Procedimiento de Gestión de Riesgos

Procedimiento de Gestión de Riesgos

1. Introducción

El riesgo tiene su origen en la incertidumbre. El riesgo se asocia a la posibilidad de que estos resultados no conocidos tengan efectos no deseados o conlleven una pérdida significativa.

Los objetivos de la gestión de riesgos del proyecto consisten en disminuir la probabilidad e impacto de los eventos negativos en el proyecto. Concentra su foco en la prevención proactiva de problemas que puedan afectar los objetivos del proyecto.En la gestión de riesgo se busca cuantificar de alguna manera el grado de incertidumbre y hacerlo manejable para evitar un impacto negativo sobre los resultados del proyecto. En términos generales los riesgos de proyectos están asociados a:

• Retrasos en actividades planificadas para el proyecto.
• Impacto en presupuesto aprobado.
• Cambios de Alcance.
• Dependencias e Impactos entre proyectos.
• Capacidad de Fabricas y Areas Involucradas en el proyecto.
• Competencias requeridas por los involucrados en el proyecto.
• Cumplimiento de Servicios y SLA definidos con proveedores.
• Adquisión de Infraestura Tecnologica.
• Calidad de Software.
• Deficiencias o Carencias de ambientes pre y productivos.
• Actividades no planificadas.
• Cambios Organizacionales que impacten participación de involucrados en el proyecto.
• Cambios Normativos que impacten el alcance definido del proyecto.

1. Proceso Identificación y Registro de Riesgos

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Identificar los riesgos es el proceso de determinar los riesgos que pueden afectar al proyecto y documentar sus características. El beneficio principal de este proceso es la documentación de los riesgos existentes, el conocimiento y la capacidad que se entrega al equipo de proyecto para anticipar eventos. Es un proceso iterativo debido a que los riesgos pueden evolucionar o se pueden descubrir nuevos riesgos al avanzar el proyecto.

Una vez registrado y durante toda la ejecución del proyecto será necesaria la revisión de los riesgos identificados, la identificación de nuevos riesgos, el progreso de las acciones definidas y en caso de que las condiciones cambien significativamente, planear nuevamente el trabajo de gestión.

El análisis que se realiza al inicio del proyecto es solo el principio de la gestión. La frecuencia y nivel de detalle de las posteriores revisiones y actualizaciones dependerá de la naturaleza del proyecto y deben formar parte del plan de gestión de riesgo.

Este proceso de identificación de riesgos, se realizará inicialmente una vez aprobada la iniciativa en Comité de Priorización, teniendo como participantes principales a:

• Sponsor
• Lider de Proyecto
• PMO
• Equipo de Proyecto

El Equipo de Proyecto estará compuesto por:

• Arquitectura
• Gestor de la Demanda
• Gestor de Calidad
• Lider Usuario de cada Area Involucrada
• Gestor de Producción
• Release Manager
• Infraestructura
• Operaciones

Teniendo como principales entradas:

• Catalogo de Riesgos: Detalle de causas comunes de riesgo en algún ámbito del proyecto.
• Caso de Negocio: Contiene la descripción del proyecto, el detalle de la justificación del mismo, sus beneficios tanto cualitativos como cuantitativos.
• Documentos de Proyecto: Documentos que se generan a medida que avanza el proyecto y que deben ser analizados ya que constituyen una fuente relevante de para la identificación de riesgos:

• SAP:Solicitud de Aprobación de Presupuesto, incluye el detalle de las partidas presupuestarias para el financiamiento del proyecto, fechas compromisos y descripción del alcance.
• Contratos: Detalle de las clausulas, multas, sla con cada uno de los proveedores que se han adjudicado el Proyecto.

• DR: Documento de Requerimientos
• DEF: Definición Funcional.
• Diagrama de Arquitectura: Diagrama de componentes del sistema.
• Carta Gannt: Detalle de actividades para completar el alcance del proyecto.
• Planes de Calidad, Pruebas e Implementación.

Con todos los elementos antes mencionados se elaborará el Registro de Riesgos (Matriz de Riesgos), el cual deberá ser monitoreado y actualizado durante la ejecución del proyecto.

El registro de riesgos incluirá:

• Descripción del Riesgo: Se debe describir el riesgo indicando claramente la causa, condición o situación que origina el riesgo, la situación de riesgo y finalmente el impacto si el riesgo se materializa.
• Ambito del Riesgo: Proyecto (Riesgo transversal a todo el proyecto), Tarea (Riesgo asociado una actividad particular)

• Probabilidad de Ocurrencia: Probalidad de materialización del riesgo,Alta(3)-Media(2)-Baja (1)
• Variable/Variables Proyecto Impactadas: Alcance-Esfuerzo-Costos-Plazo-Calidad
• Cuantificación Impacto: Cuantificación de Impacto, Alta(3)-Media (2)-Baja (1)
• Exposición del Riesgo: Probabilidad de Ocurrencia x Cuantificación Impacto
• Categoría de Riesgo: Categoría Según Catalogo de Riesgos
• Estado del Riesgo: Latente –Mitigado-Evitado-Materializado. (Al ingresar riesgo, por defecto el estado es Latente)
• Estrategia Respuesta: Estrategia que se aplicará  Aceptar/Mitigar/Evitar/Transferir donde:

• Evitar/Eliminar: El riesgo se evita completamente al eliminar la causa de la potencial amenaza, al aislar los objetivos del proyecto o al relajar el objetivo en riesgo. Ejemplo: si los riesgos están asociados a un equipo en particular entonces trabajar con otro equipo
• Aceptar: Se acepta el riesgo, no ejecutandose ninguna acción de respuesta al riesgo.
• Mitigar: Los efectos adversos se minimizan al reducir la probabilidad de ocurrencia o el área de impacto. Ejemplo: si no hay algunas competencias en el equipo entonces incluir gente más experta (reducir probabilidad) o asignarlos a tareas menos críticas (reducir impacto)
• Transferir: El riesgo sigue existiendo pero la responsabilidad se transfiere a otra organización. Esta acción no elimina el riesgo y este debe seguir siendo monitoreado. Ejemplo: tomar un seguro o añadir cláusulas de garantía a los contratos con proveedores

• Acción de Respuesta al Riesgo: Descripción de la acción o plan de respuesta al riesgo en base a la estrategia seleccionada.
• Responsable: Responsable del Riesgo
• Fecha Control Respuesta: Definición de fecha de implementación de acción de respuesta.
• Plan de Contingencia: Detalles de las acciones a implementar en caso que el Riesgo se materialice.
• Alertas: Alertas enviadas asociadas al riesgo.

1. Responsabilidades

A continuación se detallan las responsabilidades del Departamento PMO y Lider del Proyecto asociadas a la Gestión de Riesgos.

3.1 PMO

• Convocar y realizar reunión inicial de identificación de riesgos del proyecto, una vez aprobado la iniciativa en Comité de Priorización. Dicha reunión deberá incluir la participación del Equipo de Proyecto definido en la sección anterior.
• Registrar en el formato establecido los riesgos identificados para el proyecto,  incluyendo las acciones de mitigación definidas por cada uno de los responsables y fecha de control de dichas acciones.
• Monitorear semanalmente los riesgos incluidos en el registro de riesgos, incorporando nuevos riesgos en caso que existiesen, velando por el cumplimiento de las acciones de mitigación definidas.
• Generar alertas en caso que exista evidencia que indique que algún riesgo podría materializarse o los planes de acción definidos no han tenido los resultados esperados, o no se han ejecutado. Incluyendolas en registro de riesgos.

• Administrar y difundir semanalmente el registro de riesgos a todos los involucrados del proyecto.

3.2 Lider de Proyecto

• Facilitar una comunicación abierta e identificación de los riesgos en el proyecto.
• Determinar los niveles de tolerancia en conjunto con los involucrados para la priorización de riesgos.
• Elaborar el plan de gestión de riesgo con acciones de mitigación definidas por cada uno de los responsables.Monitorear el progreso de las acciones de mitigación definidas.
• Gestionar la aplicación contingencias en caso de requerirse para los riesgos identificados que se materialicen.
• Cuando se requiera, escalar oportunamente las situaciones que estén fuera de su rango de autoridad o acción.

1. Aplicación

Las actividades descritas en este documento serán aplicadas a todo Proyecto aprobado en Comité de Priorización a partir del 1 de Enero del 2015. A partir del 1 de Diciembre del 2014 se iniciará un período de marcha blanca en los proyectos Criticos en curso.

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