Documentación y Manejo de la Información

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ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No. 2:

 Elaboración de documentos 

CONTEXTUALIZACIÓN

Vivimos en una época, donde aparte de los activos tradicionales tenemos un gran activo invisible: La Información. Aunque poco lo parezca, la información es el corazón de la mayoría de las empresas (por no decir todas) y está muy poco valorada por muchas. Se le otorga un valor importante a la información cuando carecemos de ésta repentinamente, pero en el transcurso del día no nos damos cuenta de lo importante que son sus tres factores: Disponible, Confidencial e Íntegra.  

Todas las empresas trabajan con información tanto sea en los procedimientos que realizan, en los sistemas contables y de resultados. Siempre hay algo de información y esto se debe a una sencilla razón: la información es poder. Hay casos que todos hemos vivido en cualquier trabajo y que probablemente nos resulte familiar y es que “las cosas se hacen como el jefe dice porque es el que sabe” y lo cierto es que puede que el jefe se equivoque en los procedimientos a la hora de realizar una acción, puede que el jefe no se encuentre disponible o que esté de vacaciones o en el caso más crítico, éste se haya marchado a otra organización. Cosas que pasan. Los empleados deben tener acceso a un soporte intelectual que les diga cómo se deben hacer las cosas, que resultados se esperan y un sin fin de información que en repetidas ocasiones “siempre se consultan al jefe”.

Al finalizar esta actividad estará en capacidad de:

Describe los tipos de información que se genera en una organización a través de un  aprendizaje colaborativo, representando el ciclo vital de los documentos que se usan comúnmente en el desarrollo de la gestión organizacional.

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS HABITUALES

Usted es Claudia Enciso técnica en Gestión Empresarial, recientemente ingresó a laborar desempeñando el cargo de Técnica de Seguridad y Defensa en la Caja de Retiro de los Fuerzas Armadas (CAREFA), en la oficina asesora de planeación, desde esta dependencia se maneja toda la parte estratégica de la entidad (pública del orden nacional), entre sus funciones principales se encuentra la de manejar la documentación que ingresa o se produce en la oficina, como son:  

• Informes financieros del hotel Tequendara y del Club de Los Militares ambos, propiedad de CAREFA.  
• Requerimientos del ministerio de defensa nacional y de una agremiación denominada Grupo de Empresas del Sector Defensa (GSED), al cual está adscrita la Caja.  

Así mismo, se reciben memorandos con requerimientos de asesoría que envían otras dependencias:

• Circulares remitidas por el director para toda la entidad.  
• Resoluciones.  
• Actas de concejos directivos.  
• Correos electrónicos de otras entidades solicitado información variada.  
• Informes de auditorías.  
• Reporte de indicadores de gestión.  
• Informes de labores  
• Solicitudes de estadísticas por cuenta del Departamento Administrativo de Medios Estadísticos (DAME).  
• Invitaciones a participar en eventos del propio sector.  
• Avances del Plan de Acción Anual (PAA) y además.  
• Solicitudes de conceptos técnicos por parte de los profesionales adscritos a esta oficina. Así mismo se generan documentos como:  
• Memorandos.  
• Circulares.  
• Informes.  
• Correos electrónicos.  
• Actas de reuniones.
• Conceptos financieros, entre otros

Entregables:

Tomando como referencia La Guía Técnica Colombiana GTC 185 presente en un informe escrito las siguientes tareas:  

1. En la parte inicial el procedimiento de documentación solicita el formato DOC.CC.01, relacione los documentos que frecuentemente se manejan en la oficina para que posteriormente sean archivados correctamente. Consulte acerca de la utilidad (uso) de cada documento. Para el almacenamiento correspondiente proponga nombres para las carpetas en las cuales se deben archivar los documentos.

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