METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

PLANEACIÓN: Son los objetivos de carácter general que regulan la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios.

OBJETIVOS: El propósito es establecer las acciones que se deban desarrollar en forma secuencial y ordenada.

FACTORES DE REVISAR

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA                  PROPÓSITO O ESTRATEGIA

Planeación: Definir el marco de actuación de la organización.

Organización:     Diseñar e instrumentar la infraestructura para el fundamento de la                          organización.

Dirección:    Tomar decisiones pertinentes para regular la gestión de las organizaciones

Control:            Medición del progreso de las acciones en función.

PREPARACIÓN DEL PROYECTO DE AUDITORIA 

CONCEPTO          DEFINICIÓN

• Naturaleza: Tipo de auditoría.
• Almacén: Áreas de aplicación
• Antecedentes: Recuento de auditoría y estudios de mejoramiento previo
• Estrategias: Curso de acción
• Justificación: Demostración de necesidades
• Acciones: Actividad necesaria para la ejecución
• Recurso: Materiales, tecnología, etc.
• Costo: Beneficios que se esperan
• Resultado: Material de investigación
• Información complementaria: Puede servir de apoyo

PROYECTO DE AUDITORIA 

• Nombre de la empresa
• Antecedentes(introducción)
• Objetivo
• Alcance
• Justificación
• Misión
• Visión
• Valores
• Desarrollo de la auditoría
• Informe de la investigación
• Propuesto

NORMAS DE LA AUDITORÍA

Son los requisitos de calidad relativos a la personalidad del auditor y al trabajador que desempeña y de la naturaleza profesional de la actividad de auditoría y de sus características específicas.

1. NORMAS PERSONALES: Se refiere a las cualidades que el auditor debe poseer para poder asumir las responsabilidades y de las exigencias que el carácter profesional de la auditoria impone(entrenamiento, capacidad, independencia de criterios, etc.).
2. NORMAS RELACIONADAS A LA EJECUCIÓN DEL TRABAJO: Refiere a las medidas de calidad de trabajo, como: supervisión adecuada, formulación aprobación y aplicación de las políticas empresariales evaluación del control interno, evaluar la eficiencia administrativa, asegurar la exactitud y confiabilidad de los datos administrativos y financieros, etc.
3. NORMAS RELACIONADAS CON LA PREPARACIÓN DEL INFORME:

• El informe del auditor deben de tener un cuidado especial en la redacción y presentación del mismo.
• Establecer con claridad el alcance del trabajo efectuado.
• El informe del auditor es el producto de los labores.

1. NORMAS DE LA AUDITORÍA OPERATIVA: Para evaluar se necesitan normas y estándares de comparación para juzgar y medir la fundición de este analizado.

Las normas de auditoría se clasifican en:

1. Normas personales.
2. Normas relacionadas con la ejecución del trabajo.
3. Normas relacionadas con la preparación de la información.

PLANEACION

Se refiere a los alineamientos de carácter general de la aplicación de la auditoria administrativa para garantizar la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de estudio, investigación preliminar, proyecto de auditoría y diagnostico preliminar, que sean suficientes, pertinentes y relevantes.

Investigación preliminar: se requiere tomar en cuenta criterios como:

1. Determinar las necesidades específicas.
2. Identificar los factores que requieren de atención.
3. Definir estrategias de acción.
4. Jerarquizar prioridades en función con el fn que se persigue.
5. Descubrir ubicación, naturaleza y extensión de los factores.
6. Especificar criterios del perfil del auditor.

DIAGNÓSTICO PRELIMINAR

A través del conocimiento adquirido por el auditor se debe preparar un marco de referencia que fundamente el por qué es la necesidad de auditor, debiendo considerar los siguientes elementos.

INFRAESTRUCTURA

• Esquema de operación (proceso funcional).
• Estilo de administración.
• Modificación en la estructura organizacional.
• Nivel de desarrollo tecnológico.

FORMA DE OPERACIÓN

• Desempeño registrado.
• Logros alcanzados.
• Expectativas no cumplidas.
• Toma de decisiones.

POSICIÓN COMPETITIVA 

• Naturaleza, sector, giro de empresa.
• Competencia.
• Clientes, proveedores, etc.

 JUSTIFICAR LAS NECESIDADES DEL AUDITOR

• Determinar el alcance de la auditoría.
• Determinar las acciones para atender prioridades.
• Establecer criterios.
• Cuantificar necesidades de Recursos Humanos, materiales y financieros.
• Conformar un equipo de auditores y asignar responsable.
• Desarrollo del marco de trabajo.
• Seleccionar en forma tentativa los indicadores los indicadores financieros.
• Determinar el cuerpo de técnicos para captar la información.

ETAPAS

El proceso de la auditoria administrativa requiere, para su desarrollo de cuatro etapas.

1. PLANEACIÓN: Es la función donde se define el desarrollo secuencial de las actividades dentro de los programas, así como la determinación del tiempo requerido, para el desarrollo de cada una de las etapas. La finalidad de la planeación consiste en poder proveer anticipadamente a la acción, todos aquellos factores que se requieran.

En la planeación el auditor debe considerar os siguientes puntos:

• Características en la empresa.
• Finalidad de los trabajos.
• Secuencia de su desarrollo.
• Estimación de tiempos, para la estimación de cada trabajo.
• Determinación de las técnicas que se utilizan.
• Determinación del personal que intervengan.
• Determinación de medios materiales.

1. EXAMEN: En esta etapa es en donde comienza la auditoria que inicia con la ejecución de los programas a obtener la información necesaria de las áreas sujetas al estudio.

El examen inicia con:

• La presentación del responsable
• Del personal que participara en la auditoria
• Planteando el objetivo y el alcance del estudio
• Iniciar los resultados que arroje la revisión
• Mencionar el beneficio del área auditada

Las técnicas de investigación más utilizadas son:

1. ENCUESTAS:

• Cuestionarios
• Entrevistas

1. INTERPRETACIÓN DE DOCUMENTOS:

• Verificación
• Observación

1. EVALUACIÓN: Terminada la investigación el auditor, procederá a formular sus conclusiones atendiendo lo siguiente:

• Concentración de los datos obtenidos en la investigación
• Clasificación de los datos
• Evaluación de resultados
• Determinación de la solución

1. PRESENTACIÓN: La presentación y el contenido del informe debe reunir los siguientes requisitos:

• Debe estar redactado en forma sencilla clara y precisa
• La conclusiones estar apoyadas con argumentos razonables y convincentes, motivando la acción
• Debe estar escrito con limpieza y el papel adecuado
• El informe deberá estar acompañado de todos los documentos formulados como resultado de los trabajos tales como: graficas, instructivos, manuales, formatos, etc.

OBJETIVOS

• DE CONTROL: Destinados a orientar los esfuerzos en la aplicación de la auditoria y evaluar el comportamiento organizacional en la relación con los estándares preestablecidos.
• DE PRODUCTIVIDAD: Encausar las acciones de la auditoria para el aprovechamiento de de los recursos de acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.
• DE CAMBIO: Transformar la auditoria en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la organización.
• DE ORGANIZACIÓN: Determinar que el curso de la auditoria apoye la definición de la estructura, competencia, funciones y procesos a través del manejo eficaz de la delegación de autoridad y el trabajo en equipo.
• DE SERVICIO: Representan la manera en que la auditoria puede constatar que la organización esta inmensamente en un proceso que la vincula cuantitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes
• DE TOMA DE DESICIONES: traduce la puesta en práctica y los resultados de la auditoria en un solo instrumento de soporte del proceso de gestión de la organización.

IMPORTANCIA DE LA AUDITORIA

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TECNICAS DE OBTENCIÓN DE INFORMACIÓN

•  INVESTIGACIÓN DOCUMENTAL: Normativa, administrativa, mercado, ubicación geográfica, estudios financieros, situación económica, comportamiento del consumidor.
• OBSERVACIÓN DIRECTA: Revisión del área física donde se desarrolla el trabajo de la organización para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional.
• ACCESO A REDES DE INFORMACIÓN: Acceso a redes, entre otra internet, permite detectar información operativa o normativa de clientes, socios, proveedores, empleados, organizaciones des sector o lo que a su vez facilita el intercambio electrónico de datos y mantener una relación interactiva con el entorno.
• ENTREVISTA: Consiste en reunirse con una o varias personas y cuestionarlas, orientarlas para obtener información.
• CUESTIONARIOS: Esta constituidos por serie de preguntas escritas predeterminar secuenciadas y separadas por capítulos o temas específicos con el propósito que muestren la interacción y conexiones áreas para que en conjunto brinden el perfil completo de la organización.
• CEDULAS: Estas herramientas se utilizan para captar la información recuerda que de acuerdo al objeto y alcance de la auditoria.

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