Examen Gestion de proyectos

Marianela chaves Artavia

I parcial

Respuestas

1. A) El primer problema que observo es que al ser nuevo el departamento Fernando ha tenido que implementar políticas y requerimientos de dicho departamento, lo cual acontece que en el pasado la empresa no contaba, con ningún tipo de parámetro de tiempo lo que, es un problema para la empresa desde el pasado ya que necesitamos el tiempo para lograr determinar el inicio y fin del proyecto, ya que nunca antes existía un departamento que gestionara los proyectos específicamente.

B) No existían herramientas de control para desarrollar proyectos y ningún tipo de documentación que respalde, a la empresa por si algún acontecimiento sucede.

C) No se encuentra un nivel de coordinación apto para desarrollar un proyecto, no se implementó un plan de riesgo posterior a la aceptación del proyecto ya que no se gestionan los riesgos de la mejor manera, mala definición de roles y responsabilidades, tanto a nivel interno como externo.

D) Los roles de responsabilidades asignados a su equipo de trabajo quizás no fueron bien establecidos y sus responsabilidades, por lo que puede afectar en la toma de decisiones para dar una fecha final de su proyecto, afectando también el abastecimiento del proyecto por una reducción de presupuesto.

E) Una mala comunicación entre el nuevo patrocinador y Fernando pueden lograr que el proyecto sea una pérdida total, ya que no están considerando los recursos y costo lo cual afecta la continuidad del proyecto, ya que no se mide el alcance real del proyecto.

1. Tiempo:  primero que todo Fernando estableció un tiempo de 6 meses, debiendo haber presupuestado un poco más considerando que podrían aparecer en las fases del proceso anomalías o cambios de último momento, donde la administración le pasa una mala jugada, al pasar de ser un proyecto de costo plazo a largo plazo.

Dinero: un recorte de presupuesto del 20% sobre el presupuesto pasado impide que el proyecto con los requerido por el patrocinador sea llevado acabo ya que más bien con las adicionalidades de los gustos del nuevo patrocinador incrementaría un 50% más del presupuesto actual, lo cual implica recorte de personal, lo cual afecta el tiempo de fin, ya que el presupuesto no cubre con las necesidades del proyecto.

Materiales: al reducir el presupuesto puede afectar directamente la calidad de los materiales, lo cual es un riego para el proyecto, ya que no cumple los estándares de calidad planteadas al inicio del proyecto.

1. Si Fernando debió considerar que el riego es inherente siempre pueden aparecer, ya que no estamos expuestos a ellos, por lo que tuvo que a ver ejecutado un plan para enfrentarlo, debió considerar el riesgo de no poder terminar el proyecto a tiempo por alguna eventualidad, por lo que debió tener planes de contingencia para esas eventualidades, tanto como el riesgo de no satisfacer al cliente, no logrando el objetivo planteado desde el inicio.

1. Fernando tuvo que haber realizado un análisis optimizada de la situación actual de la empresa, la fase de pre inversión desde la concepción de la idea detenidamente, haber realizado un estudio de mercado apto para realizar el proyecto debió analizar los presupuestos de costos y realizar un cálculo preliminar de la rentabilidad de la inversión y haber analizado. Pero aun así Fernando debió dirigirse directamente a la empresa en sí y revisar que todo estuviera en orden con el patrocinador para luego aceptar un proyecto.

1.  Si se encuentran problemas de comunicación ya que no se decide negociar sobre la disminución de presupuesto con el nuevo patrocinador por lo que Fernando decide presentar la renuncia lo que debían hacer era un ajuste a los objetivos previstos en su contrato, para lograr llegar al fin del proyecto. Ya que una desactivación y abandono de proyecto no es rentable y muy poco común. Fernando tuvo que evitar la reinvención de los objetivos establecidos, dándole a entender al patrocinador que eso no era rentable para el proyecto. Tenía que identificar la prioridad de su cumplimiento. Una buena gestión de requerimientos, que faciliten el dialogo con el patrocinador.

1. Se debió considerar el estudio de la evaluación financiera de la empresa donde laboraba el patrocinador, Ya que se encontraron incongruencias en el manejo de las finanzas donde laboraba dicha persona, detalle de materiales, equipos, personal, ya que se deben tomar en cuenta en los nuevos detalles que quiere el patrocinador ya que los materiales pueden aumentar, los equipos y el personal debido a los requerimientos nuevos del patrocinador, lo cual aumentara el costo en personal y en material y equipo, lo que determinaría un costo de gastos e ingresos, perfeccionar la alternativa con mayor VAN+, reduciendo incertidumbre ya debe considerar y quedar claramente definidos los presupuestos y los objetivos. No debieron considerar las ejecuciones mal administradas de los cambios a realizar, mas con la disminución del presupuesto que afectarían directamente al rumbo del objetivo.

1.  Para mi es correcto porque desde desde la contratación de Fernando le dieron la potestad de crear políticas y requerimientos de dicho departamento por lo cual él se tomó el tiempo de averiguar el manejo pasado para gestionar los cambios organizacionales, con el fin de alcanzar los objetivos esperados por el departamento, implementando acciones acordes a su naturaleza y cultura. Change Management propone recorrer este proceso alineando la cultura con los objetivos del cambio propuesto.

1. La responsabilidad esta algo compartida a mi parecer el primer patrocinador tiene la culpa ya que estaba haciendo uso de su autoridad ya que tenía un mal manejo de finanzas por lo que el presupuesto del proyecto no era algo que lo afectara mucho a él directamente, por lo que el nuevo patrocinador debió adaptarse junto con Fernando al cambio del proyecto, estimando el costo, el tiempo y los recursos ya presentados en la planificación, teniendo presente, que la inflexibilidad del segundo gerente fue algo radical.

1. La fase que falla es la de pre inversión ya que no se consideraron los cambios y que los recursos de dinero eran insuficientes para todas las peticiones nuevas, no se consideraron los riesgos de que el proyecto acabara, las modificaciones del diseño fueran tan inflexibles, la ejecución fallo ya que contaba solo con dos meses de ejecutarse, cuando se pospuso por una mala comunicación y malos planes de riesgos.

Deberían haber considerado el presupuesto, los análisis, los objetivos, las metas iniciales del proyecto, los análisis de pre factibilidad.

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