Sistemas La organización

La creación de las unidades de organización y sistemas se vincula por una parte a los esfuerzos de reorganización administrativa tendientes a relacionar y hacer mas eficiente; circunstancia que remotan a 1821 fecha de aparición y de la era moderna, por otra parte el establecimiento del proceso de modernización administrativa que inicio en 1965; la evolución ha seguido, esta se puede dividir en dos fases importantes: una se refiere a su origen y formación, y la otra consemiente a su consolidación.

La organización no es mas que un sistema de actividades conscientemente coordinadas formados por dos o mas personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la misma, y sistema es una entidad material formadas por componentes organizados que interactúan entre si para realizar o lograr una meta. Se puede decir entonces que organización y sistemas en una unidad asesora que tiene como objetivo fundamental, el adecuar la estructura funcional y procedimental a fin de cumplir con la misión institucional, esta se encarga de evaluar la operatividad o vigencia d los manuales, normas y procedimientos, así como formularios e instructivos implantados con miras a la simplificación, agilización o actualización de los procesos administrativos y operativos que así lo requieran; además tiene como función principal planificar, supervisar, coordinar y controlar las actividades relativas a los sistemas administrativos. Uno de los requisitos mas importantes en la parte de organización y sistemas es la del perfil del analista, ya que este debe desempeñar distintos roles contando con una amplia gama de actividades como: ser solucionador de problemas abordando como reto el análisis de los mismos, disfrutando al diseñar posibles soluciones factibles para la organización, algunas veces es necesario que el analista cuente con la capacidad de afrontar sistemáticamente cualquier situación mediante una correcta aplicación de herramientas, técnicas y experiencia. Este también debe ser comunicador con capacidad para relacionarse con los demás durante extensos periodos, así debe tener ética personal y profesional firme; esta profesión es muy exigente y a medida que va evolucionando trae consigo nuevos retos que el analista debe ser capaz de superarlos.

En la diagramación también llamada pero poco conocida como maquetación, es el proceso de unir de una manera armónica y orgánica los textos o imágenes que pretenden ser entregados al lector, facilitando su entendimiento organizando en un espacio, contenidos escritos, visuales, en algunos casos audiovisuales en medios impresos y electrónicos como libros, diarios y revistas. El acto de la diagramación tan solo se relaciona con la distribución de los elementos en un espacio determinado.

Esta es una fase aparentemente sencilla, su confusión radica en que de ella depende que haya una fácil lectura, que el cuerpo del texto sea correcto y proporcionado, que las imágenes sean comprensibles y concuerden con el texto o la información que estén apoyando. En el momento de llevar a cabo la diagramación hay que tener en cuenta una serie de elementos como lo son, la letra, el tamaño los gráficos, imágenes, entre otros; esta no solamente requiere de una buena dosis de creatividad, sino también de aplicar los conocimientos de equilibrio, lectura y composición, además de aprender a utilizar los programas apropiados y conocer los pormenores de la producción, también se debe saber realizar los procedimientos necesarios para obtener un resultado eficaz. Sin embargo los organigramas son un método abstracto y sistemático que permite obtener una idea uniforme acerca de una organización desempeñada en un papel informativo, el cual permite que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas, conozcan a nivel global sus características generales. La clasificación de estos se hace tomando en cuenta una serie de criterios y factores, con una finalidad pedagógica como lo son los organigramas analíticos, los generales y los suplementarios. La finalidad de estos en general es de representar las diferentes unidades que constituyen la organización o empresa con sus respectivos niveles jerárquicos, reflejando los diversos tipos de trabajo, especializados o no, que se realizan en la misma debidamente asignados por área de responsabilidad o función, mostrando una representación de la división de trabajo que indica; los cargos existentes en la organización, como se agrupan en las unidades administrativas como la autoridad se le designa a los mismos, descubriendo y eliminando fallas, también reflejando los cambios administrativos y comunicando la estructura organizativa, mostrando quien depende de quien e indicando algunas características importantes de la estructura, sus puntos débiles y los fuertes. Para el éxito de cualquier organización es fundamental trazar normas de acciones correctas, la cual se puede decir que son el conjunto de principios por los que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y el desarrollo de la misma se dirijan hacia los objetivos, facilitando así las labores de los ejecutivos y subordinados, además ayudando en la delegación de autoridad y fijando la acción de su cumplimiento; estas se deben realizar teniendo en cuenta los principios de acumulación clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización. Las normas son fundamentales, por cuanto regulan la vida en sociedad y establecen pautas que permiten a cada quien conocer sus derechos y deberes dentro de cualquier institución o en la vida misma. Es apropiado decir que una sociedad u organización sin normas de comportamiento se impondría el caos y la desorganización impidiendo el crecimiento y del desarrollo armónico, la vida feliz y productiva de sus ciudadanos.

A diferencia de los procedimientos que son la gestión o instrucción detallada del como deben realizarse lasa tareas o actividades, ejecutando de manera uniforme, con pasos claramente definidos de acuerdo a los fines de la organización; estos proporcionan la orientación precisa que se requiere para llevar a cabo algún objetivo fundamentalmente en el ámbito operativo o de ejecución, pues su función es la de mejorar y orientar los esfuerzos de un empleado para lograr con eficiencia y eficacia todas las tareas encomendadas. Las normas y procedimientos son planes que establecen un método habitual de manejar actividades futuras, es decir son guías de acción más que de pensamiento que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas labores deben cumplirse; estos no son de aplicación general sino que su aplicación

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