Psicologia

Manual sobre la organización de eventos de los Capítulos

Introducción

La organización de un evento requiere una amplia planificación y una serie de preparativos, ya que gran parte del trabajo suele realizarse a escasos meses de la celebración del evento. En la mayoría de las ocasiones, la organización parece que funciona como un reloj, ya que los eventos se desarrollan sin problemas y de acuerdo con el programa. La planificación anticipada es la clave para que un evento de un Capítulo sea todo un éxito.

Establecimiento de la temática del evento

Cada evento se desarrolla en torno a una temática y un objetivo en el que se basarán la organización, el público objetivo o los participantes, los invitados y el enfoque de marketing del evento. En términos generales, un evento de un Capítulo, como por ejemplo, una conferencia regional para una comunidad técnica en concreto, atraerá a participantes que llevan a cabo actividades comerciales dentro del sector, así como a patrocinadores que sacan partido de la publicidad de sus productos durante el evento.

Además, la temática del evento o del seminario también determinará el tipo de los canales de marketing que se utilizarán con fines publicitarios. Esto también se aplica al equipo de organización que necesitará la temática del evento para identificar de forma correcta los participantes y las empresas objetivo a las que se les presentarán el evento.

Selección de un lugar de celebración

La selección de un lugar depende considerablemente de la envergadura del evento. Por lo general, la envergadura se determina por el número de participantes, las actividades realizadas durante el evento, y si hay espacio adicional disponible con fines de exposición.

La ubicación y el estándar de calidad del lugar de celebración son también aspectos importantes. Se recomienda en todo momento barajar la posibilidad de contar con varios lugares de celebración y comprobar su idoneidad, nivel de servicios, ambiente y precios antes de tomar una decisión.

Pregunte sobre las instalaciones y servicios del lugar. Al reunirse con el director de ventas de un lugar, es importante asegurarse de que dicho lugar le permita incorporar promoción in situ de su evento. El director de ventas debe explicar las limitaciones o la disponibilidad de las siguientes opciones:

• Capacidad de mostrar carteles/señalización/señales de dirección

• Cualquier tipo de restricción para mostrar información sobre el evento.

• Disponibilidad de conserjes/puntos de información.

Visite las instalaciones. El director del lugar de celebración debe estar al tanto de todas las actividades para anticiparse a posibles problemas. Tenga en cuenta los siguientes aspectos:

• Capacidad y tamaños adecuados de la sala donde se celebrará el evento.

• Flexibilidad para modificar la distribución/mesas de la sala.

• No existen obstrucciones visuales en la sala. Iluminación interior (flexibilidad para ajustar/oscurecer secciones).

• Posibilidad de controlar la luz natural.

• Distracción sonora limitada en vestíbulos/detrás de las paredes.

• Acceso cercano a los aseos.

Disponibilidad de equipos audiovisuales. Casi todos los eventos incorporan uno o más elementos de equipos audiovisuales. Confirme la disponibilidad de cada una de las siguientes opciones:

• Acceso a Internet de alta velocidad (con cable/inalámbrico).

• Micrófonos: sistema de solapa y pie de micro (n.º necesarios).

• Proyectores LCD y mandos a distancia portátiles.

• Tamaños adecuados de pantallas y opciones de configuración.

• Monitores de pantalla plana, pantallas de televisión para opciones de vídeo.

• Pizarras de caballete, pizarras blancas y accesorios.

• Tomas de corriente (n.º y ubicaciones en la sala).

Justifique su presupuesto. Realice una compilación de todos los gastos, incluidos los que se indican a continuación:

1. Gastos de las instalaciones donde se celebrará el evento.

2. Gastos de los servicios de restauración.

3. Gastos de alquiler de equipos audiovisuales.

4. Gastos de servicios de oficina.

5. Póliza de garantía.

6. Servicios gratuitos.

7. Opciones de pago.

Existen varias opciones para celebrar un evento en un lugar de bajo coste. En función de la envergadura del evento, lugares de celebración pueden ser las oficinas de un colega, un auditorio o clase de la universidad, o un salón para eventos de un restaurante.

Si está pensando servir comida durante el evento, los gastos podrían aumentar considerablemente. Por otro lado, la comida atrae a gente a los eventos por lo que sería conveniente encontrar el lugar adecuado, o coordinar un servicio de restauración en el evento. Es muy probable que los hoteles ofrezcan un precio más elevado en lo que respecta a servicios de restauración, así que debe confirmar con el personal del hotel si puede llevar comida a las instalaciones.

Creación de una magnífica agenda

Una vez que los organizadores descubren que a la gente le gusta asistir a los eventos, es importante crear un programa al que merezca la pena asistir. La agenda debe centrarse en una única temática y no abrumar a los asistentes. Por ejemplo, el siguiente programa de muestra de un seminario de medio día tiene en cuenta las necesidades de los asistentes:

• 8:00 a.m. Llegada y desayuno

• 8:45 a.m. Mensaje de bienvenida

• 9:00 a.m. Ponente de apertura

• 10:00 a.m. Descanso

• 10:15 a.m. Debates de paneles

• 11:30 a.m. Últimos comentarios

Tenga muy presente la agenda y el reloj. A pesar de contar con una magnífica agenda, los asistentes del evento tienen preferencias en lo que respecta a cuándo desean asistir a dichos programas y cuándo no lo desean. Tenga en cuenta los siguientes aspectos cuando establezca las fechas y las horas de su evento:

1. Los asistentes prefieren programas de mañana para los seminarios.

2. Los asistentes prefieren eventos de agradecimiento inmediatamente después del trabajo.

3. Los martes y los jueves son los días predilectos para celebrar eventos.

4. Si fuera posible, evite celebrar eventos los viernes.

5. Evite programar eventos en vacaciones y en vísperas de vacaciones.

6. Tenga muy presente los requisitos de viaje de los asistentes del evento.

Otras cuestiones importantes: fórjese una reputación por comenzar y finalizar con puntualidad.

Realice una lista de invitados adecuados

Las reuniones exitosas cuentan con una temática específica y un público objetivo de dicho mensaje. Es importante

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