GUIA TECNICA COLOMBIANA

GUIA TECNICA COLOMBIANA(6TC.185.)

DOCUMENTACION ORGANIZACIONAL:

Esta guía técnica colombiana(6TC.185.) tiene como propósito brindar herramientas que faciliten la gestión documental en las organizaciones, con el fin de simplicar y organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y electrónicas. A su vez, busca contribuir con la disminución del tiempo y los costos, con buena calidad. El documento se plantea como una guía, lo cual permite su adaptación a las necesidades y características internas de las organizaciones. La guía tiene como base las siguientes normas:

NTC  3393

NTC  3234

NTC  3397

NTC  3394

NTC  3588

NTC  3359

NTC  3235

NTC  4176

OBJETO: Esta guía presenta recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa. Tiene en cuenta los aspectos generales de las comunicaciones y presenta un orden para las partes de cada tipo de documento, con base en el estilo y la presentación que demandan los protocolos organizacionales y que se establecen en los manuales de procedimientos de cada organización, para la producción de documento.

Esta guía técnica colombiana está dirigida a empresarios, directivos, instructores, asistentes administrativos, secretarios y todas aquellas personas involucradas en la generación de documento para facilitar su elaboración y presentación

REFERENCAS NORMATIVAS:

Los siguientes normativos referenciados son indispensables para la aplicación de este documento normativo. Para referencias fechadas, se aplica únicamente la edición citada. Para referencias no fechas, se aplica la última edición del documento normativo referenciado. Así:

NTC  1001 Papel formatos

NTC  1486 Documentación guía para la tesis de grados y otros trabajos de investigación

NTC  1075 Documentación para las divisiones y subdivisiones en documentos escritos

NTC  4436 Información y documentación papel para documentaciones de archivo

NTC 5313 Referencias bibliográficas

La carta comercial: la carta es una comunicación o documento que registra en forma escrita un mensaje o información a un destinatario. Se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas o personas naturales con el propósito de realizar negocios o prestar un servicio

Márgenes: superior entre tres y cuatro centímetros. Este varía de acuerdo con el logotipo de la empresa.

Inferior entre dos y tres centímetros.

Izquierdo entre tres y cuatro centímetros

Derecho entre dos y tres centímetros

Estilos: existen dos estilos para elaborar cartas: estilo bloque y bloque extremo

Estilo bloque. Se tiene en cuenta que las líneas de números, consecutivos, fechas, asunto, firma y cargo del remitente, se escribe partiendo del centro del documento hacia el margen derecho

Estilo bloque extremo: Todos los datos del documento inician en el margen izquierdo.

Partes

La carta comercial consta de las siguientes partes: número de consecutivo o referencia, fecha, datos del destinatario, asunto, saludo o vocativo, texto, despedida, remitente, líneas especiales

1. Numero de consecutivo: Se escribe de dos o tres interlineas del margen superior; puede ser numérica o alfa-numérica según lo determine cada empresa en particular. Ejemplo: 0-234 G-490 RH-120
2. Fecha: De dos a tres interlineas de numero de consecutivos se escribe la ciudad de origen y la fecha de envió, en forma completa. Ejemplo:

Bogotá, 7 de septiembre de 2018

1. Datos del destinatario: De cuatro a seis interlineas de la fecha, se ubican los datos del destinatario distribuidos de la siguiente forma:

Tratamiento: Doctor

Nombre: LUIS CARLOS ALDANA

Cargo: Gerente General

Empresa o institución: Manufacturas Riveros

Dirección: Calle 59 38-34

Ciudad de destino: Bucaramanga, Santander

La carta se dirige en forma personalizada, es decir, a un funcionario especifico debemos tratar por todos los medios de conseguir el nombre completo de la persona a quien se va a dirigir

Normalmente, los datos del destinatario, se distribuye en seis líneas, pero dependiendo de la extensión del cargo, empresa o dirección se puede extender máximo a ocho líneas. Todos los datos se escriben en mayúscula inicial; ocasionalmente podemos escribir el nombre de la persona en mayúscula sostenida o cuando se utilice una sigla, para el nombre de la empresa.

Doctor

MANUEL JOSE URIBE

Jefe de estudios e investigaciones

Sociales para América Latina

EAN

Bogotá D.C

1. Asunto. Consiste en expresar, máximo en cuatro palabras, el tema de la carta. Se escribe de dos a tres interlineas de los datos del destinatario. Ejemplo: Asunto: solicitud o cotización
2. Saludo. Encontramos saludo independiente y saludo como parte del texto

Saludo Independiente: Se escribe dos interlineas del asunto o a tres interlineas de los datos del destinatario cuando no hay asunto siempre va seguido de dos puntos. Ejemplo:

Apreciado Señor Gómez

Respetada Señora María Ximena:

Señora Ministra:

Ingeniera Silvia María:

Cordial Saludo Doctor Mancera:

Saludo Como Parte del texto: Se escribe en la primera línea al empezar el texto de la carta a tres interlineas del asunto. Ejemplo: Tenemos en gusto de saludarla Doctora Silvia María. Y de acuerdo con…

Con agrado lo saludamos, Señor Gómez y le informamos que…

Cordialmente lo saludamos y confirmamos que…

Lo saludamos y le anexamos

Reciba un cordial saludo y a la vez le informamos que…

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