PLAN DE CONTINGENCIA Y EMERGENCIA

PLAN DE CONTINGENCIA Y EMERGENCIA

Cada negocio necesita un plan de emergencia y contingencia que le permita reducir el riesgo y aminorar el efecto potencial en los empleados, clientes y la salud financiera del negocio en caso de una catástrofe.

La planeación de negocios evoluciona

La planeación para enfrentar las crisis y las contingencias son las herramientas de supervivencia del nuevo milenio ya que debido a los cambios en la energía, el ámbito de los negocios y el clima político, es ahora una práctica estándar incluir un plan de contingencia para compensar las fluctuaciones del combustible, la energía y las tasas de interés.

¿Cuál es el propósito de un plan de contingencia y emergencia?

Es anticiparse a los potenciales riesgos y planear cómo responderá, manejará y actuará la empresa cuando ocurran eventos específicos. Tomarse el tiempo para llevar a cabo un pronóstico de los riesgos le permitirá a usted y a sus equipos de administración estudiar detenidamente posibles escenarios, definir las implicaciones y bosquejar un plan de respuesta.

¿Qué es un plan de emergencia?

Define lo qué se debe hacer cuando (el evento) ocurra. Es una respuesta específica, táctica y práctica para atender los problemas, los asuntos y la confusión después de una emergencia importante. El plan puede enfocarse sólo en el negocio o también puede abarcar a los empleados, clientes y proveedores. Implica la creación de estrategias específicas, cuestiones organizacionales y una respuesta estructurada que les permita a los miembros de su equipo hablar acerca de las cuestiones, entrenarse y prepararse.

¿Qué es un plan de contingencia?

Es la parte de su plan de negocios que examina los supuestos que subyacen a éste. Cada plan de negocios está basado en supuestos específicos —como ciertos hechos, proyecciones y tendencias del mercado— que usted considera ciertos. El proceso de elaborar su plan de contingencia le ayudará a examinar la viabilidad del negocio cuando se demuestre que los supuestos no son correctos.

Examine y verifique los supuestos

Cuando elabore su plan de negocios es muy importante que examine todos los supuestos importantes y trate de confirmar su exactitud utilizando la información de un tercero. El plan de contingencia debe responder a éstas preguntas y muchas más:

• ¿Qué hacer ante una caída de ventas e ingresos?
• ¿Qué hacer si las tasas de interés de los préstamos aumentan?
• ¿Qué hacer si van a la quiebra clientes importantes?
• ¿Qué hacer si un miembro clave del personal se enferma, renuncia o muere?
• ¿Qué hacer si  las autoridades sanitarias, de seguridad y patronales cierran el negocio en caso de que no cumpla alguna ley?
• ¿Qué hacer si los servicios públicos, combustibles o materia prima aumentan repentinamente sus costos?
• ¿Qué hacer si un proveedor importante sale del negocio?
• ¿Cómo responder si un cliente se accidenta en las instalaciones?
• ¿Qué tan vulnerable es el negocio ante robos por parte de los empleados, los clientes o algún tercer actor?

Indicadores de desempeño clave (IDC)

Son herramientas de medición administrativa y contable que sirven para monitorear el rendimiento del negocio. Los IDC se expresan en razones (proporciones) cuando se calculan dos o más totales de sus estados financieros. Por ejemplo, la llamada razón de liquidez corriente es uno de los IDC más conocidos ya que es una manera de expresar liquidez en su negocio al calcular la razón entre los activos circulantes y los pasivos circulantes.  Los valores de los IDC pueden variar mucho de una industria a otra. Se necesitan conocer los índices de su industria porque serán su parámetro para comparar el desempeño de su negocio con la competencia.

Identifique y defina sus propios IDC

Para definir los propios IDC se debe hacer una lista de todos los supuestos clave que subyacen y soportan el plan de negocios. ¿Cuáles son los cambios, tendencias o eventos que podrían provocar un efecto negativo en el negocio y afectar los ingresos, utilidades y la viabilidad de su operación? Tratando de identificar las tendencias subyacentes que tendrían que cambiar para afectar negativamente su negocio. Es sólo cuestión de establecer una relación entre dos valores conocidos y luego calcular el valor o índice. A medida que usted los monitorea durante un largo periodo, sentirá cuál es el nivel normal de la actividad, de modo que cuando éste se deteriore, un cambio en los IDC le llamará la atención para que pueda investigar y tomar una acción correctiva.

Elaboración de un plan de emergencia/desastre en 6 pasos

Paso 1: Evaluación y atenuación

La planeación anticipada ayuda a determinar el nivel de riesgo y permite estudiar cuidadosamente el efecto que los desastres comunes en su área pueden tener en el negocio. Elaborar un plan de desastres por escrito no sólo puede reducir el costo y efecto de un desastre sino que también puede ser utilizado como una guía para dirigir los preparativos y el entrenamiento de la administración y del personal. Su plan para manejar desastres debe anticipar cómo enfrentar estos posibles eventos: energía, fallas en el software y equipos de computación, delitos contra redes y computadoras; conflictos laborales, desastres naturales, actos terroristas.

Entre más tiempo se tome para identificar los escenarios más probables, se estará mejor preparado para hacer frente a la recuperación y restauración del negocio.

Paso 2: Planes de respuesta y recuperación

Una vez que examinadas las amenazas potenciales, es tiempo de que se enfoque en elaborar el plan para responder a la emergencia y después el necesario para emprender la recuperación. Algunas de las áreas en las que se debe concentrar los esfuerzos de planeación son el área financiera, las instalaciones y equipos, seguros, clientes, empleados, gobierno y comunicación.

Paso 3: Proceso de evaluación de daños

El plan debe incluir hojas de cálculo preformateadas para  documentar el daño y a entenderlo claramente para que su reclamo a la aseguradora sea adecuado y exacto. Deben incluir inventario, equipos y activos.

Paso 4: Procedimientos de salvamento

Parte del acuerdo con la aseguradora dependerá del esmero en documentar sus esfuerzos para salvar inventario, equipos, componentes y edificio. Describa su plan, que debe incluir una cámara e inventario u hojas de control de equipos para registrar el tipo de daño.

...