Sistema De Informacion Financiera

CAPÍTULO 20

---------------------------------------------

Sistemas

de información

financiera

• Objetivos del aprendizaje

Después de estudiar este capítulo, usted deberá

• Apreciar el interés que algunos miembros del entorno de la compañía tienen en el sistema de información financiera.

• Entender mejor el papel que el AIS desempeña en el CBIS.

• Apreciar la necesidad de incluir auditores internos en el diseño y evaluación del CBIS.

• Entender cómo una corporación obtiene información de sus accionistas.

• Apreciar la responsabilidad de la función financiera, la cual mantiene a la compañía al tanto de las influencias económicas del entorno.

• Conocer los aspectos básicos de la elaboración de pronósticos y tener conocimiento de la existencia de métodos no cuantitativos además de los cuantitativos.

• Tener una idea elemental de cómo se pueden elaborar pronósticos con un paquete de estadística.

• Familiarizarse con una herramienta de análisis financiero muy popular: el modelo de flujo de efectivo.

• Entender un procedimiento que muchas compañías siguen para preparar sus presupuestos operativos anuales.

• Introducción

Los sistemas de información financiera mecanizados han estado en uso desde hace un siglo o más. La máquina de tarjetas perforadas, que eran la única alternativa real para las empresas grandes antes de la invención de la computadora, se usaban primordialmente en 1a función financiera. La misma situación se presentó con las máquinas de contabilidad impulsadas por teclas

La aplicación de estas máquinas estuvo restringida al procesamiento de datos contables y muy poca atención se prestó a las necesidades de información de los gerentes, ni siquiera a las de los gerentes de finanzas. Cuando aparecieron en la escena las computadoras, éstas corrieron la misma suerte. No fue sino hasta mediados de la década de los sesenta que se desarrollaron sistemas de información financiera capaces de manejar algo más allá de las tareas de contabilidad más fundamentales.

Hemos reconocido que la función financiera se ocupa del flujo de dinero a través de la compañía. Primero es necesario adquirir suficiente dinero para apoyar las actividades de manufactura, mercadotecnia y otras. Luego es necesario controlar estos fondos para asegurarse de que se usen de la forma más eficaz posible.

Todos los gerentes de la compañía tienen responsabilidades financieras. Como mínimo, se les proporciona un presupuesto operativo y se espera de ellos que mantengan los gastos dentro de los límites establecidos. La información que describe el flujo de dinero -tanto presupuestado como real- permite a los gerentes cumplir con sus responsabilidades financieras.

Los gerentes de muchas áreas del entorno de la compañía también tienen un interés en los asuntos financieros de la compañía. Los accionistas de la compañía, miembros de la comunidad financiera, el gobierno y los proveedores requieren información que describa la condición financiera de la compañía. Además, una buena cantidad de información financiera se dirige a grupos y organizaciones que nunca están asociados directamente con la compañía: analistas de inversiones, educadores, economistas e inversionistas en potencia.

El sistema de información financiera satisface las necesidades tanto de los gerentes como de elementos del entorno de la compañía, en cuanto a información que describe la situación financiera de la compañía.

• Un modelo de sistema de información financiera

Usamos el término sistema de información financiera para describir el subsistema del CBIS que proporciona a personas y grupos tanto de dentro como de fuera de la compañía información relacionada con los asuntos financieros de la compañía. Esta información consiste en informes periódicos, informes especiales, resultados de simulaciones matemáticas, comunicaciones electrónicas y consejos de sistemas expertos.

En la figura 20.1 se muestra un modelo del sistema de información financiera. Al igual que los otros sistemas de información funcional, el sistema de información financiera consiste en subsistemas de entrada y de salida. Dos de los subsistemas de entrada, el sistema de información contable y un subsistema dedicado a la inteligencia - es decir, a recabar información estratégica- también se encuentran en los demás sistemas funcionales. El tercero, auditoria interna, consiste en los auditores internos de la compañía, quienes analizan los sistemas conceptuales de la compañía para asegurar que procesen los datos financieros de la manera correcta.

Los tres subsistemas de salida ejercen una influencia sobre el flujo de dinero de la compañía. El subsistema de pronósticos proyecta las actividades a largo plazo de la compañía en un entorno económico. El subsistema de administración de fondos administra el flujo de dinero en el momento en que ocurre, tratando de mantenerlo balanceado y positivo. Con el subsistema de control, los gerentes aprovechan con eficacia los recursos de todo tipo que se les suministran.

Al igual que con los otros sistemas de información funcional, los subsistemas de salida contienen diversos tipos de software que transforman el contenido de la base de datos en información.

Figura 20.1

• Software de finanzas preescrito

Se ha desarrollado más software de aplicación preescrito para el área financiera que para cualquier otra. En su mayor parte, este software consiste en paquetes de procesamiento de datos como nómina, inventarios y cuentas por cobrar. Anteriormente usamos los términos general de negocios y específico para una industria para describir estos paquetes. Los gerentes de finanzas y analistas financieros también usan mucho las hojas de cálculo electrónicas, que son ejemplos de paquetes de productividad personal. Las filas de la hoja de cálculo son excelentes para representar datos financieros como ventas y costo de la mercancía vendida, y las columnas pueden representar periodos como meses, trimestres o años.

Estos sistemas de software preescritos permiten a las empresas pequeñas lograr un buen control financiero sin invertir en departamentos de servicios de información grandes. Los sistemas también se usan ampliamente en las compañías grandes, donde su "amabilidad con el usuario" es un estímulo importante para la computación de usuario final.

Ahora que hemos descrito

...