¿Es importante evaluar la documentación de un SGC ISO 9001?

¿Es importante evaluar la documentación?

Mediante la norma NTC ISO 9001 se tiene el modelo mas reciente de gestión de la calidad que parte de una estructuración planificada de una serie de requisitos a tener en cuenta de forma interna en la compañía para luego comenzar con la información documentada o también llamada Documentación; el inicio de éste ultimo le permitirá a futuro una adecuada operación, control y mejora del sistema de gestión de la calidad, llevando a cabo las debidas evaluaciones del mismo.

La documentación hace referencia a la información que una organización debe controlar y mantener, y al medio de soporte que la contiene (Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA), s.f.). La necesidad de la información se trata también desde uno de los principios de gestión de la calidad, como lo afirma (León & Bretaña, 2016):

el enfoque basado en hechos para la toma de decisión, el cual plantea que las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información. De ahí la importancia que se le da a la información para evaluar la eficacia de los procesos y del sistema de gestión de la organización. Estos mismos planteamientos se encontraban presentes desde la edición del 2000. El análisis del propio concepto de calidad como «el grado en el que un conjunto de características inherentes (de un producto, un proceso o un sistema) cumple con los requisitos» (Oficina Nacional de Normalización, 2005, p.8), entendidos estos como necesidades o expectativas establecidas, generalmente implícitas u obligatorias, de los clientes y otras partes interesadas, requiere ineludiblemente «la evaluación de la información relativa a la percepción del cliente acerca de si la organización ha cumplido sus requisitos» (Oficina Nacional de Normalización, 2005, p.3). (p.8).

si se implementa un sistema de gestión de la calidad según la norma NTC ISO 9001, su información documentada estará ligada a unos documentos de origen interno que deben ser creados y aprobados por las mismas directivas de la empresa y otros documentos de origen externo que no son creados ni aprobados por la organización pero que son necesarios y sirven de guía para el desarrollo del sistema de gestión de la calidad. Es importante tener control de cada documento creado y aprobado (procedimientos, manuales de operación, instructivos, formatos sin diligenciar, entre otros.) pues ésta, por lo general da apoyo a la operación de los procesos de la empresa y a su vez es una base fundamental que permite el monitoreo, medición, análisis y la posterior evaluación del desempeño de los procesos llevados a cabo por la empresa. Dentro de este sistema de gestión de la calidad existe un nivel de jerarquía de la documentación el cual se expone de manera perfecta en el material de apoyo llamado creación y actualización de la información del SENA; éstos los presentan en forma de pirámide, siendo la cúspide de la misma el de mayor importancia y comenzando desde el nivel 1 el cual corresponde a la información de obligatoria documentación (alcance, política y objetivos de calidad), el nivel 2 hace referencia a esos documentos que expresan las especificaciones de procedimientos, guías e instructivos a nivel operacional; el nivel 3 son aquellas especificaciones como los formatos (sin diligenciar) y el nivel 4 aquella información documentada que proporciona evidencias de la ejecución de actividades como lo es, los formatos diligenciados y el registro de actividades. Cada documento antes mencionado es de vital importancia y debe ser titulado, codificado, y debe llevar un medio de soporte que permita su conservación en el tiempo para así dar respuesta a lo hablado al principio referido a la operabilidad, control y mejora del sistema de gestión de calidad de una empresa, al asegurar los aspectos anteriores se puede implementar entonces uno de los principales enfoques que tiene esta NTC ISO 9001 lo cual es el ciclo de mejora que puede ser regulado gracias a las evaluaciones de la información documentada expuesta anteriormente. Estas evaluaciones de la documentación pueden llevar el nombre de evaluaciones del desempeño que buscan revisar sigilosamente cada proceso, formato, registro de las actividades propias de la empresa para facilitar la monitorización continua de los aspectos críticos que pueda tener “X o Y” proceso dentro de la misma y así poder iniciar un ciclo de mejora continua. El otro nombre que puede adoptar son las valiosas auditorias internas y externas que si bien, buscan evaluar el rendimiento de todos los procesos del sistema de gestión de la calidad, analizando cada información documentada en los registros, formatos diligenciados, comparando con los requisitos de la norma, de esta forma entonces es una excelente herramienta para la toma de acciones correctivas.

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