Álbum de documentos

INTRODUCCIÓN

En el presente trabajo es un álbum de cárter profesional el cual contiene la recopilación de los más importantes documentes profesionales, comerciales, y familiares. Aquí podremos conocer sus definiciones, usos mas frecuentes, tipos, estructuras y ejemplos ilustrados de dichos documentos.

El principal motivo de este álbum es educar al lector sobre los distintos tipos de documentos que han existido a lo largo de la historia, a pesar que hoy en día muchos de estos ya no soy utilizados con frecuencia, eso no significa que hay desaparecido del todo, por esa razón es importante conocer la utilidad de estos documentos para no tener ningún inconveniente en regiones donde su uso es primordial.

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EL MEMORÁNDUM

Definición: Un memorándum es un documento en el cual se dan indicaciones o se informa sobre un determinado tema de forma directa y concisa. Esto, en el marco, por ejemplo, de una organización empresarial. Es decir, un memorándum permite informar a los miembros de un departamento, o de toda la organización, sobre un asunto específico, por ejemplo, un evento que va a efectuarse en los próximos días o una decisión de la gerencia. Se trata de un instrumento de comunicación organizacional interna.

Partes de un memorándum:

• Lugar y fecha de la emisión.
• Nombre (y puesto de trabajo, de ser el caso) del destinatario o del departamento o área al que se dirige la comunicación.
• Asunto o tema.
• Cuerpo del texto.
• Datos del remitente.

Usos más frecuentes: Debemos tener en cuenta que un memorándum es un documento formal, por lo que el lenguaje utilizado en su redacción también debe ser formal.

Su uso más habitual es para transmitir información de un responsable a sus subordinados. También puede ser una anotación que contenga alguna información que quiera ser recordada, ya que "memorándum" significa "cosa que debe tenerse en la memoria

Bibliografía:

https://economipedia.com/definiciones/memorandum.html

https://blog.hubspot.es/sales/como-hacer-memorandum

Ejemplo de memorándum

El Salvador, San Salvador. 15 de enero del 2022

Memorándum N° 4687

Para: Los agentes representantes del área de ventas.

Asunto: Curso de capacitación.

Por medio de la presente se convoca a todos los agentes representantes del área de ventas a la capacitación sobre nuevas herramientas de marketing digital y publicidad que se llevará a cabo el próximo 30 de enero en la Sala de Juntas entre las 02:00 y 05:00 pm.

La asistencia es obligatoria. Si un agente representante tiene alguna entrevista o conferencia agendada, coordinar con el editor de la sección para programar su capacitación en una siguiente fecha.

Atentamente,

Jorge Alvarado.

Gerente de Recursos Humanos.

LA CIRCULAR

Definición: La circular es un tipo de texto administrativo utilizado en el ámbito empresarial. Pretende comunicar a los empleados, departamentos o sectores, una noticia de interés, una información relevante o comunicar un evento de la misma empresa o entidad con el fin de evitar interrupciones y perdidas de tiempo durante las labores.

Usos más frecuentes:

• para no tener que reunir a todos los empleados a la vez y comunicarle cierta información.
• Para evitar interrupciones y perdidas de tiempo en la empresa.
• Para hacer hace eco de cierta novedad.

Partes de la Circular:

1. Nombre del documento: Esta es la primera parte de este tipo de texto, se coloca en la parte superior derecha, en forma centralizada el nombre CIRCULAR, totalmente en mayúscula.
2. Número del documento: Se coloca el numero correspondiente del documento, después de haber escrito la palabra circular.
3. Fecha: Se debe colocar la fecha de la circular justo debajo del nombre del documento, con al menos un linea de diferencia. Se escribe el día, el mes y el año.
4. Destinatarios: Este tipo de documentos siempre va dirigido a un conjunto de personas, en esta parte se debe especificar quienes son estas personas... ejemplos: Estimados padres, Empleados de la sección A, Sector de recursos humanos, entre otros.
5. Asunto: En esta parte como lo dice su nombre se describe cual es el motivo de la circular, resumiendo en al menos cuatro palabras de qué trata el documento. Se escribe esta palabra totalmente en mayúscula en el lado izquierdo de la página.
6. Texto o cuerpo: En esta parte se describe el mensaje que se quiere comunicar. Si esta va a contener más de un párrafo, se recomienda enumerarlos.
7. Despedida: En palabras simples se escribe una palabra de cortesía.
8. Firma: La persona quien precede la circular debe escribir su nombre, apellido y el cargo que ostenta.

Bibliografía:

https://es.slideshare.net/Brayajo/la-circular-y-sus-partes

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La solicitud

Documento escrito que va dirigido a una autoridad a los que se pide algo, que está contemplado en las leyes vigentes y el justo derecho. Generalmente, se usa para asuntos oficiales, como pedir certificados de estudios, inscripción de postulante, empleo, traslados, fecha de examen, rectificación de nombre, etc.

Partes de una solicitud

1. Lugar y fecha. Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año).
2. Numeración. Este punto puede variar de acuerdo con la institución. ...
3. Destinatario.
4. Asunto y resumen.
5. Cuerpo.
6. Despedida.

Usos más frecuentes:

1. Se usa para solicitar una beca
2. Se usa para solicitar un préstamo
3. Para solicitar algún puesto en un trabajo
4. Se usa para presentar alguna queja o reclamo

Nota: Esta se ha de realizar de forma respetuosa, donde se debe de dar a conocer las razones por la cual se le dirige la carta al destinatario y a la vez se deja los datos personales y de contacto para recibir cualquier respuesta a la misma.

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