REINGENIERIA DE PROCESOS

REINGENIERIA DE PROCESOS.

La reingeniería de procesos es un análisis y rediseño radical y la reconcepción fundamental de los procesos de negocios para lograr mejoras dramáticas en medidas como en costos,calidad, servicio y rapidez. Está destinada a incrementar las capacidades de gestión del nivel operativo y complementarias de las apuestas estratégicas y políticas de una organización. Es un modo planificado de establecer secuencias nuevas e interacciones novedosas en los procesos administrativos, regulativos y sustantivos con la pretensión de elevar la eficiencia, laeficacia, la productividad y la efectividad de la red de producción institucional y alcanzar un balance global positivo.

Se trata de una reconfiguración profunda del proceso que se trate e implica una visión integral de la organización en la cual se desarrolla. Preguntas como: ¿por qué hacemos lo que hacemos? y ¿por qué lo hacemos como lo hacemos?, llevan a interpelarnos sobre los fundamentos de los procesos de trabajo. La reingeniería de procesos es radical de cierta manera, ya que busca llegar a la raíz de las cosas, no se trata solamente de mejorar los procesos, sino y principalmente, busca reinventarlos con el fin de crear ventajas competitivas osadas e innovar en las maneras de hacer las cosas. Una confusión usual es equiparar la reingeniería de procesos al rediseño o diseño organizacional, no hay que confundir, son los procesos y no las organizaciones los sujetos a reingeniería.

spectos positivos o ventajas de la metodología

La implementación paulatina de un enfoque basado en procesos le irá permitiendo a una organización:

1. Establecer indicadores de gestión para los procesos básicos de la organización e indicadores de resultados (calidad del producto y satisfacción del ciudadano o cliente).

2. Simplificar y estandarizar los flujos de operación.

3. Controlar las interfaces entre procesos o entre operaciones de un mismo proceso, eliminando "agujeros negros".

4. Eliminar actividades sin valor agregado.

5. Mejorar los flujos de información.

6. Reducir tiempos de operación.

7. Mantener los procesos focalizados en el ciudadano-cliente.

8. Mejorar la calidad del servicio.

9. Normalizar las mediciones de desempeño organizacionales e individuales.

10. Definir de manera clara insumos (producto) y productos de cada operación.

11. Identificar al "dueño" o responsable de cada proceso o subproceso.

12. Identificar oportunidades concretas de mejoras en forma continua.

13. Definir una nueva estructura orgánico-funcional alineada a la visión estratégica.

14. Definir una estructura para la plataforma tecnológica ajustada a los procesos.

Herramientas de diagnóstico y evaluación de procesos

Para realizar en forma adecuada el diagnóstico y la evaluación de los procesos es necesario utilizar las herramientas y técnicas específicas que existen para ese cometido.

Herramientas usuales recomendadas:

• Brainstorming

• Diagrama de afinidades

• Diagrama de interrelaciones

• Matriz de actividades con problemas

• Diagrama de causa y efecto

• Gráfico de control

• Diagrama de Pareto

• Histograma

• Benchmarking

Brainstorming (tormenta de ideas)

Es una técnica que puede aplicarse tanto para identificar, comprender y dimensionar problemas, como para determinar sus causas o las soluciones a los mismos.

Contempla dos etapas, la primera es el desarrollo de ideas y la segunda es el mejoramiento de las mismas, utilizando reglas como: eliminar las ideas dominantes, no realizar críticas, darle la bienvenida a toda idea, incorporar una idea por vez pero generando muchas. La idea es potenciar el pensamiento divergente. Es importante que el grupo de trabajo conformado, incluya al responsable principal del proceso en cuestión y al personal de las distintas áreas funcionales que intervienen en su desarrollo.

Diagrama de afinidades

Es una representación gráfica y visual de la realidad, cuya meta es organizar mejor la información y encontrar afinidades en las ideas expuestas. Forma de aplicación:

• Agrupar ideas, hechos comentarios, opiniones o problemas surgidos del brainstorming.

• Detectar afinidades según sector, problema, producto que los origina, puede ser una guía.

• Esta información luego es contenida en conjuntos con nombres específicos, ej: conjunto "x".

• Aquellos elementos que no encuentren afinidad con otros se sitúan en el conjunto "mixto" para un análisis posterior.

Diagrama de interrelaciones

Es utilizado para comprender problemas que tienen un vínculo de causa-efecto. El objetivo de esta herramienta es encontrar la raíz de uno o más problemas. El aspecto que recibe un mayor número de flechas (efecto clave), necesita ser rápidamente atacado porque puede ser un cuello de botella.

Matriz de actividades con problemas

Se utiliza como medio para vocalizar el análisis de los problemas que el equipo de trabajo haya logrado establecer. Permite además, enfocar el mejoramiento de áreas específicas del proceso con valor agregado. Es un instrumento adecuado para ser utilizado una vez obtenidos los resultados delbrainstorming, el diagrama de procesos y otras herramientas y técnicas (entrevistas, encuestas, etc.). Una recomendación es que sea lo más simple posible.

Diagrama de Ishikawa o de causa y efecto

La originalidad y particularidad de este diagrama es que circunscribe las causas probables de los problemas en categorías bien definidas y diferenciadas, aplicables a todo tipo de procesos. Las categorías usuales, mano de obra, máquinas, método, materia prima y medio ambiente- pueden ser sustituidas por cualquier otro conjunto de categorías en función de las características del proceso analizado.

El diagrama tiene dos reglas fundamentales:

1. Causa probable: todo aquello que genere un determinado efecto.

2. Problema: efecto que se constituye en un elemento mensurable.

La apariencia de este diagrama se relaciona con el esqueleto de un pez, donde la ubicación del problema es en la cabeza y las causas probables en las espinas. Siendo las espinas grandes las causas primarias, las espinas medias las causas secundarias que afectan a las primarias y las espinas pequeñas las causas terciarias que afectan a las secundarias. El fin último de esta herramienta es ordenar el trabajo mediante una segmentación de áreas de trabajo a mejorar y cambiar.

Gráfico de control

Se utiliza en el análisis de procesos con

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