TIPOS DE COMUNICACIONES ESCRITAS

UNIDAD I: TIPOS DE COMUNICACIONES ESCRITAS

• La carta

Se denomina carta a un medio escrito de comunicación. Generalmente este escrito circula en un sobre cerrado. Las características del texto contenido en la carta pueden variar según las intenciones del emisor. Así, es posible encontrarse con estilos distintos. Así, el estilo puede ser informal, para relacionarse con los afectos, o formal, para el tratamiento de asuntos comerciales, públicos u oficiales.

Los distintos componentes de las cartas son: el encabezamiento, que establece el nombre y la dirección del lugar de destino; el saludo, que es una fórmula que abre el discurso; la exposición, que trata los temas que motivaron la misiva; el saludo final, que cierra el discurso con una formalidad; y finalmente, la firma del emisor.

• El memorando

El memorando, conocido originalmente como memorándum, es un documento escrito que se utiliza en una empresa para comunicarse internamente. El objetivo de este documento es el traspaso de información de manera breve. Se define como un comunicado rápido, formal pero sin la necesidad de una firma, que trata de algún asunto urgente para tener en cuenta, en forma breve y resumida. El término viene del latín memorandum, que significa “cosa que debe recordarse”. También en la oficina es conocido como un "memo".

El memorando es una manera muy útil de comunicarse dentro de una institución para lograr transmitirse de manera breve los asuntos importantes que conciernen a dicha institución. Debido a que es un documento de carácter interno por naturaleza, es utilizado para la transmisión de información entre los departamentos de una misma empresa o entre los trabajadores de la misma. Puede ser utilizado por cualquiera de ellos, no importando la jerarquía. Se considera una manera eficaz y rápida de pedir o suministrar la información, por lo que en muchos sectores como en los servicios públicos, ha logrado sustituir otros documentos como las notas.

• La circular

Proviene del latín circularis (formar o poner en círculo). Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular pueden ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución

• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.

• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

Y sirve para dictar órdenes y también para informar. El mensaje que transmite es específico y de interés general para todos sus destinatarios.

• La minuta, Características, Tipos, Estructura

Las minutas son escritos en los cuales se registra lo sucedido en una junta de, con la finalidad de archivar y dejar asentado la información revisada en dicha reunión, para enviárselo a todos los involucrados y así poder darle un seguimiento a los resultados obtenidos en la misma.

Las minutas pueden ser tan extensas o tan breves como sea necesario, de la misma manera pueden ser tan detalladas, haciendo literalmente una transcripción, o tan sencillas y generales, como una lista de resoluciones y decisiones tomadas en la reunión. Las empresas privadas tienen la libertad de decidir la forma en la que deben realizarse sus minutas de trabajo, no así, es el caso de las dependencias gubernamentales, quienes deben atenerse a un formato ya definido y establecido.

Generalmente, una minuta debe proporcionar una descripción detallada sobre la estructura de la junta y la información tratada en ella:

 Fecha, hora y lugar de inicio.

 Lista de los participantes.

 Los temas a tratar o las problemáticas a solucionar.

 Registro de los planteamientos, observaciones, respuestas y puntos defendidos o atacados por cada uno de los participantes.

 Las soluciones y/o estrategias que se pretenden poner en marcha.

 Las conclusiones de la reunión.

 Fecha, hora y lugar del cierre.

Las minutas, por lo general, no están a disposición de todos los subordinados de la empresa, ni al público en general, esto debido al carácter privado de las mismas; A saber, las minutas de ciertas entidades pueden ser documentos jurídicos importantes, una razón para limitar su consulta.

• Modelos incorporados en los paquetes de informática. Word For Windows, Office 97

Existen distintos tipos de programas capaces de manipular texto. Según las posibilidades de cada uno de ellos y del sector al que van dirigidos, se pueden distinguir los siguientes:

- Editor de texto. Sólo acepta texto por medio del teclado y posee las operaciones elementales de almacenamiento, edición e impresión, pero sin poder manipular el texto con distintos formatos. Los textos que generan son textos sin formato, en código ASCII y están destinados a los programadores. Dentro de este grupo destacan EDLIN y EDIT de MsDos;BLOC DE NOTAS de Windows.

- Procesador de texto. Capaz de dotar a los textos de distintos formatos y que posee infinidad de operaciones: inserción de gráficos, tablas, diseño de páginas, entre otras. Son los más utilizados en oficinas y por el usuario. Los más conocidos son MICROSOFT WORD, WORD PERFECT, WORDSTAR y AMIPRO, todos ellos en formatos para DOS y para Windows (este S.O. lleva incorporada como herramienta el procesador WORDPAD). Con los procesadores de texto avanzados se consigue lo que se denomina WYSIWYG.

- Autoedición. Programa superior al procesador de texto que permite el diseño completo de páginas para periódicos o revistas. Recibe el nombre de Maquetación o Composición de Páginas, y cabe destacar: PageMaker, Ventura y QuarkXPress.

• El procesador de texto WORD 97

El procesador de texto líder en uso en los últimos años. Esta gran difusión se la debe, aparte de a razones puramente comerciales, a su sencillez y a su potencia. Se comercializa en la suite Office de Microsoft, tanto en su versión “estándar o básica” como en la “profesional” (ésta, al contrario que la otra, suele incluir el Gestor de Bases de Datos “Access”). Se comercializo el Office 97, para el entorno Windows 9x, aprovechando así el código de 32 bits y redundando en un aumento de velocidad (si el hardware ere adecuado) respecto a versiones anteriores (Office 95 y Office 4.2).

Con el uso de la misma en entorno empresarial, se descubririan nuevas posibilidades y se profundizará en las necesidades de la empresa y del usuario.

• Formatos de las comunicaciones de uso frecuente en las empresas: Caso PDVSA y otras

- CARTAS:

Se dirigen a otras empresas o a particulares, que pueden ser clientes, trabajadores,

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