EXPEDIENTES INDIVIDUALES

Expediente laboral individual del trabajador

Para que el patrón cumpla con las disposiciones legales y fiscales que regulan la relación de trabajo, o sea, la relación obrero-patronal, se recomienda que se creé o complete un expediente individual del trabajador con lo que a continuación se menciona.

Documentación que deberá contener el expediente individual del trabajador:

Acta de nacimiento

Solicitud de empleo

Cartas de recomendación

Constancia de no antecedentes penales

Examen médico

Aviso o constancia de inscripción al RFC

Alta en el seguro social

Credencial de elector

Comprobante de domicilio actual

Contrato individual de trabajo

Descripción de puesto y función, así como, Línea de tramo y control dentro de la organización, y su responsabilidad dentro de la misma.

Constancia de la CURP

Constancias o cédulas que acrediten su capacidad, aptitud o facultad para ejercer su profesión u oficio.

Examen de admisión (en su caso)

Constancia de retención de crédito INFONAVIT

Constancia de descuento por otros conceptos por los que la empresa esté obligada a retener.

Adicionalmente para trabajadores menores de edad se deberá contar con la siguiente documentación:

Constancia del último grado de estudios (secundaria)

Carta de autorización de los padres o tutores

Además durante el transcurso de la relación laboral se deberá anexar la siguiente documentación:

Certificados de incapacidades médicas.

Modificaciones y cambios en el salario

Modificaciones y/o actualizaciones al contrato individual del trabajo

Actas administrativas (en su caso)

Reportes de desempeño (en aspectos como: higiene y seguridad en el trabajo, cumplimiento de funciones, iniciativa, comportamiento individual y colectivo, implementación de medidas de control y mejoramiento a los sistemas de la empresa, entre otros)

Avisos presentados a la junta de conciliación y arbitraje

Finiquitos (en su caso)

Carta de renuncia o despido (en su caso)

Certificado de defunción (en su caso)

Algunos de los beneficios de contar el expediente laboral individual de cada trabajador completo son los que a continuación enumeramos:

Toma de decisiones sobre bases sólidas y sustentables

Un mejor control administrativo del personal de la empresa

Se evitan sanciones de parte de las autoridades (Secretaria del Trabajo y Previsión Social, Instituto Mexicano del Seguro Social, INFONAVIT, entre otros)

Se prueba en caso de demandas laborales la justificación del despido o causa de la terminación de la relación de trabajo.

Se crea certidumbre y seguridad para el patrón.

Comprobantes de pago de sueldos y demás conceptos originados por la relación de trabajo

Un aspecto que tiene demasiada importancia Tanto para efectos del Impuesto Sobre la Renta, para efectos del IMSS e INFONAVIT, y así como también para cuestiones meramente laborales, es muy importante comprobar que se ha cubierto con la obligación de pagar al trabajador las remuneraciones y prestaciones a que tiene derecho a recibir el trabajador. Para comprobar dichos pagos y prestaciones otorgadas se requiere contar con la siguiente documentación:

1. Recibo de nómina.

El recibo de nómina se debe entregar al trabajador al momento de pagarle su sueldo para que lo firme y por este medio comprobar que ha recibido el pago dicha nómina. Este recibo debe cubrir el mismo periodo que se le este pagando al trabajador, es decir, si al trabajador se le paga semanalmente, el recibo deberá comprender una semana, si es quincenal, el recibo deberá ser también quincenal. Este recibo para que satisfaga los requisitos

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