MANUAL DE ORGANIZACION PARA ACONTECIMIENTOS

MANUAL PARA LA ORGANIZACIÓN DE ACONTECIMIENTOS

El Gabinete de Protocolo está a la disposición de la comunidad universitaria para el apoyo a la preparación de los acontecimientos que se celebran en nuestra Universidad.

A continuación se ofrecen algunas sugerencias sobre los pasos a seguir para la organización de los mismos.

1 . DENOMINACIÓN DEL ACTO

Nombre del acontecimiento.

2 . FIJACIÓN DE FECHA Y HORA

Con antelación suficiente para hacer todos los preparativos, que dependiendo de la envergadura del acto será de por lo menos 3 meses.

3 . PETICIÓN DE SALA

Se solicitará la sala que se desee utilizar por escrito en la dependencia correspondiente.

Dependiendo del montaje de medios necesario para el desarrollo del acontecimiento, será aconsejable reservar la sala el día de la celebración y el anterior.

4 . EDICIÓN DE FOLLETOS, INVITACIONES, CARTELES, etc.

Gabinete de Imagen y Comunicación Gráfica

Existe este Gabinete a la disposición de la comunidad universitaria, que hace el diseño de carteles, folletos, invitaciones. Es aconsejable solicitar este servicio con la debida antelación.

Persona de contacto D. Enrique Pérez Penedo, director del Gabinete

Teléfono: 965903471.

Ubicación: Biblioteca General

E-mail: gabimatge@ua.es

Imprenta:

Persona de contacto: D. Juan González Pagán, ningún de taller

Teléfono: 965903472.

Ubicación: Pabellón Biotecnología (antiguo edificio Consejo Social)

E-mail: impremta@ua.es

<!--[if !supportLists]-->• Se deberá proporcionar modelos indicando tema, título, fecha, lugar, ponentes, etc, con total precisión. <!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->• Debe encargarse el trabajo con suficiente antelación. <!--[endif]-->

5 . ENVÍO DE INVITACIONES

Las invitaciones deberían enviarse con tiempo suficiente (3 semanas aprox.) para las confirmaciones (si fueran necesarias).

Deberá constar en la invitación la fecha límite de confirmación de asistencia y el teléfono, fax o correo electrónico donde hacerlas.

6 . PARTE DE MANTENIMIENTO

Se solicitará al servicio de mantenimiento todo lo necesario para el desarrollo del acto: megafonía, atril para discursos, tablas presidenciales (indicando el nº de personas que deberían ocuparla, manteles, música, proyectores, banderas, pendón, etc.).

7 . COLABORACIONES

Si es necesaria la colaboración en el acto de personal de apoyo se solicitará a través del Gabinete de Protocolo que en función del tipo de acontecimiento proporcionará el personal adecuado.

8 . PRESENCIA DEL RECTOR O VICERRECTORES

Pasos para solicitar la presencia del rector o un vicerrector en un acto:

1 . Invitación al acto:

<!--[if !supportLists]-->• Entregar la invitación personalmente o a su secretaría con 2 semanas de antelación <!--[endif]-->

<!--[if !supportLists]-->• Adjuntar programa completo del acto, con fechas,

...