PLAN DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE ANALISTA DE CONTRATOS

PLAN DE INDUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO DE ANALISTA DE CONTRATOS

1. Conocimiento del Dpto. de Materiales y sus funciones. Ver Comunidades Departamentales en la Intranet.
2. Información de contactos en la División de Contratos.
3. Rol del Analista de Contratos. Job description.
4. Lectura de las políticas del Cerrejón (Ética y Conflicto de Intereses).
5. Prevención de la corrupción:

• Lectura guía para la prevención de la corrupción.
• Curso web y presencial de prevención de la corrupción.
• Procedimiento de debida diligencia (due diligence) en contratos.

1. Conocimiento del DOAG y guía de subdelegaciones.
2. Recorrido por el proceso de contratación. Centro de Conocimiento de Contratos – CoCo.
3. Lectura del manual de compras y contratación. (Versión 2013)
4. Conocimiento de los documentos estándares de contratación. CoCo.
5. Plan anual de compras y contratación, roles y responsabilidades.
6. Entrenamiento en Ellipse:

1. Consulta de contratos y cargue/modificación de contratos. MSE384. Ver manual de digitación.
2. Herramienta automática de cargue y reajuste de tarifas. Loaders en Excel.
3. Consulta de proveedores y sus calificaciones. MSO201
4. Consulta de Aprobaciones en curso. MSEAPM / MSEAPH
5. Aseguramiento de cargue correcto de tarifas. Reporte tarifas SIGCOR vs Anexo B del contrato. Reportes RAM.

1. Creación de proveedor, solicitudes de información para el Registro Maestro de Proveedores (Vendor Master File – VMF). Formatos EFT: Comunidades departamentales, CoCo.
2. Seguros, impuestos, grossup, reajuste de tarifas.
3. Reportes Business Objects y tableros de control.
4. Manejo del BPM Contratos: OJT

1. Solicitudes de contratación, responsabilidades, documentos mínimos requeridos.
2. Recorrido por las etapas de contratación indicadas en CoCo.

1. Preparación de documentos de contratación como:

1. Plan de aprovisionamiento.
2. Plan de evaluación.
3. Plan de negociación.
4. Adjudicación según nivel de aprobación.

1. Aplicaciones para los administradores de contratos, solicitudes, ActPaid, etc.
2. Revisiones cruzadas, formatos, responsabilidades.
3.  Seguimiento de vencimientos, sub/sobre ejecución, control tubería, justificación de procesos fuera del rango.
4. Manejo/administración documental. Carpetas de procesos, archivo de control de la tubería, CAD y Onbase. Liliana Sánchez.
5. Clasificación de la información (confidencial – propietario, etc.)
6. Tips en uso de herramientas básicas:

1. Word: Merge, creación de documentos.
2. Excel: Mínimos, máximos, evaluación de VPN.
3. Internet: Accesos directos a páginas de uso frecuente. Dian, SIC, Banrepública, etc.

Links útiles

Video de seguridad

Checklist de Actividades al ingreso:

1. Solicitud de accesos a los sistemas:

• OnBase
• SIGCOR
• Ellipse (tener claras las credenciales según la posición)
• BPM
• Tableros dinámicos
• Business Objects
• CoCo
• Internet
• Carpeta Disco I – Acceso a carpetas y creación de carpeta propia:

I:\Materiales\Mina\Contratos

I:\Materiales\Mina\DatCont

1. Modificación/asignación de contratos en Ellipse – Cambio de Request By y CA-Analista de Contratos.

1. Definición de KPIs. Revisar con Wilson.

1. Presentación a los diferentes estamentos de la compañía con los que se requiere relación en referencia a contratos y reclamos.

1. Revisión cruzada de contratos recibidos de otros Analistas, si no la tienen.

1. Definir espacio de oficina, llaves de oficina y de las puertas de ingreso a la División.

1. Mudar línea telefónica o solicitar nueva.

1. Solicitar computador y periféricos (docking station, teclado, mouse, parlantes, cámara web, unidad de CD externa, teléfono) y/o modificar custodio si los trae desde su anterior asignación.

PRUEBA DE USO DE DOAG

Para todos los casos indique el numeral del DOAG usado para tomar la decisión.

CASO 1

Si tiene una solicitud de contratación por usd$300k que no fue incluida en el plan anual de compras y contratación y viene aprobada por el gerente de departamento, puede usted procesar la solicitud?

CASO 2

Esta haciendo una adjudicación para un proceso competitivo por un valor de usd$800k, quien lo aprueba y que endosos requiere?

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