Proyecto: Reingeniería organizacional y de procesos

Fecha: 13-03-2019

Nombre del Proyecto: Reingeniería organizacional y de procesos

Justificación

La empresa Mecatrónica Industrial & Mechatronics Design cuenta con tres locales en Quito y 3 locales en Guayaquil. En cada local hay una copia de un mismo sistema informático para consultar precios, registrar las compras, emitir la factura y llevar un control de la caja. Este sistema fue desarrollado en el año 1990 y trabaja sobre una plataforma informática obsoleta. Además, la compra de una cadena de ferreterías y el aumento de nuevos locales crea la necesidad de mejorar los procesos para mantener el negocio bajo control y aumentar su rendimiento.

Objetivos estratégicos

• Disminuir los costos de procesos e incrementar oportunidades de negocio (expansión).
• Definir procesos generales en todos los locales existentes.
• Optimizar envíos de productos y mejorar la gestión de existencias.

Criterios de éxito

• Incremento en  la facturación  del orden del 150%.
• Disminución de los costos luego de 6 meses de haber implantado el sistema
• Disminución en  los montos de  envíos de productos y registro de stock disponible en tiempo real.

Breve descripción del proyecto

Se desea efectuar una reingeniería de los procesos de los locales para establecer un estándar entre establecimientos e instalar un nuevo sistema informático (información centralizada compartida) para suplir las necesidades y existencias de todos los locales mediante la contratación de los servicios de la compañía “Soluciones SA”, el cual proveerá el “paquete estándar del mercado” que dispondrá de solo lo necesario para satisfacer nuestros requerimientos.

Se contará con la creación de una nueva unidad encargada del control de envíos con el propósito de obtener optimización de trayectos para un eficiente transporte.

Principales interesados

• Gerente general
• Socio mayoritario
• Clientes potenciales
• Proveedores

Requisitos generales y restricciones

• Actualización del sistema informático capaz mostrar información en tiempo real sobre la situación y necesidades de todos los locales.
• Aplicación de mejora en el transporte de productos.
• Necesidad de incentivar la cultura organizacional al nuevo abastecimiento agregado.
• Necesidad de expansión del negocio a zonas no cubiertas.
• Presupuesto agregado por el nuevo equipo informático, área de envíos, capacitaciones.
• Fácil integración del nuevo abastecimiento.
• Adecuado entrenamiento del personal a la nueva ingeniería de procesos.
• Análisis de conformidad y expansión de mercado.

Riesgos principales

• Problemas del personal en acoplarse con la nueva ingeniería de procesos y falta de capacitación.
• Sistema informático defectuoso y con el tiempo obsoleto.
• Cuello de botella generado debido al área de control de envíos.
• Incompleta integración con el nuevo abastecimiento agregado debido a falta de comunicación efectiva.

Plan de respuesta preliminar

• Implementación de capacitaciones periódicas para el personal.
• Actualizaciones programadas de software y hardware de los equipos informáticos.
• Contratar más personal cualificado que atienda los envíos.
• Implantar reuniones semanales para informar del estado de las partes.

Cronograma de hitos principales (si existieran)

03-02: Contrato firmado para el inicio del proyecto

05-04: Ejecución del evento.

10-11: Entrega formal

Presupuesto global preliminar (si existiera)

Director del Proyecto

Daniel Alejandro Rodríguez Rosas

Nivel de autoridad

x Acceder a la información del cliente y negociar cambios

x Programar reuniones del proyecto con los gerentes funcionales

x Aprobar el presupuesto del proyecto y sus modificaciones

   Negociar con los gerentes funcionales los miembros del equipo Otro:

Patrocinador

José Miguel Insulza Salinas

Firma del patrocinador

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(Gerente del Programa)