Teoria Situacional

Las Organizaciones y sus Niveles

La estructura y el comportamiento organizacional son variables dependientes; las variables independientes son el ambiente y la tecnología. El ambiente impone desafíos externos a la organización y la tecnología le impone desafíos internos. Para enfrentar estas 2 clases de desafíos las organizaciones se dividen en 3 niveles:

Nivel Institucional

Este corresponde al nivel más alto de la empresa, está compuesto de los directores, los propietarios o accionistas y los altos ejecutivos. En él se toman las decisiones, se establecen los objetivos y se proyectan las estrategias de la organización. El nivel institucional se orienta predominantemente hacia afuera, en este sentido mantiene la interfaz con el ambiente. Enfrenta la incertidumbre. También se denomina nivel estratégico.

Nivel intermedio

Denominado nivel mediador o gerencial, este se ubica entre los niveles institucional y operacional para mantener la articulación interna entre ellos. Se trata de la línea de medio campo este trata de adecuar las decisiones tomadas en el nivel institucional a las operaciones realizadas en el nivel operacional. Está conformado por la administración media de la empresa.

Este nivel se relaciona con dos componentes completamente diferentes entre sí: la incertidumbre y el riesgo, que enfrenta un ambiente externo cambiante y complejo (el nivel institucional) y el otro orientado a la certeza y a la lógica, ocupado en la programación y ejecución de tareas muy bien definidas y delimitadas (nivel operacional)

El nivel intermedio amortigua y limita los impactos y altibajos de la incertidumbre que llega del ambiente a través del nivel institucional, absorbiéndolos y dirigiéndolos para traer al nivel operacional los programas y procedimientos de trabajo rígidamente establecidos, y que este deberá seguir para ejecutar con eficiencia las tareas básicas de la organización, lo cual le permite atender las demandas del ambiente y alcanzar los objetivos.

Por consiguiente el nivel intermedio debe ser flexible, elástico y capaz de amortiguar los impactos y presiones externas para no perjudicar las operaciones internas realizadas por el nivel operacional, tiene que ser mediador para ajustar los ritmos (rápidos o lentos) de las fuerzas ambientales con las posibilidades de ejecución rutinarias y cotidianas del nivel operacional.

Nivel Operacional

También denominado técnico o núcleo técnico, se localiza en las áreas inferiores de la organización. Está relacionado con los problemas asociados a la ejecución cotidiana y eficiente de las tareas y operaciones de la organización y se orienta casi exclusivamente hacia las exigencias impuestas por la naturaleza de la tarea técnica que debe ejecutarse. En este nivel se ejecutan las tareas y se realizan las operaciones: incluye el trabajo básico relacionado directamente con la elaboración de los productos o prestación de servicios de la organización.

En general, el nivel operacional está compuesto de las áreas encargadas de programar y ejecutar las tareas y operaciones básicas de la organización. En él se encuentran las maquinas equipos, las instalaciones físicas, las líneas de montaje, las oficinas, los puntos de atención etc, cuyo funcionamiento corresponde a determinadas rutinas y procedimientos programados dentro de una regularidad y continuidad que asegure la utilización de los recursos disponibles y la máxima eficiencia de las operaciones.

Por un lado, las organizaciones son sistemas abiertos que enfrentan la incertidumbre proveniente de las restricciones y contingencias externas impuestas por el ambiente, la cual penetra en ellas a través del nivel institucional, su eficiencia reside en la toma de decisiones capaces de permitir que la organización aproveche las oportunidades, supere las restricciones y se ajuste a las contingencias del ambiente.

Por otro lado, las organizaciones son sistemas cerrados, ya que el nivel operacional funciona en términos de certeza y previsibilidad, que operan la tecnología, su eficiencia reside en ejecutar las operaciones con base en programas, rutinas y procedimientos estandarizados, cíclicos y repetitivos y de la utilización optima de los recursos disponibles.

Características de los 3 niveles organizacionales

Subsistema organizacional Principal tarea administrativa Contexto Comportamiento Preocupación básica Lógica

Nivel Institucional Relacionar la empresa con el ambiente Imprevisibilidad e incertidumbre Orientación hacia afuera Eficacia Sistema abierto

Nivel Intermedio Integrar y coordinar actividades internas Amortiguamiento de la incertidumbre Eslabón Integración Bifocal

Nivel operacional Cumplir las metas y programas cotidianos Previsibilidad y certeza Orientado hacia el exterior Eficiencia Sistema cerrado

Según Thompson, la incertidumbre es el problema fundamental de las organizaciones complejas; la lucha contra ella constituye La esencia del proceso administrativo. De las fuentes de incertidumbre que se presentan a las organizaciones complejas,

Son externas y una es externa.

• Incertidumbre generalizada: falta de comprensión de causa y efecto en toda la cultura. Una solución a esta sería ofrecer a la empresa un modelo o patrón que ordenara la acción de la empresa.

• Contingencia: los resultados de la acción de la empresa están determinados, en parte, por las acciones de los elementos ambientales. Una solución sería dar libertad a la empresa para ordenar la acción según el modelo.

• Interdependencia de componentes: es el origen interno de la incertidumbre. Una solución sería ordenar por completo la acción, de modo que se ajuste al modelo.

Dentro de este esquema, las empresas pueden concebirse como sistemas abiertos y, en consecuencia, indecisas y enfrentadas a la incertidumbre pero, al mismo tiempo, sujetas a criterios de racionabilidad y, por consiguiente, necesitada de resolución y certeza. En síntesis, la estructura y el comportamiento organizacional son contingentes porque:

Las organizaciones enfrentan restricciones inherentes a la tecnología y a sus ambientes de tarea. Como estas difieren en cada organización, la base de comportamiento y de estructura varía, y por consiguiente, no existe una mejor manera de estructurar las organizaciones complejas.

Frente a esas restricciones, buscan minimizar las contingencias y encarar solo las inevitables, aislándolas para manejarlas por separado. Como las contingencias surgen

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