Control Areas Funcionales

El control en las diferentes áreas funcionales

Una de las grandes ventajas de los sistemas de control es que permiten, en los diferentes niveles y áreas administrativas de la empresa, evaluar las ejecuciones, tanto a nivel genérico como específico, a fin de determinar la acción correctiva necesaria.

El control se aplica a las cuatro áreas básicas de la empresa y a cada una de sus subfunciones.

1. El control en el área de operaciones

La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto. Para lograr esto, se aplican técnicas tales como estudios de tiempos y movimientos, inspecciones, programación linean y dinámica, análisis estadísticos y gráficas. El control en esta área comprende cuatro funciones:

Control de Calidad

Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un defecto en el producto. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad especifica, tanto en las materias primas como en los productos terminados, establece límites aceptables de variación en cuanto a: color, acabado, composición, volumen, dimensión, resistencia y otros aspectos técnicos, mismos que se comparan con las normas fijadas para el producto, con el fin de detectar y eliminar cualquier causa capaz de originar un defecto en el mismo.

Control de inventarios

Su objetivo primordial es determinar el nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Un buen sistema de control de inventarios permite:

• Disponer de cantidades adecuadas de materias y/o productos para hacer frente a las necesidades de la empresa

• Evitar pérdidas considerables en las ventas

• Evitar pérdidas innecesarias por deterioro u obsolescencia, o por exceso de material almacenado

• Reducir al mínimo las interrupciones de la producción

• Reducir los costos en: materiales ociosos, mantenimiento de inventarios, retrasos en la producción, derechos de almacenaje, depreciación, etc.

Por consiguiente, el control de inventarios se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes, tanto refacciones, herramientas y materias primas, como productos terminados. Este tipo de control protege a la empresa de costos innecesarios por acumulación o falta de existencias en el almacén.

Control de la Producción

El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un óptimo rendimiento en las unidades producidas, e indicar el modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Existen diversos sistemas de control y planeación de la producción los que varían de acuerdo con el tamaño y la naturaleza del proceso de fabricación.

Un sistema adecuado de control de producción reporta los siguientes beneficios:

• Disminución de tiempos ociosos

• Reducción de costos

• Evita demoras en la producción

• Permite cumplir, al departamento de ventas, sus compromisos con los clientes

• Incrementa la productividad

Control de Compras

Relacionada fuertemente con el control de inventarios, esta función verifica el cumplimiento de actividades tales como:

• Selección adecuada de los proveedores

• Evaluación de la cantidad y la calidad especificada por el departamento solicitante

• Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material

• Determinación del punto de pedido y de reorden

• Comprobación de precios

Este tipo de control promueve la eficiencia al evitar:

• Compras innecesarias, excesivas y caras

• Adquirir materiales de baja calidad

• Retrasos en los programas de producción y otras áreas

2. El control en el área de finanzas

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Establece lineamientos para evitar pérdidas y costos innecesarios, y para canalizar adecuadamente los fondos monetarios de la organización, auxiliando de esta manera a la gerencia en la toma de decisiones para establecer medidas correctivas y optimizar el manejo de sus recursos financieros.

Control Presupuestal

Como ya se estudió, los presupuestos se elaboran durante el proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Un sistema de control presupuestario debe:

• Incluir las principales áreas de la empresa: ventas, producción, inventarios, compras, etc.

• Coordinar las partes como un todo y armonizar entre si los distintos presupuestos

• Detectar las causas que hayan originado variaciones y tomar las medidas necesarias par evitar que se repitan

• Servir de guía en la planeación de las operaciones financieras futuras

• Ser un medio que ayude al dirigente a detectar las áreas de dificultad

• Por medio de datos reales y concretos, facilitar la toma de decisiones correspondientes

• Estar acorde al tiempo establecido en el plan, así como adaptarse al mismo

• Contribuir a lograr las metas de la organización

Control Contable

Ninguna empresa, por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo. Los informes contables se basan en la recopilación eficiente de los datos financieros provenientes de la operación de una empresa.

El objeto primordial del control contable consiste en identificar las

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