HERRAMIENTAS DE LA COMUNICACION

3.1. FORMAS BÁSICAS DE COMUNICACIÓN ESCRITA EN LA ORGANIZACIÓN.

La comunicación escrita es aquella que precisamente se realiza por escrito. El emisor es una persona que produce textos.. La ventaja de este tipo de comunicación es que permanece, no se pierde como las palabras y puede llegar a muchos receptores, aun cuando el emisor haya muerto o se encuentre muy lejos.

La habilidad para comunicarse por escrito en forma clara y eficaz es una competencia necesaria en la mayoría de los niveles y funciones de una organización.

Un escrito eficaz puede contribuir a optimizar el proceso de toma de decisiones o a mejorar la comprensión sobre, por ejemplo, el estado que guardan ciertos asuntos, los requerimientos entre sectores, el desempeño de un área durante la aplicación de un programa, o para la consecución de objetivos claros de cara al exterior de la empresa.

3.1.1 OFICIO

Es un documento utilizado para redactar un mensaje en el cual se externa una consulta, una orden, petición de informe, gestiones, acuerdos, invitación, etc. Únicamente se reconoce como oficio al escrito o documento hecho por Ministerios Públicos, Secretarias de Ayuntamientos municipales, Presidencias municipales, embajadas, sindicatos, jugados, tribunales, escuelas y demás organismos oficiales y de gobierno.

Como se integra

1. Membrete:

2. Lugar y fecha:

3. Código o numeración:

4. A quien va dirigido:

5. Asunto:

6. Referencia:

7. Texto o contenido:

8. Despedida:

9. Firma:

10. Anexo:

11. Con copia a:

3.1.2 MEMORÁNDUM

Un memorándum es un documento laboral que también se conoce como memo, el cual se utiliza como medio de comunicación administrativo entre el personal que labora en las empresas, instituciones públicas o privadas o dependencias de gobierno.

El memorándum puede redactarse en distintos formatos, aunque por lo regular se redacta en una hoja tamaño media carta, la cual puede llevar impreso el título de memorándum, aunque esto no es obligatorio.

El memorándum sirve para dar a conocer información importante a los empleados de la empresa, como pueden ser avisos, nuevas disposiciones, solicitud de vacaciones, instrucciones y recomendaciones, entre muchos otros.

Los memorándum se deben de redactar con los siguientes datos:

Nombre de la persona o personas a quién está dirigido.

Fecha.

Asunto del que se trata, redactado de una forma breve.

Nombre del o los remitentes.

Firma.

Características de un memorando:

• Se redacta en tercera persona.

• Se refiere por completo al tema planteado (es específico-exacto).

• Utiliza la construcción positiva.

• No usa rodeos de palabras.

• Las oraciones son directas y claras y cortas

• Los modelos son de diferente tamaño y forma.

• No llevan saludo ni despedida.

• Es un medio de comunicación que da a conocer asuntos breves o extensos según el modelo.

3.1.3 CIRCULAR

Es un tipo de comunicación breve, cuyo contenido va dirigido a varias personas, mando o niveles de una organización, empresa o a las empresas mismas, con el fin de transmitirles una información sobre asuntos muy variados.

Características esenciales:

La circular reúne las siguientes características esenciales:

• dimensiones del papel generalmente más pequeños que los de la carta corriente.

• contenido referido a asuntos de poca importancia como instrucciones, presentaciones, avisos, anuncios, etc.

• redacción por lo común en forma impersonal (se les comunica…, se informa a todos los trabajadores).

• remitente: el nombre de la dependencia, organización o empresa correspondiente (la dirección…, el departamento del personal…).

PARTES:

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.(CIRCULAR Nº 050-...../GG.)

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento está dirigido a un grupo de personas interesadas.(A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.)

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.(ASUNTO: Cambio de horario.)

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.

(Atentamente, cordialmente).

h) Firma y cargo.

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

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