Información contable hotelera

Hoteles. Contabilidad. Información contable hotelera

CONTABILIDAD HOTELERA

TEMA 1

ORGANIZACION

Arreglo de las funciones necesarias para lograr un objetivo y como una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tiene a su cargo la ejecución de las funciones respectivas.

ORGANIZACION GENERAL DE UN HOTEL

la grafica de organización general que se presenta corresponde a un hotel de gran turismo, con servicio de bar, restaurante, etc. esta grafica da una idea de la forma en que generalmente se constituyen las empresas turísticas. Debe tenerse en cuenta que el plan de organización depende, en gran parte de la magnitud del negocio y del as características que casa hotel posee, por lo que no es posible definir una organización uniforme. sin embargo, puede decirse que la mayoría de estas empresas sigue una forma de estructura de organización semejante a la presentada-

En la mayor parte de los hoteles de México se a adoptado un tipo de organización funcional en la que, como antes de a expuesto, cada función esta encomendada a un especialista, quien es directamente responsable de los resultados.

Atendiendo a las funciones que desarrolla un hotel, se tienen departamentos productivos y de servicio. la función de los primeros es originar ventas entre estos están habitaciones, alimentos y bebidas centros nocturnos, banquetes, grupos y convenciones, lavandería, tintorería y teléfonos. los segundos son aquellos en los que se centraliza una función especifica, su misión auxiliar a otros departamentos en alguna necesidad común, dentro de los departamentos de servicio tenemos: contabilidad, auditoria, crédito y cobranza, compras, personal, almacén, mantenimiento y seguridad.

FUNCIONES DE LA ORGANIZACION DE UN HOTEL

- CONSEJO DE AMINISTRACION

Generalmente es nombrado por la asamblea general de accionistas y dentro de sus funciones estas siguientes:

- nombrar al director general

- elaborar los planes a seguir en el manejo del hotel y comunicarlos al director general.

- determinar los dividendos que deben repartirse entre los accionistas

- COMISARIO

Es un órgano de vigilancia de las sociedades y está a cargo de uno o varios comisarios temporales y revocables, quienes pueden ser socios o personas ajenas a la sociedad.

- AUDITORIA EXTERNA

- DIRECTOR GENERAL

Es nombrado por el consejo de administración y sus funciones son las siguientes:

- Establecer los objetivos y políticas a seguir

- Proponer el tipo de organización que se llevara a cabo para el hotel

- determinar el presupuesto que se dará a cada uno de los departamentos

- Trabajar conjuntamente con el consejo de administración

- CONTRALOR GENERAL

- AUDITOR ADMINISTRATIVO

- GERENTE GENERAL

- CONTADOR GENERAL

Es el encargado de llevar la contabilidad del hotel y de hacer los pagos de todos los impuestos a los que este sujeto este, asi como proporcionar información contable, financiera, y fiscal que sea requerida.

- AUDITOR INTERNO

- GERENTE DE CREDITO Y COBRANZA

- CONTRALOR DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

Se encargara de crear los sistemas, procedimientos y tiempos para lograr un objetivos y posteriormente supervisarlos. sus funciones son:

1. comparar lo real con lo planeado y llegar a lo que se determino

2. verificar que las requisiciones estén debidamente autorizadas

3. revisar porciones y preparación de platillos, así como los insumos utilizados para su elaboración

4. Verificar que toda salida de alimentos y bebidas este amparada por un formato

5. revisar las cortesías

6. valorar las transferencias efectuadas entre los diversos departamentos

7. hacer los inventarios físicos de los almacenes

8. elaborar la conciliación de alimentos y bebidas

- GERENTE DE COMPRAS

- GERENTE DE PERSONAL

- GERENTE RESIDENTE

- GERENTE DE ALIMENTOS Y BEBIDAS

depende directamente del gerente general y sus funciones son las siguientes:

- Dirigir las secciones, componentes del departamento de alimentos y bebidas.

- Trabajar en forma coordinada con : compras, contabilidad, y costos

- Supervisar los almacenes y la preparación de platillos

- Trabajar junto con el contralor de alimentos y bebidas en la reducción de los gastos y costos de su departamento

- Implantar controles, vigilar la disciplina de su personal

- GERENTE DE VENTAS

- SUBCONTADOR

- AUDITOR DE INGRESOS

- AUDITOR NOCTURNO

- JEFE DE CAJEROS

- CAJA GENERAL

Se encarga de recibir todos los reportes de los cajeros departamentales y de recepción debidamente verificados para su deposito, así como realizar los pagos de compras al contado, a crédito, sueldos y salarios a los trabajadores, reposiciones de caja chica y reembolso a cajeros. además:

- Llevar un adecuado control del movimiento de las cajas situadas en los distintos departamentos del hotel, con el fin de coordinar los diversos sobres de efectivo

- Custodiar fondos fijos de los cajeros departamentales y de recepción, entregando cada mañana a los diversos departamentos y verificar que lo devuelvan al terminar la jornada, anotando fechas, firmas e importes en el registro, que para tal efecto se lleva con el visto bueno de seguridad.

- JEFE DE ALMACEN

- RECEPCIONISTA DE ALMACEN

- ASISTENTE DE PERSONAL

- RECEPCION

Primer departamento de atender al huésped cuando llaga al hotel, también es el ultimo con el que es huésped tiene contacto antes de abandonar el hotel, dejándole un buen o mal recuerdo, según la forma con lo hayan tratado. de ahí, la gran importación que tiene su funcionamiento.

- JEFE DE TURNO

Es el encargado de supervisar a las operadoras que tienen a su cargo el consumidor. Sus funciones son:

- Conocer a la perfección todo el sistema telefónico instalado en el hotel, para aprovecharlo al máximo.

- Comunicar oportunamente a la compañía de teléfonos las fallas del equipo y las extensiones descompuestas.

- Mantener debidamente actualizado el rack de información

- Revisar los registros de llamadas telefónicas con servicio controlado

- Mantener un estricto control sobre el servicio de llamadas de larga distancia

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