SELECCIÓN DE BANQUETES Y SESIONES DE TRABAJO PARA UN CONGRESO

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Universidad Nacional Autónoma de México.

Facultad de Contaduría y Administración.

Administración de Eventos.

Profesor:

Alumno:

CASO 1

SELECCIÓN DE BANQUETES Y SESIONES DE TRABAJO PARA UN CONGRESO

 Por Armando E. Ventos

El viaje de inspección (realiza do 9 m eses antes del evento) había resultado un poco inquietante para Armando E. Ventos. El destino seleccionado por la mesa directiva de la Asociación de Contadores Públicos Hispanos para realizar el congreso ofrecía algunos retos para su organización. Para el congreso nacional de 750 personas (con acompañantes 1,200) por tres noches (dos días) en el mes de noviembre (justo al terminar la época de lluvias del país), utilizan normalmente un Centro de Convenciones que estiman les cuesta $50.00 U SD por persona (por día) y buscan siempre hacer sus banquetes y eventos fuera de los salones, de preferencia en edificios históricos. Normalmente les gusta hacer cenas con música en vivo y bailar en la cena de clausura. Armando E. Ventos llamó a su equipo de trabajo con el f in de lograr algún consenso para seleccionar la mejor de las alternativas de hotel sede, sabiendo que el tema de costo e inversión sería más o menos igual para ambos. Después de una larga junta matinal, redujeron las opciones a dos, sabiendo que en ambas sería un buy -out del hotel:

1. Hotel San Pedro Grand: $300.00 U SD por noche. Es el más grande de toda la ciudad, con un mes de apertura. Tiene salones suficientes y espacios para todos los banquetes del evento. La debilidad es su servicio de banquetes y su gerente de Grupos y Convenciones no es muy eficiente (se le olvidan las cosas). No tiene espacios para back -up. Los salones, aunque suficientes, no fueron diseñados adecuadamente y los sanitarios se encuentran lejos, además de que los techos tienen 5 metros de altura con dos grandes candiles. No tienen foyer para los descansos, hay que adaptar un área en uno de los jardines cercanos. Las habitaciones son amplias y con cocineta y tienen las camas dobles y encillas necesarias, pero cuentan con dos elevadores solamente. El hotel tiene muchas habitaciones para personas con habilidades especiales. Todas las áreas externas son amplias, pero en todos los casos tienen césped y pocos pisos firmes, lo cual es incómodo para las acompañantes a quienes les agrada vestirse elegantemente y con tacón para las cenas. El Hotel San Pedro Grand está situado cerca del aeropuerto, en un resort, y e l acceso es ágil por carretera también. Cuenta con un campo de golf y cuatro restaurantes de especialidades, así como con una linda playa privada. Uno de los montajes requiere de más mesas y sillas y el hotel no tiene suficientes; habría que conseguirlas de otro proveedor, igual que manteles y otros equipos. Lo más preocupante es que durante el viaje de inspección muchas cosas no funcionaban o funcionaban mal.
2. Hotel Quinta 3 Hermanas: $200.00 USD por noche. Es el más bonito de toda la ciudad, con mucho glamour y prestigio. No tiene salones suficientes, pero sí extraordinarias terrazas y jardines para todos los banquetes del evento con vista al mar. Acostumbrado a servir bodas, su servicio de banquetes es excelente y su gerente de Grupos y Convenciones es muy experimentado. No tiene salones para back -up. Los salones podrían salvar alguna contingencia, pero son muy incómodos. Las habitaciones son pequeñas pero elegantes, tienen un déficit del 10% del total de las camas dobles requeridas y tendrían que apoyarse en otro hotel cercano (a pie) pero de calidad inferior. El Hotel Quinta 3 Hermanas está extendido horizontalmente sobre la gran playa y se camina bastante y tiene muy pocas habitaciones para personas con habilidades especiales. Todas las áreas externas son amplias, algunas son bello s jardines y amplias terrazas con palmeras y vistas al mar. La piscina es perfecta para banquetes grandes. El Hotel Quinta 3 Hermanas está situado a solo 2 Km. del centro de la ciudad y a 5 Km del Centro de Convenciones. Cuenta con un restaurante de especialidades, así como una linda y extensa playa privada. Tiene todo el equipamiento necesario para servir los mejores y más lucidores banquetes. Lo más preocupante durante el viaje de inspección fue que para llegar allí había que atravesar el Centro de la Ciudad y pasar por el basurero municipal. No contamina el aire, pero se ve muy feo al pasar. Como el hotel tiene vecinos, no permite fiestas y música después de la medianoche, el sonido debe apagarse máximo a las 12:30 a.m.

Tomando en cuenta los protocolos del meeting planner y los temas visto en clase, se obtiene lo siguiente:

El evento que toma el papel importante aquí son los banquetes, en la lectura nos cuenta que para el congreso se utiliza un centro de convenciones y que los banquetes son los que se realizan fuera de estos salones utilizados.

Asi que los banquetes son la parte importante de este evento. A simple vista la opción B sería la más viable, debido a que cuenta con un excelente servicio de banquetes y un gerente muy experimentado, pero el problema radica en que la empresa busca realizar cenas con música en vivo, incluso bailar en la cena de clausura, asi que encontramos un inconveniente muy grande que es que no se permiten fiestas después de la media noche y el sonido debe apagarse máximo a las 12:30 a.m., además de que existen problemas que van más allá de solo el banquete, debemos tener en cuenta diversos aspectos más; el hotel de la opción B se encuentra bastante lejos del centro de convenciones, además de que el camino hacia este no es muy agradable, pero más importante, no se cuenta con las habitaciones suficientes para recibir a todos los asistentes del evento. A mi parecer estas son razones suficientes para descartar esta opción, asi que yo elegiría la opción A.

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