BUENAS PRÁCTICAS PARA LA CERTIFICACION DE APRENDICES Y PROTOCOLO DE EGRESADOS

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BUENAS PRÁCTICAS PARA LA CERTIFICACION DE APRENDICES

Y

PROTOCOLO DE EGRESADOS

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

REGIONAL HUILA

CENTRO DE LA INDUSTRIA, LA EMPRESA Y LOS SERVICIOS NEIVA

CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL Y TURISTICO DEL HUILA LA PLATA

CENTRO AGROINDUSTRIAL LA ANGOSTURA

CENTRO DE GESTIÓN Y DESARROLLO SOSTENIBLE DEL SURCOLOMBIANO PITALITO

2019

OBJETIVO

Obtener resultados efectivos y pertinentes para lograr la oportuna certificación de los aprendices, desde el área de Formación Profesional Integral para su óptimo funcionamiento y mejora continua.

INTRODUCCIÓN

La certificación de los aprendices, en la formación profesional es el acto administrativo por el cual el SENA otorga títulos o certificados a los Aprendices que culminan satisfactoriamente el proceso de Formación profesional integral y a quienes demuestran su competencia laboral en el Proceso de Evaluación y Certificación para el Trabajo – SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

El SENA Regional Huila a identificado las principales dificultades desde el inicio, durante, y después en el proceso que incide en la no oportuna certificación de aprendices; así mismo, ha diseñado e implementado estrategias que aportan positivamente en el cumplimiento de las metas de certificación 2019, como se expone en el presente informe.

CAUSAS DE LA NO CERTIFICACION:

PREVIO AL PROCESO

• Falta de claridad en la denominación de algunos de los programas académicos ofertados para que sean llamativos y la descripción sea clara para los aspirantes.
• Débil divulgación de los programas antes de la inscripción de los aspirantes.
• Falta de banco de videos promocionales de los programas de formación.

DURANTE EL PROCESO

• Deserción por falta de oportunidades para realizar la etapa práctica en sus diferentes modalidades.
• Desactualización de las bases de datos de aprendices (información de contacto) desde Sofía Plus.
• Identificar las causas de deserción en el aprendiz y realizar una intervención de apoyo desde el programa de bienestar de aprendices.
• Falta de articulación y oportunidad de la gestión para la presentación de las pruebas T y T.
• Falta de validación del documento de identidad en la presentación de las pruebas T y T (presentan la prueba con tarjeta de identidad y al momento de certificarse tienen cédula).
• Débil conocimiento del aprendiz y del instructor del proceso de formación profesional integral (reglamento del aprendiz: modalidades de etapa práctica, procedimiento de certificación).
• Falta de seguimiento oportuno a la etapa práctica por instructores pertinentes.
• La plataforma Caprendizaje permite el inicio de la etapa productiva con resultados de aprendizajes sin evaluar.
• Falta de personal en los Centros de Formación para gestionar la contratación de aprendices en etapa práctica.
• Falta de recursos para realizar los encuentros de egresados, eventos de certificación.
• Debilidades en las habilidades blandas de algunos aprendices.
• Debilidad en el papel Co-formador de la empresa.
• Falta de incluir la curva de aprendizaje en la carta de presentación del aprendiz al empresario para etapa práctica.
• Falta que las competencias en los diseños curriculares sean acordes al  nivel de la formación vs expectativa del empresario actualmente.
• No se conduce al aprendiz a formalizar la certificación académica una vez aprobado el resultado de la etapa productiva.
• Deficiencia en personal instructor para asignación exclusiva en seguimiento de etapa productiva de tal forma que se logre articulación con el encargado de Certificación académica.        

BUENAS PRÁCTICAS Y ESTRATEGIAS PARA LA ATENCIÓN Y CERTIFICACIÓN A LOS APRENDICES

PREVIO AL PROCESO

• La Regional Huila debe emitir comunicación a la Dirección de formación profesional solicitando agilizar la actualización de los programas en los siguientes aspectos:

1. La denominación de los programas se establezca de un lenguaje sencillo y fácil comprensión para el ciudadano común
2. Que las competencias sean acordes a la formación en cantidad y calidad de acuerdo al nivel de cualificación y perfil de salida.
3. Adecuación de los ambientes de formación.

• La Dirección General asigne recursos para la contratación de una persona que se encargue de realizar la promoción del portafolio de servicios de cada Centro de Formación.
• Solicitar la revisión del protocolo de verificación y aprobación de la oferta por parte del asesor de las redes de conocimiento ya que este genera demoras en los procesos de divulgación de la oferta; la respuesta debe ser oportuna.
• Ampliar la cobertura de la divulgación realizando charlas informativas en los diferentes municipios de influencia de los Centro de Formación.
• La oficina Regional de comunicaciones deberá generar y administrar un banco del material multimedia y audiovisual que se produce en los centros de formación para la promoción y divulgación de la oferta académica, de igual manera este material debe ser publicado en diferentes medios de comunicación masivos y redes sociales.
• Orientar a los aprendices en el proceso de inducción y periódicamente a través de charlas cortas y puntales (5-10 minutos) sobre los documentos requeridos para formalizar el proceso de certificación (formatos etapa productiva y seguimiento de bitácoras).
• Socializar con los instructores que realizan seguimiento a la etapa productiva los requisitos documentales para certificación.
• Realizar seguimiento a los aprendices en estado por certificar, a través de herramientas tecnológicas, como envío de correos masivos por fichas académicas y llamadas telefónicas. Notificación vía correo electrónico institucional, indicando la documentación requerida dentro del procedimiento GFPI_P_02 Procedimiento certificación académica V03 y lo establecido en la Guía para certificación académica.
• Gestionar actividades en pro de depurar listado de aprendices en estado por certificar y fortalecer la oportunidad de la certificación, en cumplimiento del procedimiento GFPI_P_012 certificación académica V03.
• Socializar a los aprendices que están culminando etapa lectiva los requisitos de certificación e importancia de actualización de datos.
• Realizar cruce de información de datos de contacto con APE en pro de localizar a los aprendices pendientes de certificar e invitarlos a formalizar la certificación.

• Fortalecer seguimientos que permitan mejorar la ejecución de Certificación de aprendices.
• Dar cumplimiento en la Gestión documental del procedimiento de Certificación académica de tal forma que pueda consultar y verificar fácilmente el cumplimiento de requisitos de certificación y de esa manera, garantizar la trazabilidad de la documentación de los aprendices certificados.
• Revisar y evaluar el proceso con el equipo de Formación Profesional y Subdirección y de esa manera, tomar las acciones de correctivas y de mejora continua.  
• Convocar a un encuentro en un lugar accesible para poblaciones Vulnerables; en este encuentro se orientarán Talleres Ocupacionales y Actualización de la Hoja de Vida.

DURANTE EL PROCESO

• Modelo de integración de la cultura de emprendimiento desde el inicio de la formación, articulación de las áreas de emprendimiento con el Centro de formación, el gestor debe involucrarse y trabajar de la mano; los gestores de emprendimiento deberán tener metas de proyectos generados por aprendices los cuales sean gestionados y aprobados como alternativa para su etapa productiva.
• El área de comunicaciones deberá remitir un banner a los correos electrónicos de los aprendices recordando las modalidades para certificarse.
• Realizar talleres de sensibilización por parte del área de administración educativa o formación sobre las alternativas para certificarse; este taller se realiza un mes después de iniciar la formación.
• Realizar campañas de sensibilización para la actualización de datos personales en la plataforma Sofía Plus.
• Establecer un acompañamiento por el área de bienestar aprendices previo a la radicación de solicitudes de retiro y aplazamiento identificando las causas, brindado alternativas de continuidad en el proceso de formación.
• Solicitar a Administración Educativa de la Di general para que se realicen los ajustes pertinentes en el aplicativo Sofía para la validación oportuna del documento de identidad en la presentación de las pruebas T y T y el documento al momento de certificarse.
• Reforzar la inducción de los aprendices en el conocimiento del reglamento del aprendiz y reinducción a los instructores en el proceso de ejecución de la formación especialmente en alternativas de etapa productiva, y realizar campañas permanentemente.
• Solicitar a la Digeneral la asignación de presupuesto para la contratación de instructores técnicos dedicados exclusivamente al seguimiento de etapa productiva.
• Solicitar a la Digeneral; contactar al diseñador del software caprendizaje para que se incluya un filtro que impida el inicio de la etapa productiva en caso de presentar rap pendientes de evaluar o rap no aprobados.

• Dar amnistías para aquellos aprendices que hayan logrado el vínculo laboral después de haber culminado su proceso de formación aun cuando superen los dos años contemplados en el reglamento del aprendiz, para que se puedan iniciar el proceso de certificación; con esta modalidad, siempre y cuando este vínculo laboral esté relacionado con la formación.
• Solicitar la asignación de presupuesto al Centro para la contratación de personal que se dedique exclusivamente a la promoción del contrato de aprendizaje en el sector productivo.
• Solicitar la asignación de recursos para la realización de encuentro (02 eventos en el año), de egresados y eventos de certificación (04 eventos en el año).
• Orientar desde la Diregional el diseño de actividades de aprendizaje integrados (rap técnico + rap del componente social) desde el primer día y hasta el último día de formación.
• Diseñar talleres de formación para co-formadores de empresa y desarrollarlos permitiendo la participación de todas las empresas obligadas a contratar aprendices y exigir esta certificación junto con la cuota regulada.
• Solicitar a los instructores técnicos el diseño de la curva de aprendizaje de cada uno de los titulados e incluir dicha curva en la carta de presentación del aprendiz al inicio de la etapa productiva.
• Solicitar a la Dirección de Formación Profesional la agilización de la actualización de los diseños curriculares que se ajusten a los requerimientos a las normas de competencias laborales actualizados.
• Establecer como requisito para firmar paz y salvo la actualización de datos en la plataforma Sofía, adicionalmente los instructores líderes de cada grupo de formación deben tener contacto directo y constante con cada uno de los aprendices, asesorándolos hasta que ellos logren la certificación, para lo cual, dar continuidad a los grupos de redes en los que se mantiene comunicación durante la etapa lectiva
• Brindar capacitación en habilidades blandas a instructores, pues se ha evidenciado que se forma primero con el ejemplo; facilitar jornadas de trabajo en la cual participen instructores transversales, profesionales de bienestar con los aprendices, simulando situaciones en las cuales se potencien habilidades blandas, haciendo énfasis en la inteligencia emocional en la empresa.
• Determinar un espacio con los profesionales en psicología, realizando sensibilización acerca del papel de la empresa en la formación profesional integral que se fomenta desde el SENA.

PROTOCOLO ATENCIÓN APRENDICES-EGRESADOS

INDUCCIÓN APRENDICES QUE INGRESAN A FORMACIÓN TITULADA

1. La Coordinación Académica con apoyo del área de bienestar de aprendices, remitirá correo electrónico a los Orientadores APE, con el cronograma de la intervención, para la socialización del portafolio de servicios de la APE, en la Inducción de aprendices.

1. Una vez terminada el proceso de matrícula, la Coordinación de Formación, enviara a los orientadores de la APE el reporte de aprendices matriculados por ficha correspondientes a cada período, con los siguientes datos: Nombre y apellidos, No. documento identidad, fecha nacimiento, lugar de nacimiento, nombre de la formación, teléfono, dirección de residencia, correo electrónico.

1. Los orientadores de la APE procederán a inscribir a los aprendices no registrados en la plataforma APE y los que se encuentren inscritos se les restablecerá la contraseña.

TALLERES DE ORIENTACIÓN OCUPACIONAL A APRENDICES QUE CULMINAN ETAPA LECTIVA

1. Los coordinadores académicos del Centro de formación, deben enviar a los orientadores de la APE trimestralmente la relación actualizada especificando No. de ficha, nombre del Programa, jornada, fecha de inicio y terminación de la etapa lectiva, instructor líder de grupo con teléfono y correo electrónico.

1. Los orientadores ocupacionales de la APE previo a la elaboración del cronograma de talleres concertarán con el instructor responsable de la formación por lo menos un mes antes de terminar su etapa lectiva la fecha, hora, lugar del taller de orientación ocupacional.

1. Los orientadores ocupacionales de la APE, remitirán correo a los coordinadores académicos del Centro según corresponda la programación, especificando lo siguiente:

• Cronograma de los talleres, para estos se requiere:
• Los aprendices deben presentarse el día del taller con los documentos escaneados de estudios que ha realizado y certificado de que están en formación (descargado de Sofía plus).
• El ambiente debe contar con conectividad a internet, televisor y computador para proyección; así como, computadores suficientes para que los aprendices puedan realizar de manera práctica el taller.

1. El coordinador académico remitirá correo electrónico al instructor líder de cada curso con copia a las orientadoras ocupacionales de la APE, solicitando cumplimiento de la directriz y requiriendo que el instructor debe estar presente durante el taller.

1. El instructor será el responsable de informar a los aprendices de la realización del taller de orientación especificando fecha, hora y los documentos escaneados que deben tener listos ese día. Además, deberá realizar el alistamiento del ambiente de acuerdo a lo mencionado en el punto 3, para lo cual confirmará por correo a las orientadoras de la APE, las condiciones aptas para la realización del mismo, con la siguiente lista de chequeo:

Nombre del curso: _________ No. de ficha ___________

• No. de aprendices en la formación______
• No. de computadores con conectividad a internet _______
• Se cuenta con televisor y pc con conectividad a internet Sí ___ No__

1. Los orientadores APE, previa a la realización del taller se comunicarán con el instructor para confirmar fecha, hora, lugar de acuerdo al cronograma enviado.

1. Los orientadores ocupacionales programan el taller en el aplicativo APE.

1. Para la ejecución del taller, las orientadoras requieren un espacio de tiempo de 4 horas para abordar los siguientes temas: Manejo de aplicativo, actualización y soporte de documentos, elaboración de hoja, entrevista y pruebas psicotécnicas.

1. El día del taller los orientadores ocupacionales tomarán lista de asistencia y quedarán orientados en la plataforma solo los aprendices que participen del taller.

1. El instructor será un apoyo en la orientación y motivación de los aprendices para que actualicen la hoja de vida en el aplicativo de la APE durante y después de su proceso de formación y esta sea una herramienta para la búsqueda de empleo

1. El taller de orientación ocupacional se asocia al proceso de formación como un resultado de aprendizaje:  Interactuar en los contextos productivos y sociales en función de los principios y valores universales., de la competencia: Promover la interacción idónea consigo mismo, con los demás y con la Naturaleza en los contextos laboral y social.

CERTIFICACIÓN

El aprendiz para obtener su certificado, presentará los documentos requeridos para obtener el paz y salvo en las áreas responsables y se solicita que en esta ruta el aprendiz actualice la información de sus datos en el área de bienestar de aprendices con la persona responsable de egresados.

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