acuerdos que éste toma.

• De vigilancia: está formado por el personal de confianza que se encarga de inspeccionar las labores de los empleados de la organización.

• Consultivo: integrado por especialistas que, por sus conocimientos o estudios, emiten dictámenes sobre asuntos que les son consultados. Además de investigar e informar permanentemente lo que puede mejorarse.

• Formales: son parte permanente en la estructura de la organización, incluso están contemplados en el organigrama.

• Informales: se reúnen en determinado momento sin mayores trámites. Funciona de manera similar a una fuerza operante que realiza un propósito especial y luego se disuelven, no tienen permanencia.

De todo esto se concluye que el comité no es propiamente un tipo de organización, sino una excelente herramienta de trabajo, de desarrollo de ideas y de recomenda¬ciones sobre decisiones a ser tomadas, y que puede ser aplicado dentro de cualquier tipo de organización.

Los comités están sustentados sobre los siguientes principios básicos:

1. Deben nacer de una necesidad sentida por los representantes de los diversos departamentos o áreas de la empresa y por todo el personal en ella involucra¬do, en los casos en que cada departamento o área tomada aisladamente es in¬suficiente para resolver el problema o para estudiar ampliamente el asunto. El comité debe tener asuntos u objetivos apropiados.

2. Deben representar las funciones y el personal interesado, para poder involu¬crar todas las opiniones, puntos de vista y enfoques. En resumen, los comités deben tener miembros apropiados en función del asunto que deban estudiar.

3. Su autoridad y sus objetivos deben ser claramente definidos, como también su responsabilidad. Para tener buenos resultados, los comités tienen necesidad de autoridad y objetivo muy bien definidos.

4. Deben compensar su costo. Los beneficios que un comité pueda traer deben ser comparados con el costo de su instalación, principalmente porque la ma¬yor parte de ellos son intangibles o colocados a mediano o largo plazo.

5. El tamaño de los comités debe ser cuidadosamente estudiado. Sobre este asunto no existe una posición definida entre los autores. Un comité debe ser suficientemente grande para que, de un lado, pueda incluir la cantidad de es¬pecialistas exigida por el trabajo y promover el intercambio de ideas y las de¬liberaciones, y por otro lado, no presentar un costo elevado de tiempo y de personal aplicados, o de convertirse en muy indeciso por la gran cantidad de miembros que a él pertenecen. Algunos autores destacan que el comité debe tener entre cinco o seis miembros, y que más de quince no son productivos. Otros dicen que el número de miembros del comité deben ser el mínimo po¬sible. La American Management Association realizó una investigación sobre comités en varias empresas, encontrando que los comités variaban entre seis a diez participantes, teniendo un mayor número de comités con menos de cinco miembros que comités con más de diez miembros.

6. El funcionamiento de los comités se debe basar en la cooperación entre sus miembros participantes. Esto porque los participantes de un comité por per¬tenecer a diversos órganos de la empresa y por estar situados en niveles jerár¬quicos no siempre equivalentes, no reciben autoridad lineal por parte del coordinador o del presidente de ese comité.

7. Deben tener una agenda bien preparada, de lo contrario se extenderán indefi-nidamente en el tiempo, perdiendo su productividad.

8. Deben ofrecer oportunidad de participación a todos sus miembros.

Ventajas de los comités

a) Toma de decisiones y juicios grupales. Este parece ser el motivo más

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