Vocabulario Arcivístico

1. VOCABULARIO ARCHIVISTICO TEMA: VOCABULARIO ARCHIVÍSTICO ACTIVIDAD: SEMANA 2 NOMBRES:ANA CRISTINA ZULETA GUTIERRE FARIDE MOLINA FECHA: 22 DE AGOSTO DE 2011 VOCABULARIO 1

2.  EXPEDIENTEUnidad documental formada por un conjunto de documentos generadosorgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de unmismo asunto. UNIDAD DOCUMENTALSinónimo de documento de archivo conformado por un elemento sinimportar el soporte en el que se encuentre o su extensión. FOLIACIONEs la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupodocumental y podrá hacerse por fondo, sección, sub sección, serie oexpediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizandonúmeros “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se haráal término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y laordenación sean definitivas. FOLIOEs la numeración individual de cada documento Cada documento tiene unnúmero que lo identifica y diferencia de los documentos similares. Estanumeración individual recibe el nombre de folio. SECCIÓN DOCUMENTALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por lasdiferentes unidades orgánicas o dependencias de la MunicipalidadProvincial. Ejemplos: Alcaldía, Gerencia Municipal, Secretaría General,Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Planificación, RegistroCivil, Jefatura de Personal, Tesorería, etc. SERIEDivisión de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentosproducidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativaregulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un temaespecífico.

3.  FONDO DOCUMETALEs el conjunto total de los documentos producidos y recibidos por unainstitución pública o privada en el ejercicio de sus actividades. Ejemplos:Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Gobierno Regional de Madrede Dios, Instituto Nacional de Cultura, Municipalidad Provincial deTahuamanu, etc. SERIE DOCUMENTALEs el conjunto de documentos que tiene características comunes; el mismotipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente, es archivado,usado, transferido o eliminado como unidad. Ejemplos: Resoluciones,Supervisiones, Legajos de personal, Planillas, Órdenes de compra, etc TIPO DOCUMETALSon las unidades de información contenidas en los documentos. Seclasifican en: Simples y Compuestos ARCHIVO DE GESTIONes comúnmente conocido como el “archivo de oficina” y está bajo laresponsabilidad y manejo directo de cada dependencia o unidadadministrativa de una institución. Este archivo está formado por ladocumentación producida recientemente, es decir, la que se está aúntramitando, así como también la de uso frecuente dentro de cadadependencia. Tiene plena vigencia jurídica y administrativa. ARCHIVO HISTORICOAquel que conserva la documentación con valor

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