TECNICAS DE COMUNICACION EN EL NIVEL ADMINISTRATIVO

1. Comunicación interna y externa

Uno de los aspectos de vital importancia en una organización, es la comunicación, por ello, jugar y divertirse se convierte en una herramienta de comunicación interna que permite fomentar el compañerismo, la creatividad y la motivación. De acuerdo con esto, se generan opiniones a partir de lo que piensan los miembros internos de la organización, este tipo de dinámica comunicativa, se denomina comunicación interna y tiene vital importancia para el fortalecimiento de la comunicación entre los diversos miembros de una empresa.

Imagen 1, Fuente: (Freil, 2013)

Los funcionarios de la organización se convierten de esta manera en el público interno que tiene tanta o más importancia que los avisos publicitarios. Ser parte de la realidad corporativa, permite desentrañar virtudes y defectos de la empresa, mediante estrategias de comunicación efectiva lo cual permite fortalecer la imagen para contarla a los demás.

Debido a esto, todo plan de comunicación externa debe tener su correlato es decir, su guía en el frente interno. La importancia y pertinencia de esto, radica en que permite:

- Involucrar al personal: para que exista una empresa debe existir un personal que la conforme, este personal es el encargado de transmitir valores y objetivos empresariales. Cada empleado tiene un lugar de vital importancia y es este lo que lo hace sentir como parte de la organización.

- Ser coherente y coordinar el plan de acción: tener establecido un plan de acción coordinado exige que las estrategias de comunicación requeridas por las organizaciones sean coherentes y mantengan un flujo constante de comunicación de acuerdo con los diferentes departamentos que conforman la organización.

- Participar y seguir el cambio: las transformaciones que se generan a partir de la expansión de la empresa a nivel local, nacional o internacional, que exigen a las organizaciones una gran adaptabilidad y esfuerzo coordinado de comunicación y capacitación que los acompañe para seguir en el cambio.

- Activar la productividad: para optimizar procesos productivos toda empresa necesita no sólo de una adecuada comunicación, además de esto, es de vital importancia la participación del personal en los resultados de la organización. Debido a esto, es importante que cada empleado, colaborador o usuario de la empresa sepa no sólo qué tiene que hacer y cómo, sino por qué y para qué lo hace.

Imagen 2.Fuente: (GOVBA, 2013)

2. Plan de comunicación interno

Toda organización es producto de la participación activa de varias partes de la empresa: objetivos, mecanismos organizativos y estructura económica. La comunicación es un mecanismo que transversaliza a la institución en diversidad de dimensiones. A raíz de ello, se pueden reconocer diversos ámbitos de la comunicación en las organizaciones:

- Ámbito de la información: este espacio se compone de normas y datos empleados por la empresa de acuerdo con las funciones y el objetivo definido.

- Ámbito de divulgación: se componen de diversos elementos que buscan captar a las personas, convencerlos, persuadirlos y sumar su voluntad a los fines de la organización. Para este tipo de objetivo comunicativo, se utilizan boletines, publicaciones y comunicados.

- Ámbito de formación y socialización: Posibilita reforzar de forma explícita la cultura institucional. En este espacio de influencia se insertan todas las actividades de capacitación, recreación y eventos institucionales.

- Ámbito de participación: expresarse mediante diversos modos de comunicación en la empresa, es permitir que cada uno de los miembros de esta se exprese, mediante el uso de la palabra. Este tipo de dinámica abre espacio para el reconocimiento y colaboración de los diversos entes que conforman la empresa. Este tipo de comunicación involucra el trabajo en equipo, el reconocimiento a las iniciativas, las sugerencias y las propuestas.

Para la ejecución del plan de comunicación interno, es pertinente un planeación previa, esta permite una ejecución del plan y su posterior evaluación. Todo plan de comunicación interna necesita contar con la decisión política de la máxima autoridad, por ello, cuando se elabore el plan es preciso que se encuentre respaldado sino todo el esfuerzo uy planeación habrá sido en vano. El plan incluye como objetivos precisos comunicar la visión, misión, política de calidad, y valores de la organización.

Imagen 3.Fuente: (GOVBA, 2010)

A continuación se retoma el Decálogo de atributos para una Gestión en Comunicación,1 el cual se constituye en una serie de consejos para la elaboración adecuada de este plan.

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1. Chávez, Norberto La imagen corporativa Teoría y práctica de la identificación institucional. Editorial gili gaya. México. Pág. 42 .2013.

“Pertinencia: ajuste a la identidad y los objetivos de la organización

Sinergia: apoyo recíproco entre mensajes: Uno corrobora al otro. Una sinergia clásica se da entre la publicidad y la prensa de una empresa

Síntesis: concentración y especificidad: La comunicación eficaz tiene alto grado de concentración y especificidad. Concentración en contenido y especificidad en contenido y en oportunidades. El contexto del mensaje define al mensaje, aporta significación.

Dinamicidad: Evolución adaptativa permanente. La comunicación debe estar adaptándose permanentemente sin perder el estilo.”

3. Herramientas de gestión

La generación de distintos Soportes de Comunicación Interna agilizan la gestión y contribuyen para que sea más rica la comunicación. Los soportes

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