UNIVERSIDAD
FACULTAD
PROGRAMA N
DESCRIPCIÓN DE NORMA ISDF
PLANTILLA ISDF |
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5.1 ÁREA DE IDENTIFICACIÓN |
Tipo | Función |
Formas autorizadas del nombre | Juridica |
Formas paralelas del nombre | Asesoría Jurídica |
Otras formas del nombre | Legal |
Clasificación | 9000 - 9400 |
5.2 ÁREA DE CONTEXTO |
Fechas | 2003 |
Descripción | a. Formular y orientar políticas y directrices para los asuntos jurídicos de la Organización, que garanticen la unidad de criterio jurídico de la Sociedad.
b. Formular y desarrollar programas de soporte y servicios jurídicos en la Sociedad.
c. Planear y promover la capacitación sobre temas jurídicos, en todos los niveles de la Sociedad.
d. Asesorar a la Sociedad para garantizar la legalidad de su gestión operativa y administrativa.
e. Asesorar y representar a la Sociedad para la prevención y adecuado manejo de procesos y trámites judiciales y extrajudiciales.
f. Asesorar a la Organización en el cumplimiento de las leyes y normas sobre contratación y participar con los negocios y dependencias que lo requieran en la estructuración de los sistemas de contratación más adecuados en cada caso.
g. Efectuar las acciones necesarias para mantener información actualizada en materia legislativa, jurisprudencial y doctrinaria.
h. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.
i. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.
j. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. |
Historía | La reversión al Estado Colombiano de la Concesión De Mares, el 25 de agosto de 1951, dio origen a la Empresa Colombiana de Petróleos. Ecopetrol emprendió actividades en la cadena del petróleo como una Empresa Industrial y Comercial del Estado, encargada de administrar el recurso hidrocarburífero de la nación, y creció en la medida en que otras concesiones revirtieron e incorporó su operación. |
Legislación | Decreto Ley 1760 de Junio de 2003 |
5.3 ÁREA DE RELACIONES |
Primera relación |
Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada | Judicial y Extrajudicial |
Tipo | Subfunción |
Categoría de la relación | Jerárquica |
Descripción de la relación | a. Coordinar la atención de los procesos en demandas que se interpongan contra ECOPETROL S.A. o que la misma adelante, en el ámbito nacional e internacional.
b. Efectuar la función de secretaría del Comité de Defensa Judicial y Conciliación de la Sociedad.
c. Coordinar el cobro judicial de las garantías constituidas a favor de ECOPETROL S.A.
d. Elaborar las políticas de contratación de apoderados externos, coordinar la preparación de los términos de referencia, fijación de tarifas y demás documentos necesarios para adelantar la contratación de servicios profesionales del derecho, en los temas de esta Unidad.
e. Asesorar la Gestión de asuntos inmobiliarios relacionados con los trámites de compras, ventas, tenencias y estudio de títulos de bienes inmuebles de la Sociedad; trámites ante las oficinas competentes, atención de negociaciones de tierras, patrimonialización de inmuebles y servidumbres de las concesiones revertidas y de los contratos de asociación que finalizan, a favor de ECOPETROL S.A.; procesos de imposición de servidumbres.
f. Coordinar y verificar que se respondan los derechos de petición elevados a la Sociedad y las acciones de tutela o acciones de cumplimiento que se instauren contra la misma.
g. Coordinar la sustentación de la segunda instancia de los asuntos disciplinarios en los cuales le corresponda decidir a la Presidencia por competencia.
h. Preparar, elaborar y tramitar los poderes especiales conferidos por la Presidencia de la Sociedad a los funcionarios de las diferentes dependencias.
i. Elaborar y presentar para la aprobación del Director Jurídico, las directrices institucionales de mecanismos de arreglo directo, tales como la amigable composición, la transacción, y la conciliación.
j. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.
k. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.
l. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. |
Fechas de la relación | 2003 |
Segunda relación |
Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada | Contratación |
Tipo | Subfunción |
Categoría de la relación | Jerárquica |
Descripción de la relación | a. Asesorar o coordinar la asesoría en temas legales inherentes a la estructuración, desarrollo o conclusión de procesos de contratación.
b. Orientar y velar por la aplicación de las normas vigentes en materia de austeridad en el gasto público en temas contractuales.
c. Elaborar formatos con el fin de estandarizar procesos contractuales a nivel organizacional.
d. Coordinar la preparación de proyectos de actualización del manual de contratación de la organización, si hubiere lugar a ello.
e. Planear estrategias de capacitación en contratación a funcionarios de la Sociedad que tengan responsabilidades en esta materia, en coordinación con las dependencias que tengan competencias en capacitación del recurso humano de la Organización.
f. Asesorar o dar apoyo legal a aspectos contractuales de los proyectos que adelante ECOPETROL S.A. cuando la Unidad o el Director Jurídico los estimen como de Alto Impacto.
g. Coordinar y velar porque se apliquen las políticas corporativas, el ordenamiento jurídico, la jurisprudencia que rige la contratación en ECOPETROL S.A.
h. Atender el estudio de asuntos en materia contractual que por su alta complejidad le sean asignados a la dependencia por la autoridad competente.
i. Realizar el seguimiento, evaluación y control de los proyectos, programas y actividades a cargo de la dependencia.
j. Administrar la información y el conocimiento generado en el desarrollo de su gestión de acuerdo con las políticas corporativas.
k. Las demás funciones que se le asignen o le correspondan de acuerdo con la naturaleza de la dependencia. |
Fechas de la relación | 2003 |
Tercera Relación |
Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada | Derecho Economico y Administrativo |
Tipo | Subfunción |
Categoría de la relación | Jerarquica |
Descripción de la relación | a. Asesorar y coordinar la asesoría en temas de derecho comercial y administrativo relativos al funcionamiento de ECOPETROL. S.A. o de sus inversiones o participaciones en sociedades, asociaciones, corporaciones o fundaciones.
b. Asesorar en la creación de sucursales o subordinadas de ECOPETROL S.A., y la administración o liquidación de las mismas, y la participación de ECOPETROL S.A. en sociedades, asociaciones, corporaciones o fundaciones.
c. Asesorar la realización de los procesos de enajenación de participación accionaria de ECOPETROL S.A.
d. Orientar y velar por la aplicación de la normatividad en materia de austeridad en el gasto público cuando ello no corresponda a temas contractuales.
e. Asesorar y coordinar la asesoría legal en materia de garantías admisibles, manejo de cartera originada en operaciones de compra y venta de hidrocarburos y derivados, procesos de titularización, inversiones de excedentes de tesorería tanto a nivel nacional como en el exterior, operaciones de leasing.
f. Asesorar en el estudio de la viabilidad jurídica y las condiciones legales de acuerdos de pago de acreencias a favor de ECOPETROL S.A. |
Fechas de la relación | 2003 |
Cuarta Relación |
Forma(s) autorizada(s) del nombre/ Identificador de la función relacionada | Litigio Laboral |
Tipo | Subfunción |
Categoría de la relación | Jerárquica |
Descripción de la relación | a. Coordinar y administrar la atención de los asuntos judiciales en materia laboral en los que ECOPETROL S.A. sea parte, mediante el apoderamiento judicial de todos los negocios de la Sociedad a través de abogados internos y externos y la asesoría a los árbitros designados por la Sociedad ante los comités de reclamos.
b. Orientar con unidad de criterio la defensa judicial de ECOPETROL S.A. en materia de derecho laboral y de seguridad social.
c. Coordinar el diseño de políticas y estrategias adecuadas para la defensa de los intereses de ECOPETROL S.A. en los temas del área.
d. Coordinar y verificar que se respondan las acciones de tutela o acciones de cumplimiento que se instauren contra la misma en materia laboral y de seguridad social.
e. Verificar el pago de las sumas de dinero que resulten a favor o en contra de la Sociedad en el trámite de procesos judiciales.
f. Proyectar las directrices para la designación y desarrollo de la función de los árbitros de la Sociedad ante los Comités de Reclamos. |
Fechas de la relación | 2003 |
5.4 ÁREA DEL CONTROL |
Identificador de la descripción de función | COL 170 |
Identificador(es) de institución(es) | Nombres de los participantes de la elaboración del trabajo |
Reglas y/o convenciones utilizadas | ISDF – Norma internacional para la descripción de funciones, 1ª ed.,
Consejo Internacional de Archivos, 2008.
ISO 8601 – Elementos de datos y formatos de intercambio – Intercambio de
información – Representación de fechas y horas, 3ª ed., Ginebra:
Organización Internacional de Normalización, 2004. |
Estado de elaboración | Finalizado |
Nivel de detalle | Parcial |
Fechas de creación, revisión o eliminación | Fecha de creación: 2014-11-05 |
Lengua(s) y escritura(s) | Español en escritura latina. |
Fuentes | Manual de funciones por dependencias. Ecopetrol. 2003 |
Notas de mantenimiento | Descripción elaborada por: |
VINCULACIÓN DE LAS FUNCIONES CON LAS INSTITUCIONES,
LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO Y OTROS RECURSOS |
Identificador y forma(s) autorizada(s) del nombre/título de la entidad relacionada | |
Naturaleza de la relación | |
Fechas de la relación | |
