El control en las diferentes áreas funcionales

El control en las diferentes áreas funcionales.

El control es la tarea de evaluar en qué medida se está avanzando en la dirección definida o si se están produciendo desviaciones con respecto a la misma. El control se reduce a tratar de determinar al final de la estación de producción si se ha ganado o perdido dinero.

Por otro lado, las actividades que desarrolla una empresa pueden ser ordenadas en áreas funcionales. Según las características de cada empresa, se pueden identificar distintas áreas funcionales. En la mayoría de los casos se pueden identificar al menos cuatro áreas siguientes: operaciones, finanzas, mercadotecnia y recursos humanos.

El control de operaciones.

El control operativo está destinado a mantener el funcionamiento del sistema con arreglo a las normas previstas para producir una cantidad y una calidad determinadas de resultados o productos directos. Se distingue de los demás tipos de control por la índole continua de sus operaciones (acopio y análisis de datos, comparación, decisión e instrucciones), por lo frecuente y directo de su acción sobre las operaciones en marcha del programa y porque las normas utilizadas para comparación se circunscriben a las insertas en el plan del programa y en el plan operativo. Sin embargo, el alcance de las normas que hayan de incluirse en un determinado mecanismo de control operativo puede ser relativamente estrecho o amplio, según sea la forma en que ese mecanismo se proyecte y ejecute.

Por su índole y por sus propiedades ordinarias, el control operativo se concreta en manipular elementos dentro del sistema en marcha. Persigue el objetivo fundamental de percibir divergencias importantes respecto a las normas y corregirlas. Cuando la acción correctiva rebase su esfera, el problema deberá ser atendido por el control del programa, cuyas funciones son más amplias.

En casi todos los programas, el control operativo aplicará además ciertas normas que quizá no estén escritas en los planes de funcionamiento del programa en cuestión.

El control operativo se ocupa de la calidad del trabajo que se realiza. La evaluación del rendimiento exige comparar las actividades con normas de cantidad, calidad y oportunidades de producción. Este tipo de evaluación puede llegar a ser bastante complejo cuando lo que se mide no consiste sólo en bienes y servicios, sino también en recursos y en procesos de producción.

La función de control en esta área busca El incremento de la eficacia, la reproducción de costos y la uniformidad y mejora de la calidad del producto.

Control de calidad.- Se utiliza para detectar y eliminar cualquier causa que pueda originar un efecto en El producto.

Control de inventarios.- Su objetivo primordial es determinar El nivel más económico de inventarios en cuanto a materiales, productos en proceso y productos terminados.

Control de producción.- El objetivo fundamental de este control es programar, coordinar e implantar todas las medidas tendientes a lograr un optima rendimiento en las unidades producidas, e indicar El modo, tiempo y lugar más idóneos para lograr las metas de producción, cumpliendo así con todas las necesidades del departamento de ventas.

Control de compras.- Relacionada fuertemente con El control de inventarios, esta función verídica El cumplimiento de actividades tales como:

Selección adecuada de los proveedores

Evaluación de la cantidad y calidad especifica por el departamento solicitante.

Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada de los materiales

.El control en el área de finanzas.

Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y de los rendimientos en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.

Control Presupuestal.- Los presupuestos se elaboran durante El proceso de planeación, sin embargo son, también, control financiero, al permitir comparar los resultados reales en relación con lo presupuestado, y proporcionar las bases para aplicar las medidas correctivas adecuadas.

Control Contable.- Ninguna empresa por pequeña que sea, puede operar con éxito si no cuenta con información verídica, oportuna y fidedigna acerca de la situación del negocio y de los resultados obtenidos en un determinado periodo

La responsabilidad financiera en una organización.

• Informes financieros regulares para todos aquellos que tienen derecho a saber lo que está haciendo la organización con sus fondos.

• La organización puede contar con fondos mediante la producción de pruebas de recibos y pagos.

• La organización puede mostrar el dinero que se ha gastado en los objetivos y en el trabajo particular que se intenta cubrir.

• La organización no acepta las obligaciones financieras que no se puedan lograr.

• La organización toma todas las precauciones necesarias para prevenir la malversación de fondos y para guardar los fondos y registros para luego recuperarlos.

Con respecto a las funciones y responsabilidades de las distintas partes del control financiero y responsabilidad, hay algunos principios básicos importantes a seguir:

• El control de las finanzas debería estar dividido para que una persona no tenga demasiado control o poder sobre el dinero.

• Debería estar claro quién es el responsable de cada tarea o área de actividad.

Puedes localizar una mala administración o abuso de una persona en particular o de varias.

• No debería haber áreas poco definidas con respecto a quién es el responsable de qué, y no superposiciones que posibiliten a una persona echarle la culpa al otro y evitar responsabilidades.

• Las decisiones financieras se deberían tomar en el nivel adecuado. Así, por ejemplo, un contable debería tomar decisiones sobre los gastos sin presupuestos. Quién toma las decisiones debería estar incluido en forma de póliza escrita y aprobado por el cuerpo directivo.

• La gente debería tener las habilidades necesarias para llevar a cabo sus funciones y responsabilidades.

• Cada uno de por lo menos el nivel medio de administración, incluyendo los miembros

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