Informacion General para realizar Eventos

INSTRUCTIVO PARA LA REALIZACION DE UN EVENTO

1. INFORMACION GENERAL

1.1 Nombre del evento: En el nombre de un evento, generalmente incluimos también el número de edición a la cual pertenece. El nombre es fundamental, generalmente es descriptivo, y contiene la temática principal sobre la cual se van a abordar distintos temas y determina el eslogan del evento.

1.2 Objetivo el evento: Antes de toda organización, hay que tener bien en claro el objetivo. Definiendo claramente para que se realiza el evento.

1.3 Invitado (s) de honor: Es determinado por el objetivo y tipo de evento que se desea realizar.

1.4 Alcance del evento: Determina hasta donde queremos llegar con el evento, sea nivel municipal, zonal, regional, nacional e internacional.

1.5 Justificación del evento: Representa la importancia que tiene el evento, el “¿por qué?” y el “para qué” es importante llevarlo a cabo.

1.6 Tipo de evento: Determina el evento que se planea realizar, ya sea una reunión, seminario, conferencia, conversatorio, taller, feria, manifestación, congreso u otros.

1.7 Público objetivo: Nos permite determinar a qué tipo de población va dirigido el evento y de esta manera realizar toda la planeación. Ejemplo: líderes comunitarios, estudiantes, madres comunitarias, adultos mayores, población diversa… etc.

1.8 Número de participantes: Es determinado por el coordinador del evento y nos permite definir el lugar, presupuesto y logística.

1.9 Invitados especiales: Son aquellas personas que se consideran importantes para que asistan al evento. Deben agendarse con tiempo y programarse una vez confirme su asistencia.

1.10 Meta a alcanzar: Es definir que se quiere alcanzar con la realización del evento, por ejemplo: pertenecer al voluntariado, formación de líderes, promoción de la fundación, recaudos u otros. 

1.11 Lugar, fecha y hora del evento: Debe ser una fecha donde haya disponibilidad del sitio,  disponibilidad de los invitados de honor e invitados especiales, y que el lugar sea acorde para la ubicación  del público al que va dirigido. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento, se debe tener en cuenta una hora donde el público objetivo a convocar este disponible y un lugar al que todos puedan llegar y a su vez pueda ser reservado. Revise que la fecha no se cruce con otras actividades del público objetivo del evento.

2. PLANEACIÒN DEL EVENTO

2.1 Defina un coordinador general del evento, quien será el responsable de la organización, dirección, orientación y supervisión de los diferentes equipos de trabajo.

2.2 Socialice con todo el equipo, el evento a realizar, tenga en cuenta el objetivo, metas, alcance, tipo de público del evento, organice los diferentes equipos de trabajo y sus funciones.

2.3 Capacite a todos los miembros del equipo.

2.4 Elabore una lista de contactos: es el directorio de personas estratégicas para el cumplimiento de los fines. Incluye la lista de miembros del equipo de trabajo, patrocinadores, invitados de honor, invitados especiales, proveedores y otros que considere necesarios.

2.5 Prepare un cronograma (con fechas límite) para cada actividad realizando el seguimiento pertinente, asegúrese que todo vaya de acuerdo al plan. Fije fecha, hora, sitio del evento, nombre del invitado de honor ya confirmado, nombre y eslogan del evento.

2.6 Reúnase con los equipos de trabajo y manténgase en contacto permanente con los jefes de cada equipo.

1. Presente el informe final del evento.

1. EQUIPOS DE TRABAJO

3.1 Equipo de programático: Este equipo es el encargado junto con el Gerente y coordinador del evento de definir: nombre, objetivo, lugar, fecha, hora, metas, alcance, justificación y tipo de evento, publico objetivo, número de participantes, invitados especiales, invitado (s) de honor y programa del evento.

3.2 Equipo financiero: Es el encargado de preparar, supervisar y ajustar el presupuesto, incluyendo todos los posibles gastos y los ingresos. También es el encargado de registrar los recaudos, control de boletería, bonos y demás movimientos financieros que sean necesarios para la realización del evento. Elabora  el registro de patrocinadores y proveedores. Este equipo presenta el informe financiero con sus respectivos soportes.

3.3 Equipo de marketing y publicidad: Es el encargado de promocionar y difundir el evento en la etapa previa. Establece los canales de difusión y puntos de distribución de boletería o bonos requeridos para el evento. También le corresponde determinar las piezas publicitarias requeridas, sitios de divulgación en la etapa de promoción y en la realización del evento, determina el lenguaje asertivo a usar de acuerdo  al tipo de evento y público objetivo.

3.4 Equipo de logística: Es el encargado de establecer la logística necesaria para el evento: Auditorio, sonido, recepción y acompañamiento permanente a invitado (s) de honor e invitados especiales , recepción de patrocinadores, inspección del sitio, limpieza del sitio, alimentos y bebidas, trasporte, mobiliario, accesos a discapacitados, alarmas de emergencia, baños, parqueadero, vigilancia, señalización, decoración, puntos de recepción, fotos, música, videos, distintivos, recolección de información, etc. Elabora una lista de chequeo y realiza seguimiento con el propósito de prevenir con anticipación los posibles obstáculos y evitarlos.

4. ACTIVIDADES EN EL EVENTO

Precise los equipos encargados de atender el evento, ejemplo: equipo de recepción de invitados especiales e invitado (s) de honor, equipo de apoyo audiovisual, maestro de ceremonias y apoyo a las presentaciones, equipo de logística, equipo de vigilancia, equipo de memorias del evento y equipo de aseo. Debe haber un coordinador logístico que interactúa con todos los grupos de acuerdo a lo planificado  y una vez iniciado el evento es el encargado de verificar, supervisar y controlar las actividades programadas de los diferentes grupos de trabajo.

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