Técnicas De Organización

TECNICAS DE ORGANIZACIÓN

Las sociedades han creado organizaciones con el propósito de enfrentar problemas y circunstancias que exigen la integración y coordinación de los recursos financieros, técnicos y materiales así como el esfuerzo humano, lo cuál es posible por medio del trabajo organizado y tecnificado; para ello es necesario que la organización se apoye en instrumentos o herramientas que ayuden a cumplir dicho cometido, es decir, en las técnicas de organización.

Como se menciona en el párrafo anterior, las técnicas de organización son los instrumentos o herramientas necesarias que facilitan el trabajo de la organización racional, y consisten en esquemas, gráficas, documentos y otros instrumentos de validez para establecer la estructura organizacional. Dentro de las más importantes se pueden mencionar las siguientes: organigramas, manuales administrativos, diagramas, análisis de puestos y carta de distribución de actividades.

ORGANIGRAMAS

El Organigrama, como se cree, representa la estructura organizacional formal. Sin embargo, como se menciona al principio, una empresa y sus estructuras son mucho más complejas que un simple dibujo; el organigrama, en el mejor de los casos, representa únicamente las jerarquías de autoridad formal y las áreas funcionales de trabajo a través de un esquema.

Los organigramas se pueden clasificar en función de varios aspectos:

Por su ámbito:

Organigramas generales. Contienen información representativa de la organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características, así como los órganos que la integran.

Organigramas específicos. Muestran en particular un área de la organización

Por su contenido:

Organigrama estructural. Contiene información grafica de las unidades orgánicas que integran una institución, así como sus relaciones de jerarquía o dependencia.

Organigrama de puestos: Destaca dentro de cada unidad los diferentes puestos establecidos, así como el número de plazas existentes y requeridas

Organigrama funcional. Es aquel que representa en el cuerpo de la gráfica las unidades y sus interrelaciones, así como las funciones principales que realizan los órganos representados.

Por su presentación:

Organigramas verticales. En éstos las jerarquías supremas se presentan en la parte superior, y estas son ligadas por líneas que representan la comunicación, autoridad y responsabilidad de las demás jerarquías que se colocan hacia abajo a medida que decrece su importancia.

Organigramas horizontales. Colocan las jerarquías supremas en la izquierda y los demás niveles hacia la derecha, de acuerdo con su importancia.

Organigramas circulares. Se encuentran formados por círculos concéntricos, correspondiendo el central a las autoridades máximas, y en su alrededor se encuentran otros que se hallarán más o menos alejados en razón de su jerarquía.

Organigramas mixtos. Se representa la estructura de una organización con el empleo de combinaciones verticales y horizontales, a fin de superar las limitaciones que la utilización de un solo tipo trae consigo.

El organigrama debe contener principalmente los siguientes datos:

- Nombre de la compañía y la actividad que se defina.

- Fecha de formulación.

- Aprobación del presidente, vicepresidente ejecutivo, consejo de organización.

- Leyenda o explicación de símbolos especiales.

El organigrama nos ayuda a conocer:

- La división de funciones.

- Los niveles jerárquicos.

- Las líneas de autoridad y responsabilidad.

- Los canales formales de comunicación

- Los jefes de cada grupo de empleados.

- Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa de cada departamento o sección de la misma.

Por lo general los organigramas sólo muestran las principales divisiones y las más importantes líneas de autoridad formal.

Autoridad es la facultad de que esta envestida una persona, dentro de una organización, para dar órdenes y exigir que estas sean cumplidas por sus subordinados, en la realización de aquellas acciones consideradas apropiadas para el logro de los objetivos del grupo.

La autoridad se divide en:

Autoridad formal. Esta se da cuando es conferida por la organización, es decir, la que emana de un superior para ser ejercida por un jefe sobre una persona o grupo y esta puede ser lineal o funcional.

• Lineal. Cuando es ejercida por un solo jefe sobre una persona o un grupo

• Funcional. Esta es ejercida por uno o varios jefes, sobre funciones distintas.

Autoridad técnica o Staff. Nace de los conocimientos especializados de quien la posee

Autoridad personal. Se origina en la personalidad del individuo

RELACIONES DE AUTORIDAD

Relación de autoridad lineal.

En ella la autoridad y la responsabilidad se transmite mediante una sola línea, lo cuál permite establecer la relación de subordinación entre las diversas unidades que aparecen en el gráfico de la organización.

Relación de autoridad funcional.

Representa la relación de mando especializado, no la de dependencia jerárquica la autoridad funcional puede existir en forma paralela a la autoridad de línea o entre un órgano especializado y los subordinados de otras unidades de línea.

Relación asesoría o staff.

Existe entre las unidades que brindan información técnica o conocimientos especializados a unidades de línea, por lo regular, las unidades asesoras o de apoyo cuentan con una autoridad técnica derivada de su preparación experiencia o ambas que les permite proponer – no ordenar – a las unidades de línea medidas o criterios para resolver un asunto.

MANUALES ADMINISTRATIVOS

Documentos, libros o folletos detallados que contienen la información general de la organización de la empresa.

Los manuales administrativos son elementos básicos de referencia y de auxilio en la empresa para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal, por medio de estos pueden proporcionarse al personal sus deberes y responsabilidades, reglamentos de trabajo, políticas y objetivos de la empresa, en una forma sencilla directa y autorizada.

Son documentos formales que sirven de guía para llevar a cabo de manera correcta un trabajo, derivado de la actividad o giro

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