Organigrama

CREACION DE UN PROGRAMA DE ARCHIVOS PARA ORGANIZAR REGISTROS

El plan de archivos es el documento principal de la planeación de la administración de registros. Aunque los planes de archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:

• Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como registros.

• Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los elementos.

• Indican dónde se almacenan los registros.

• Describen los períodos de retención de registros.

• Definen quién es responsable de administrar los distintos tipos de registros.

En este artículo se describe el contenido de un plan de archivos y se resume cómo crear un plan de archivos para la organización. El artículo también le llevará a una hoja de trabajo en la que podrá registrar el plan de archivos.

Identificación de tipos de registros

Para determinar qué documentos activos de la organización pueden declararse como registros es necesaria la colaboración de administradores de registros, abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de contenido. Tenga en cuenta que, incluso si la empresa no se encuentra en un sector estrictamente regulado, podría estar obligada a conservar los registros con arreglo a varias leyes generales. Además del derecho empresarial, debe evaluar los requisitos legales específicos de la empresa.

El objetivo de este artículo sólo es el de proporcionar información general acerca de cómo determinar los registros de una organización. Lo más probable es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de registros, que haya completado la mayoría de los roles de administración de registros que necesite y que ya disponga de una taxonomía de registros.

Generalmente, para determinar qué son registros en su organización:

1. Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus necesidades profesionales.

2. En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de la organización, debe analizar cómo se usan los documentos activos.

3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los siguientes elementos deben conservarse como registros:

• Contratos para alquilar espacios corporativos.

• Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.

• Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de productos.

4. Debe clasificar los registros. Los registros de la misma categoría a menudo tienen los mismos períodos de retención y pueden requerir un tratamiento similar de otras maneras.

Debe registrar la información que recopiló. Registre el tipo de registro, la categoría a la que pertenecen los registros de este tipo y una breve descripción del tipo de registro.

A continuación se muestra una hoja de trabajo de ejemplo:

Tipo de registro Categoría de registro Descripción

Planes de beneficios, planes de seguros, planes de pensiones Descripciones de beneficios de los empleados Descripciones del plan de beneficios para todos los empleados

Partes de horas de nóminas, información adicional de nóminas Registros de nóminas Resúmenes de horas trabajadas, horas extra y sueldos pagados

Facturas de proveedor Facturas Registros de mercancías o servicios adquiridos de proveedores

Encuestas sobre productos, cuestionarios, manuales de aprendizaje, vídeos de aprendizaje Material de aprendizaje Proporciona educación interna o externa

Formularios de envíos, informes de envíos .Registros de envíos Documenta el envío de materiales

Comunicados de prensa,

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