Archivonomia

La archivística o archivología, en algunos países archivonomía (término no reconocido aún por la RAE) es el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, pueda ser consultada y clasificada.

La archivística se había mantenido centrada en buscar maneras de almacenamiento, conservación y restauración de documentos físicos, pero con la llegada de los medios digitales, la archivística tuvo que replantearse para dar cabida a las nuevas formas de almacenar y gestionar información. La disciplina también se ocupa por el contexto donde se da dicha información y el uso que le será dado, y aunque esta profesión se haya relacionado frecuentemente con las bibliotecas y archivos grandes, también ha dado paso al estudio de técnicas para pequeños archivos, como archivos familiares, o de pequeñas organizaciones.

La archivística se enseña como ciencia en muchas universidades; en programas de Biblioteconomía, Documentación y Museología, las llamadas Ciencias de la documentación; y en algunos casos como cursos en carreras de Historia.

Ciclo de vida de los documentos

Teoría de las tres edades de los archivos

Todo documento pase sucesivamente por dos o tres fases. En la primera, surge de los archivos corrientes, aquellos que se reportan cotidianamente, este es conservado por las personas que lo hayan producido o recibido. Cuando estos documentos dejan de utilizarse cotidianamente y tampoco se pueden destruir, pasan al estado de archivos intermediarios, en esta etapa los documentos pueden ser ubicados en un local donde se podrán consultar en caso de necesidad o se confía a un servicio de archivos que lo restituirá si se pide. Una vez llegado el momento donde conservarlos ya no es necesario por la conducta de la actividad o por obligatoriedad, puede ser destruido o ser confiado como archivo definitivo a un servicio de archivos históricos. En Francia, los archivos definitivos de las personas públicas, ya sea de colectividades territoriales o de servicios desconcentrados del estado deben ser entregados a los archivos departamentales del territorio geográfico donde se encuentren. Los archivos definitivos de las administraciones centrales del estado y de los establecimientos públicos a competencia nacional deben ser entregados a los archivos nacionales.

Funciones de la archivística

Creación

Evaluación (de)

Crecimiento (adquisición)

Clasificación

Conservación (preservación)

Descripción e indexación

Difusión

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