Tecnicas Y Herramientas De Organizacion

TÉCNICAS Y HERRAMIENTAS DE ORGANIZACION

Son las herramientas necesarias para llevar a cabo una organización racional; son indispensables durante el proceso de organización y aplicables de acuerdo con las necesidades de cada grupo social. Las principales son las siguientes:

• Organigramas.

• Manuales.

• Análisis de puestos.

ORGANIGRAMAS

Conocidas también como gráficas de organización o cartas de organización, los organigramas son representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y autoridad, existentes dentro de ella.

Los organigramas pueden clasificarse en:

Por su objetivo Por su área Por su contenido

• Estructurales. Muestra sólo la estructura administrativa de la empresa.

• Funcionales, Indican en el cuerpo de la gráfica, además de las unidades y sus relaciones, las principales funciones de los departamentos.

• Especiales. Se destaca alguna característica.

• Generales. Presentan toda la organización; se llaman también cartas maestras.

• Departamentales. Representan la organización de un departamento o sección

• Esquemáticos. Contienen sólo los órganos principales, se elaboran para el público, no contienen detalles.

• Analíticos. Más detallados y técnicos.

Existen tres formas de representar los organigramas:

Vertical. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba hacia abajo.

Horizontal. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

Circular. Donde los niveles jerárquicos quedan determinados desde el centro hacia la periferia

Mixto. Se utiliza por razones de espacio, tanto el horizontal como el vertical.

MANUALES

Manuales: Son documentos detallados que contienen en forma ordenada y sistemática, información acerca de la organización de la empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser:

• De políticas,

• Departamentales,

• De bienvenida,

• De organización,

• De procedimientos,

• De contenido múltiple,

• De técnicas y

• De puesto.

Son de gran utilidad ya que:

• Uniforman y controlan el cumplimiento de las funciones de la empresa.

• Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.

• Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y cómo se debe hacer.

• Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa.

• Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad.

• Son una base para el mejoramiento de sistemas.

• Reducen costos al incrementar la eficiencia.

Formato e índice de los manuales

El contenido debe dividirse de acuerdo con una clasificación primaria e temas:

• Índice.

• Objetivos y antecedentes del manual.

• Cada sección debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita y quede vigente.

• Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual.

• Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible.

• Redacción clara, concisa y ordenada.

• Complementarse con gráficas.

Manuales de organización

Explican los detalles más importantes de la organización; generalmente incluyen:

• Finalidad de cada elemento de la organización.

• Declaración de funciones.

• Glosario de términos utilizados.

Contienen:

• Objetivos generales de la organización.

• Políticas generales.

• Glosario de términos administrativos.

• Nombres de áreas o departamentos y puestos.

• Procedimientos de organización.

• Responsabilidades de los altos niveles.

• Funciones.

• Cartas de organización.

• Descripción de puestos.

• Introducción y objetivos del manual.

• Historia de la empresa.

Manuales departamentales

Contienen:

1. Objetivos generales de la empresa, los del departamento de que se trate y, los de sus secciones básicas.

2. Políticas y normas generales de la empresa y del departamento correspondiente.

3. Carta de organización general y departamental.

4. Reglamentación de los aspectos de coordinación interdepartamental.

5. Análisis de puestos.

6. Gráficas de proceso, y de flujo.

Ventajas:

• Describen el funcionamiento de un departamento.

• Se emplean para dar instrucciones en el departamento.

• Presentan el flujo de trabajo.

• Delimitan funciones, actividades y responsabilidades.

• Son una fuente de consulta y un medio de adiestramiento.

Manuales interdepartamentales

Son similares, en su contenido, a los manuales departamentales, aunque no siempre proporcionan la misma cantidad de información:

• Comprenden a todos los departamentos de la organización.

• Describen los procedimientos y las relaciones que abarcan

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