Tarea manejo de documentación

1. ¿Qué se debería hacer con toda la documentación que entra a Barrera e Hijos?
2. ¿Por qué es importante para cualquier empresa organizar los documentos?
3. El señor Barrera toma la decisión de adquirir unos archivadores de un tamaño considerable para guardar la documentación, ¿les ayudará esta compra con su manejo de documentos? ¿Por qué?
4. 4. Indague en diferentes fuentes bibliográficas el concepto de documentación y realice un cuadro comparativo con las definiciones encontradas
5. 5. elabore una línea del tiempo sobre la historia de la información y documentación

Solución

1 en el caso barrera e hijos yo le recomendaría formar un sistema de gestión documental ya que el inesperado crecimiento que tuvo su  empresa dio origen a un flujo constante de información, documentos relacionados a las licitaciones y el ingreso de nuevo personal pudo llevarlo a dejar de lado la importancia de tener un correcto uso de la información de los mismos, para evitar complicaciones futuras como la presentada al momento de esa importante licitación que se perdió por poco, sin embargo con un direccionamiento adecuado del ingreso de documentación esto no volverá a suceder, el ideal es llegar al punto donde se encuentre todo bajo un correcto control y él mismo pueda realizar seguimiento de lo que ingresa y sale en cuanto a información de procesos se trate, realizando un división de la información departamento al que pertenece y llevarlo en una línea de tiempo para así optimizar tiempos y evitar pérdidas para la compañía; adicional que con base en su seguimiento podrá realizar un mejor estructuración de los procesos internos y con ello poder lograr en futuras negociaciones tener un acceso rápido a todo documento solicitado que le permita completar lo requerido y basar su experiencia en soportes sustentables.

2. Es un hecho que es de suma importancia para una empresa llevar un estricto control de los documentos que esta maneja independiente de cual sea el campo de desarrollo de la misma, debido a que primero los documentos son una guía de lo que se viene realizando al interior de la compañía, segundo son soporte para cualquier estructura que se quiera definir y tercero llevan una historia en la cual se puede basar para buscar una mejora organizacional, eso quiere decir que el registro, control y seguimiento ordenado de la información y los documentos podrá ser una base para el desarrollo de la empresa y en caso de requerirse un soporte estará basado en los mismos para sustentar cualquier evento que pueda surgir en el marco estructural de la organización.

3. pienso que si les ayudará a llevar un mejor control de la información que estos van recopilando, sin embargo cabe aclarar que solo con una división estructurada de los procesos esté les será de verdad de ayuda ya que si no se lleva un orden en la documentación que recibe o sale de la compañía no habrá un control real de la documentación si esta se archiva en un solo lugar por ejemplo, solo si se divide por áreas, por estructura, por tiempo etc  eso es  lo que hará el verdadero cambio, el organizar y direccionar dependiendo diferentes factores o áreas el fin de esa información. 

...